Последовательность (поток) - представляет собой очередность действий, выполняемых в соответствии со всеми установленными условиями и определяющими направление дальнейшего движения. Правильно выстроенная последовательность позволяет избавиться от ненужных операций, сократить длительность и стоимость процесса, добиться улучшения качества результата
Предприятие в целом можно рассматривать как систему, потребляющую ресурсы на входе, преобразующую их внутри себя и выдающую на выходе товары (работы, услуги). Вся эта система представляет собой процесс, осуществление которого обеспечивает получение результата, позволяющего достичь целей организации, поэтому процессы рассматриваются комплексно при рационализации деятельности всей организации.
Методы, используемые в оргпроектировании, направлены на реинжиринг бизнес-процессов на предприятии, создание оптимальных и эффективных процессов. Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в ключевых для современного бизнеса показателях результативности. Лишь использование методов в комплексе позволит смоделировать такой процесс, но каждый метод раскрывает определенный сектор рационализации, имеет свою специфику применения. Так, оперограмма стройно входит в систему процессного подхода, тогда как функциограмма является преимущественно производной от функционального подхода в проектировании организационных структур. И, как показывает практика, соединение двух концепций более эффективно.
По своему характеру оперограммы и функциограммы являются находками советской рационализации управленческого труда, основанной на научной организации труда. НОТ — это процесс рационализации труда, процесс совершенствования его организации. Осуществляется он путем внедрения новых достижений науки, техники и организационных мероприятий, способствующих достижению более высоких результатов труда при минимальных затратах и наиболее эффективных способах его приложения. Научная организация труда в сфере управления выражается в рационализации труда управленческих работников. Рационализация управленческого труда осуществляется в организационном и техническом ключе. Управленческий труд в основном характеризовался как работа с документами, поэтому направления рационализации управления рассматривались в рамках делопроизводства. Методику анализа делопроизводства разрабатывал в 60-х годах XX века Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Главного архивного управления СССР, так же им выпущена Методическая программа исследования постановки делопроизводства в министерствах и центральных ведомствах. Таким образом, можно сказать, что в рекомендациях ВНИИДАД даны методы исследования организации при рационализации управленческого труда. Изучение документооборота, документирования, ДОУ является важнейшей частью оргпроектирования, в рамках которого используются графические методы для детальной и в то же время лаконичной фиксации наблюдаемых фактов, подлежащих последующему анализу.
В то же время, если рассматривать оперограмму при использовании в организационном проектировании, то эта графическая модель предстает не только для изображения операций с документами в рамках делопроизводства, но и для изображения операции выполняемых в рамках любого процесса, связанного с управлением организации. Так же и с функциограммой: она изображает не только функции структурных подразделений (должностей) при работе с документами, но и при участии в конкретном процессе, протекающем в организации. Поэтому сложность существующих процессов требует комплексного изучения в рамках оргпроектирования. Оргпроектирование – процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на основе требований организации труда в сфере управления и использование возможностей современной компьютерной и оргтехники с целью повышения эффективности труда управленческого персонала. В отдельности, изучаемые в данной работе графические методы являются составными частями комплекса документирования того или иного процесса. Они выполняют свою немаловажную роль в описании процесса, но всегда используются в комплексе с другими методами, возможно и отражающими аналогичные моменты, но представленные в иной форме. В первоначально разработанной форме эти графические методы уступают современным, которые в принципе основаны на них и включают в себя их принципы построения и концепции отбора информации и компонентов. Для построения современных графических моделей, описывающих процессы, используются те же критерии, но оформлены они и исполнены с применением новых компьютерных технологий. Это повышает актуальность их изучения. Поэтому тенденцией в развитии описания процессов является их интеграция с информационными технологиями. Так же характерна потребность в описании всех процессов организации, что выражается в понятиях бизнес-процессы и их моделирование. На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме.
Кросс-функциональная диаграмма — диаграмма, описывающая взаимодействие сотрудников в ходе выполнения одной процедуры.
Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами.
Такие графические модели и применяются лишь как составные части системы описания процессов, они нуждаются в пояснениях, выраженных в нотациях. Нотация (формат описания бизнес-процесса)— совокупность графических объектов, используемых в моделях, и правил по моделированию. Графическая нотация — это набор символов, используемых для визуального моделирования чего-либо (обычно системы, структуры или процесса).
1.2 Общие требования к графическим моделям
Любая графическая модель, как и оперограмма и функциограмма подчиняются требованиям, направленным, прежде всего, для актуальности в применении данных моделей, для упрощения формы донесения информации до ее потребителя. Поэтому необходимо выделить важные моменты в формулировке и построении данных моделей. Особое место занимает выделение конкретных этапов в построении модели объекта, что позволяет изучить технологию и структуру процесса его построения.
Этапы построения модели процесса:
1.Постановка задачи – степень детализации моделируемого процесса
2.Выбор критериев формализации – выделение существенных элементов, составляющих данный процесс
3.Создание модели
4.Проверка правильности модели
Графический метод моделирования – совокупность способов условного изображения какого-либо организационного или технологического явления.
Процесс составления любого графика, будь то оперограмма или функциограмма или иной другой, включает 3 этапа:
· Определение композиции графика, то есть той графической формы, которая будет в наибольшей степени отвечать содержанию моделируемого объекта;
· Составление графика – заполнение намеченной формы конкретными данными;
· Вычерчивание графика;
Требования к графическим моделям:
- график должен нести большую информационную нагрузку;
- сведения, представленные на графике, должны быть точными;
- форма графика должна соответствовать его назначению;
- график должен быть прост, ясен и понятен;
- количество линий и фигур на графике должно быть минимально;
- исполнение графика должно благоприятствовать его восприятию.
Построение графиков осуществляется по следующим принципам:
1.Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения.
2.Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, то есть иметь единое графическое решение.
3.Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные с точки зрения восприятия наблюдателем информации элементы следует выделять размерами, формой, цветом.
4.Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные сообщения, необходимо обособлять и четко отграничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.
5.Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму.