Для разработки конкретных ИСМ необходимо прежде всего установить цели ее создания, определить возможные ограничения, определить источники получения информации и каналы ее редистрибуции, и только затем приступать к конкретному планированию. В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты между разработчиками и собственно конечными пользователями. Следует помнить, что целью создания информационных систем является обеспечение информационной поддержки менеджеров при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следующем:
Своевременное предупреждение менеджеров о возможных проблемах в будущем.
Получение информации, используемой при принятии решений Автоматическое принятие системой мелких решений, не требующих вмешательства менеджера.
Автоматизация рутинных операций. Ограничения при разработке информационных систем менеджмента могут быть обусловлены как внешними, так и внутренними причинами. Внешние ограничения включают в себя правовые вопросы, запросы потребителей и нужды поставщиков. К внутренним ограничениям относятся издержки по разработке ИМС, доступность рабочей силы к использованию в качестве персонала, направления политики фирмы и технические характеристики компьютера, на основе которого разрабатывается ИМС.
Следующим шагом после определения целей создания информационной системы является ясное определение целей использования информации. Конкретные цели зависят от менеджера, который этой информацией будет пользоваться. Некоторым нужна сложная компьютеризированная система, для других ИМС должна быть как можно более простой. Одним нужны только факты, другим – информация, конкретно необходимая в текущей ситуации. По определении целей использования информации можно определить и источники ее получения.
Затем необходимо собственно «собрать» систему. Для этого надо сначала обозначить все потоки информации, как то, например, отчеты по маркетинговой деятельности и продажам, определить способ хранения информации, метод ее ввода в систему, а также оборудование, которое для этого будет использоваться. Так как для решения одной задачи можно теоретически разработать множество различных систем, то необходимо также учитывать конечную стоимость информационной системы, ее технические характеристики и приемлемость для конкретного пользователя.
При введении системы в действие нужно научить всех потенциальных пользователей работе с ней, объяснить принцип ее действия, а также показать, какие именно выгоды несет использование системы. В дальнейшем для улучшения работы ИМС полезно также производить опросы о ее работе среди сотрудников организации.
В 2003 году в группе компаний «Связьинвест» стартовал крупнейший в России проект по внедрению ERP-системы. Его окончание запланировано на 2008 год. О первых результатах проекта рассказывает директор департамента информационных технологий ОАО «Связьинвест» Игорь Пожидаев.
В 2002 году началась крупнейшая акция по реорганизации предприятий фиксированной связи, входящих в состав группы «Связьинвест». В итоге из 72 региональных «Электросвязей» получилось 7 межрегиональных компаний (МРК). Географически МРК совпали с делением страны по федеральным округам. Каждая МРК по своей емкости сравнима с крупными европейскими телекоммуникационными компаниями – на одну МРК в среднем приходится по 3 – 5 млн абонентов и 4 – 5 млн линий фиксированной связи.
«Западный телекоммуникационный бизнес развивался десятилетиями. А управление МРК нужно было перестраивать взрывообразно, – рассказывает директор департамента информационных технологий «Связьинвеста» Игорь Пожидаев. – Развитие компаний группы «Связьинвест», повышение конкурентоспособности, рост капитализации и привлекательности для инвесторов – все это неразрывно связано с внедрением современных информационных технологий».
В разработанной консалтинговой фирмой Accenture программе по построению новой корпоративной структуры, помимо прочего, была предусмотрена перестройка ИТ-системы компаний «Связьинвеста». На основе проведенного в 2003 году компаниями Accenture и «Юникон» анализа рынка информационных систем управления предприятием, которые могут быть использованы в корпорациях масштаба МРК, было принято решение остановиться на системе, построенной на базе Oracle Business Suite. Генеральным подрядчиком для реализации данного проекта выбрали компанию «Открытые технологии».
Цели проекта состояли в следующем: повысить капитализацию компаний, улучшить качество управления персоналом и финансами, а также структуризировать документооборот.
Во всех семи МРК были созданы центры обработки данных. Эти данные размещаются на мощном сервере, который может одновременно обслуживать от 5000 до 15 000 пользователей. «Преимущество данного решения заключается в том, что у нас будет единая система, – рассказывает Игорь Пожидаев. – С точки зрения ИТ мы получаем много преимуществ. Самое главное – это единое место сбора и анализа информации, полученной со всех структурных подразделений МРК. Большой плюс с точки зрения управления бизнесом заключается в том, что обработка одной и той же информации после полного внедрения системы не будет дублироваться – ввод данных в систему станет осуществляться только один раз. Пока же у нас в региональных филиалах одна и та же информация вводится несколько раз. Потом ее собирают и передают в отчеты, а при такой технологии появляются ошибки».
К моменту начала реструктуризации в «Связьинвесте» использовалось более 100 различных информационных систем. Отчетность собиралась в течение нескольких месяцев. На уровне холдинга подготовка отчета занимала примерно полгода. С точки зрения управления бизнес-процессами прозрачность компаний «Связьинвеста», как и в любой другой фирме, использующей много разрозненных систем, оставляла желать лучшего.
Кроме того, перед интеграторами стоит серьезная задача по разработке единой нормативно-справочной информационной базы, в которой бы описывались бизнес-процессы, структура компании, должности и т. п.
В июне 2003 года советы директоров всех МРК рассмотрели вопрос о внедрении в своих компаниях ERP-систем. Затем в июле этот вопрос был обсужден на совете директоров ОАО «Связьинвест». «Реакция у МРК была неоднозначной, – вспоминает Игорь Пожидаев. – Во-первых, проявилась боязнь перемен. Во-вторых, те, кто отчетливо представлял себе, что такое внедрение информационной системы, относились к этому очень осторожно. Они знали, что в результате увеличится нагрузка и на персонал, и на руководителей. С другой стороны, могу сказать, что практически во всех компаниях генеральным директорам удалось создать команду единомышленников».
«Уплотнение» времени
Первоначальные с точки зрения бизнеса результаты внедрения ERP-системы будут получены лишь к концу 2006 года, когда полностью завершится этап внедрения первого релиза мастер-системы. Однако о некоторых положительных итогах можно говорить уже сейчас. В 2003 году в «Связьинвесте» на уровне генеральной дирекции был впервые создан департамент по информационным технологиям. Вопросами ИТ в некоторых электросвязях занимались связисты, а не «айтишники». «Мало у кого имелось представление об истинных обязанностях технического специалиста, который должен обеспечивать правильное функционирование системы, правильные настройки, достаточную мощность системы и ее бесперебойную работу», – вспоминает Игорь Пожидаев. В 2004 году была разработана стратегия развития ИТ на уровне «Связьинвеста». ИТ-службы стали подразделениями, которые действительно начали принимать участие в принятии бизнес-решений.
Другим важным результатом внедрения ERP-системы стало то, что во всех МРК появилось понимание необходимости унификации бизнес-процессов в филиалах. Компания «Открытые технологии» привлекла к выполнению проекта в качестве субподрядчиков ведущие российские консалтинговые и ИТ-компании. В результате для компаний «Связьинвеста» была создана единая нормативно-справочная документация. На плечи специалистов «Открытых технологий» легла и координация всех подготовительных работ проекта – определение требований к системам, сбор и оценка данных о текущем положении, анализ учетных систем и пр.
Игорь Пожидаев считает, что внедрение информационной системы поспособствовало перестройке образа мышления многих сотрудников. Ведь люди полностью осознают степень полезности той или иной новации лишь тогда, когда начинают получать от нее отдачу: не раньше и не позже.
«Важность проекта заключается в том, что он закладывает фундамент будущего развития компании, – говорит генеральный директор «Уралсвязьинформа» Анатолий Уфимкин. – Созданное в рамках проекта внедрения Oracle E-Business Suite единое информационное пространство позволит улучшить контроль за бизнес-процессами всех структурных подразделений МРК и значительно повысить качество и своевременность управленческих решений. В частности, одним из самых показательных достижений станет существенное сокращение сроков получения консолидированной отчетности. Задачи, решение которых раньше требовало нескольких недель, будут выполняться за считанные часы».