автоматизацию административно-управленческого труда на основе использования информационной технологии;
повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации;
создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;
непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.
К основным функциям ВИС можно отнести:
определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема;
разработку программного обеспечения, создание и использование банков данных;
определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретения и их эксплуатации;
координацию всех работ по информационному обслуживанию;
автоматизированную обработку и выдачу документов и текстовой информации.
Современные информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные процессы, обеспечивая возможность создания интегрированных компьютерных систем, объединяющих в единый информационный процесс научные исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяйственной деятельности и функции коммерческой организации.
Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия.
Целостная система информационной поддержки финансовых решений имеет три уровня: анализ, учет, управление и планирование. Она включает финансовый, налоговый, отчетные календари в которых фиксируются ежедневные финансовые операции и представляются структурированные данные итогового анализа.
Составными частями системы являются:
главная книга;
счета дебиторов (обработка счетов-фактур, учет графика платежей, анализ дебиторской задолженности, поддержка оперативного управления кредитами);
счета кредиторов (учет поступающих счетов-фактур, их сверка, учет оплаты);
управление денежными средствами (обработка платежей и поступлений денежный, поддержка электронных банковских операций, прогноз движения банковских средств);
финансовые планы (разработка и сравнение вариантов плана, сравнение фактических и отчетных показателей);
распределение затрат (учет косвенных расходов, расчет себестоимости продукции, анализ затрат предприятия);
финансовые отчеты (генерация отчетов в виде таблиц, графиков, файлов);
основные средства (создание реестра основных средств, автоматическое осуществление проводок по операциям с основными средствами).
Кроме вышеперечисленных структурных элементов системы следует выделить блоки отдельных подсистем, входящих и дополняющих единую систему, в которую входят:
Подсистема "производство" объединяет блоки:
управление производством и его планирование (управление выполнением заказов, отпуск материалов, подготовка отчетов о выполнении операции, учет выпуска продукции, времени работы персонала и оборудования, анализ состояния незавершенного производства);
учет затрат (расчет нормативной себестоимости продукции);
спецификация изделий (сопровождение изготавливаемых и закупаемых элементов товарной продукции);
планирование потребности в мощностях (планирование потребностей в материалах, узлах, загрузки оборудования).
При многозвенном производстве это подсистема позволяет вести управление серийным выпуском изделий, отслеживать работу каждого подразделения предприятия.
Подсистема "снабжение" обеспечивает сопровождение решений по планированию и управлению складскими операциями. Подсистема увязывает сбыт, снабжение и складское хозяйство и включает:
управление продажами (ведение и оценка контрактов с заказчиками, статистическая обработка продаж);
управление закупками (ведение базы данных по поставщикам, проверка надежности поставщиков);
управление запасами (отслеживание изменений материальных запасов, прогноз потребностей в резервных запасах и времени выполнения заказов, выработка рекомендаций по местам складирования и распределения товаров внутри склада);
управление партиями товаров (отслеживание партий товаров на стадиях закупки комплектующих, сборки или производства, обслуживание, текущего ремонта).
Подсистема "транспорт" позволяет поддерживать экспедиторские и транспортные решения. Она включает модули:
управление заказами на транспортировку и хранение;
определение оптимальных маршрутов;
учетов автотранспорта;
учет горюче-смазочных материалов;
расчет стоимости услуг транспортировки;
планирование потребности в материалах.
Подсистема "управление проектом" ориентирована на поддержание управленческих решений при разработке новой техники. Эта подсистема включает средства управление крупными долгосрочными инвестиционными проектами, начиная с предварительной оценки бюджета и заканчивая оценкой всего комплекса выполненного проекта:
сетевое планирование (планирование и корректировка графика изготовления продукции по стадиям выполнения проекта);
управление конструкторскими данными (поддержание системы проектно-конструкторских разработок, внесение изменений, отслеживание сделанных изменений при изготовлении);
бюджетирование проекта (разработка и анализ планового бюджета проекта на всех стадиях от появления идеи до получения опытного образца готового изделия);
оперативно корректировать изделие под требования заказчика.
Подсистема "сервис" предназначена для поддержки решений по управлению сервисными услугами, пред - и послепродажного и специального обслуживания. Она обеспечивает:
выполнение регламентных работ;
планово-предупредительные мероприятия;
ремонт и устранение неисправностей;
гарантийный ремонт;
Подсистема "сервис" включает также:
модули управления профилактическим обслуживанием и текущего ремонта (формирования графика работ, подготовка заказов на обслуживание, расчет доходов);
управление договорами на обслуживание;
разработку графиков обслуживания и ремонта (планирование занятости персонала, подготовка оперативных заданий на ремонт, определение приоритетов заказов);
анализ затрат.
Подсистема "управленческий контроль" обеспечивает руководителей обобщенной информацией по деятельности предприятия. Она состоит из блоков:
анализ показателей деятельности (расчет и анализ показателей по направлениям деятельности);
мониторинг показателей (отслеживание изменений показателей, их значения по отношению к критическим уровням, наглядное представление данных);
ретроспективный анализ и прогнозирование.
Подсистема обеспечивает подготовку отчетов по типовым и специальным формам.
Информационная система опирается на современные программные продукты и современные средства вычислительной техники. Она создается с помощью языков программирования четвертого поколения, операционных систем, таких как UNIX и Windows. Идеология построения управленческих информационных систем обеспечивает максимальную гибкость при расширении функциональных возможностей, инвариантность по отношению к используемым интерфейсам и базам данных.
Из широко распространенных локальных компьютерных систем следует выделить:
система бухгалтерского учета "1С", "Финансы без проблем", "Парус", "Супербухгалтерия", "Турбобухгалтер";
системы правового обеспечения "Гарант", "ИНЕК";
системы поддержки рабочих мест руководителя "Директор", "Руководитель архива", "Проектировщик", "Суперменеджер";
системы поддержки документооборота предприятия "АТЛАНТ", "Делопроизводство".
Малыми интегрированными системами являются: ConcordeXAL, Exact, NS-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSistems, "Босс-корпорация"; средними интегрированными системами - JDEdwards, MFR-PRO, SytiLine (SYMIX); крупными интегрированными системами - SAPR/3, BAAN, OracleAplication,BPCS.
Код - это комбинация букв и цифр. Кодирование информации используется для упрощения процедур обработки, стабилизации размера отдельных сообщений, сокращения объема сведений.
Кодирование - это замена общепринятого представления реквизита на систему условных обозначений.
Используемые системы кодов экономической и технологической информации классифицируют по:
количеству знаков (одноразрядные и многоразрядные);
системе построения (порядковые, серийные, позиционные, специальные);
форме представления (цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые).
При порядковой системе шифровка осуществляется посредством натурального ряда чисел. Эта система проста, но целесообразна только при небольшом размере классификационного массива. При серийном коде совокупность возможных признаков реквизита делят на группы, каждому з них отводят часть натурального ряда чисел. Позиционную (десятичную) систему кодирования применяют при шифровке информационных характеристик, содержащих несколько характеристик признака, каждый из которых имеет свою группу десятичных разрядов шифра.
Выбор системы кодирования учитывает особенности процедур обработки массивов по кодируемому признаку, объему работ по кодированию, частоте появления отдельных признаков. Основными параметрами, учитываемыми при разработке кодов, являются максимальное число знаков, максимальная логичность, резервирование, увязка с соответствующими кодами других уровней управления и предприятия-партнеров.