РЕФЕРАТ
по курсу «Бухгалтерский учет и аудит»
по теме: «Первичное наблюдение – основа информационной системы бухгалтерского учета»
1. Документы как источник первичной информации
Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.
По результатам первичного наблюдения составляется документ.
Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.
Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи, а следовательно и правовых последствий.
Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения экономического события. Если на данном этапе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания такого события.
Первичные учетные документы являются основой для составления сводных учетных документов.
Документация — оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.
Документ (лат. documentum— поучительный пример, свидетельство, доказательство) — письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло. Современная информационная система — это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации.
Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.
С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.
Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учетная информация.
Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом, в момент совершения факта хозяйственной жизни.
Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.
В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.
Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisition — нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.
Реквизиты подразделяются на признанные и содержательные.
Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).
Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учета (сорт, типоразмер и пр.).
Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.
Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации.
Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 наименований:
акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);
акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1 а);
акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ср. № ОС-1 б);
накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2);
акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);
акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4);
акт о списании автотранспортных средств (ф. Ко ОС-4 а);
акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);
инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6);
инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 а);
инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 б);
акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. №ОС-14);
акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф.К°ОС-15);
акт о выявленных дефектах оборудования (ф. №ОС-16).
Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:
наименование документа (доверенность, карточка складского учета материалов и т. п.);
дата составления (дата, месяц, год);
4- наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции и основание для ее совершения (например, лицевой счет ф. Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени, а также документов на разные виды оплат);
единица измерения (в натуральном, количественном и стоимостном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.
Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».
Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую доказательность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующем документе.
Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной.
В условиях ручной обработки данных могут иметь место факты пропусков реквизитов. В ряде случаев и при автоматизированной подготовке первичных документов из-за несовершенства отдельных программ отсутствует возможность хранить в их базах данных в полном объеме набор соответствующих реквизитов. Поэтому следует отслеживать соответствующие программы. В некоторых из них при незаполнении обязательных реквизитов для нового объекта программа сигнализирует об этом и не допускает попадания такого документа в базу данных. Тем самым исключается появление ошибок и неточностей при заполнении документов.
Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском учете», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете», то в нем прямо указывается на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть указана ее расшифровка.