Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:
· Размещение гостя
· Поиск гостя в базе постоянных клиентов
· Изменение личных данных
· Изменение сроков проживания
· Перемещение из номера в номер
· Выполнение операций с электронным ключом
· Управление доступом гостя в номер
· Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата
· Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.
Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку.
В системе полностью автоматизирован процесс бронирования номеров и анализа предстоящей загрузки гостиницы по различным категориям и критериям оценки.
Модуль бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:
· Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)
· Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени
· Квотирование номерного фонда
· Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации
· Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную
· Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров
· Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время
· Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.
· Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда
· Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам.
· Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета
· Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования
· Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.
· Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям
· Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала.
Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.
При открытии сервиса телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар и т.д., на лицевой счет гостя будут автоматически добавляться оказанные услуги, согласно описанных в системе тарифов.
Модуль обладает удобными опциями:
· Ведение расчетов в нескольких валютах
· Ведение истории курсов валют
· Детализация и объединение счета
· Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками)
· Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей – одной комнаты на другую и с одного счета на другой
· Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.
· Автоматическое закрытие дня, месяца, периода
· Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).
Система позволяет начислять на счет гостя любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения и других систем централизованно обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы согласно законодательству Украины.
4. Доступ в номерной фонд и управление номерами.
Принципиально новым решением является система электронных замков KEI-Biser (система контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.
В зависимости от пожелания заказчика система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.
Существует ряд функционально законченных устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах разного уровня:
· контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);
· электронные замки серии KEI-S450Nх;
· интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;
· устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT
Следует отметить, что система позволяет гибко сочетать комбинации этих устройств исходя из возможностей и запросов гостиницы.
Дополнительные возможности:
Система имеет возможность изменения функций без замены оборудования методом изменения программы контроллеров с центрального сервера системы управления гостиницей по запросу администрации гостиницы на изменение сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет изменять программу управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:
· автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами
· дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций
· управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению
· извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану
· получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени
· формировать резервные карты для нештатных ситуаций
При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента.
Уборка номера:
Система отслеживает ситуацию "гость выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После завершения уборки, горничная при открытой двери номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает портье о готовности номера к заселению. Система автоматически меняет статус номера в состояние убран и готов к заселению.
Использование возможностей системы контроля доступа в помещение реального времени KEI-Biser позволяет значительно повысить эффективность работы службы безопасности. Это достигается за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная в непосредственной близости от охраняемого помещения, в случаях:
· Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа
· Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента
· Забытая карточка-ключ в считывателе
· Не закрытая или плохо закрытая дверь
Сотрудник службы безопасности имеет возможность дистанционного открытия любой двери или группы дверей в экстремальной ситуации, например при пожаре. С применением системы в служебных помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия и учет рабочего времени.
Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.