Информационные системы как интеллектуальный инструмент управления предприятием (стр. 6 из 7)
Однако суровая действительность белорусских предприятий такова, что на большинстве из них потребность во внедрении систем, поддерживающих стандарт ERP, еще только осознается. Как правило, предприятие имеет в своем распоряжении то, что среди работников отдела информационных технологий называется «зоопарк», – разнообразное программное обеспечение для автоматизации отдельных задач: бухгалтерского и складского учета, расчета заработной платы, оформления накладных и т.п. В этом «зоопарке» находится место как покупным системам российского и белорусского производства, так и разработкам отдела автоматизации предприятия.
Каждое отдельное локальное приложение может достаточно успешно решать проблемы отдельного рабочего места. Но при этом руководители предприятия испытывают значительные трудности с получением достоверной и своевременной информации, необходимой для принятия управленческих решений. Получается, что на предприятиях накоплены большие объемы разрозненной информации, но у руководителей отсутствует возможность использования этой информации для анализа и моделирования ситуации, для того чтобы быть готовыми вовремя реагировать на происходящие изменения на рынке. Отчеты, которые с довольно большим опозданием поступают из подразделений, иногда противоречат друг другу. Бюджет на следующий год начинает составляться в начале текущего года. Произвести анализ успеха маркетинговой политики или спрогнозировать увеличение спроса на определенную продуктовую группу в следующем квартале едва представляется возможным.
И хотя мало кто сомневается в пользе внедрения ERP-системы на предприятии, есть несколько факторов, сдерживающих этот процесс. Обеспечивая предприятию серьезные преимущества, они стоят немало. Кроме того, это системы не отечественных производителей, и у пользователей довольно сильны опасения насчет того, возможно ли в западных системах управленияучитывать принципы хозяйствования белорусских предприятий. Покупка системы ERPот зарубежного разработчика должна сопровождаться услугами по настройке ее под требования белорусского законодательства. Однако наиболее крупные поставщики ERP-систем (например, компания SAP) предлагают свои решения, которые учитывают специфику страны. В частности, SAPпри работе на рынках РФ, Украины, Казахстана поставляет и поддерживает специальные решения для этих стран. В Республике Беларусь данное решение, которое будет учитывать специфику местного законодательства, компания SAPпланирует развивать и поддерживать через своего партнера в лице компании ЕРАМ Systems.
Информационная система не более чем инструмент в решении стратегической задачи, так или иначе связанной с выпуском и продвижением на рынок продукции предприятия. Целью служб автоматизации предприятий является не столько замена существующего «зоопарка» чем-то единым, сколько интеграция существующих на предприятии систем и консолидация уже имеющейся информации, создание базы знаний предприятия.
Развертывание хранилища данных на базе бизнес-интеллекта (BusinessIntelligence, ВI) – лучший способ практической реализации данных, собранных системой автоматизации управления предприятием. Большинство определений трактуют businessintelligenceкак процесс, технологии, методы и средства извлечения и представления знаний. Это тот слой, который базируется на существующих системах оперативного уровня. Получаемые из него данные преобразуются в «информацию», то есть приводятся к единому, удобному для последующего анализа, представлению и, как правило, помещаются в хранилища данных (в трактовке фирмы SAP–BusinessS'informationWarehouse). Извлекая затем из этого хранилища различную информацию с помощью аналитических приложений, отделенных от систем оперативного уровня, руководители разных уровней внимательно изучают полученные отчеты и делают выводы о необходимости тех или иных действий по корректировке стратегии.
Так замыкается петля обратной связи. Но чтобы все возможности такой информации стали доступны потребителю, система должна быть гибкой и легко расширяемой. BI-система должна включать в себя платформу для построения аналитической системы предприятия, средства динамического моделирования, средства объединения пользователейи поставлять информацию, которая поддерживает бизнес-процессы конкретного предприятия. Неплохо также было бы иметь в поставляемом решении некую предварительную настройку определенных показателей, запросов и отчетов, типичных для пользовательских требований. Производители систем ERPуже имеют такие решения и сейчас сосредоточили свои усилия на развитии продуктов этого класса (SAP, Oracle). В настоящее время мировым лидером в данной области считаются продуктыкомпании SAP.
Эта система связывает между собой финансовые и нефинансовые аспекты операций, помогает выработать общую стратегию, подразделенную на направления, которые, в свою очередь, состоят из целей. Цели достигаются посредством инициатив, а успех претворения стратегии в жизнь оценивается с помощью показателей эффективности.
Избранные системы ERPна западном рынке для малых и средних предприятий:
 |
На рынке стран СНГ:
 |
Предприятия стран СНГ и Балтии уже активно начинают внедрять BusinessIntelligence. Например, системы SAPBusinessIntelligence.уже внедрены в Фонде социального страхования Эстонии, Национальном банке Украины, ОАО «Российские железные дороги», ОАО «Силовые машины», «Лукойл – Холдин.», а из белорусских предприятий продуктами SAPуспешно пользуются Белорусский металлургический завод (БМЗ), Мозырский нефтеперерабатывающий завод (МНПЗ) и международный холдинг «Атлант-М».
Для того, чтобы ускорить процесс документооборота, организации работают с применением определенных систем автоматизации делопроизводства и документооборота, безбумажных технологий. Одна из них – система «ДЕЛО-предприятие».
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» разработана российской компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС). Системой «ДЕЛО» в полной мере учитываются как традиции и стандарты отечественной школы делопроизводства и архивного дела, так и передовые западные методики управления документами.
Возможности системы по подготовке документов позволяют автоматизировать весь процесс его создания. Работа с проектами документов предполагает выполнение следующих действий: создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа, изменение проекта с сохранением, регистрация документа, созданного на основе проекта.
При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.
Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о нем. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и пр.
При получении электронного документа по электронной почте его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами «ДЕЛО» документа большая часть реквизитов регистрационно-контрольная карточка формируется автоматически.
Существует возможность формирования реквизитов карточки регистрируемого документа путем построчного сканирования текста документа с помощью портативной цифровой ручки C-Pen. Так, рутинная процедура заполнения реквизитов организации-корреспондента (наименования организации, ее адреса) сводится к сканированию данной информации с бланка регистрируемого документа. Таким же образом формируется текст краткого содержания документа.
К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т.д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например Microsoft Word, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.
В системе поддерживается возможность установления ссылок между регистрационно-контрольными карточками документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т.д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота. Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.
В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Система «ДЕЛО» интегрирована с сертифицированными в Республике Беларусь средствами ЭЦП и шифрования данных. Для интеграции с криптосредствами «ДЕЛО» поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.