Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения.
Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.
Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.
Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:
1) характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);
2) форме представления (документ, устно, компьютерным способом);
3) времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая);
4) уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);
5) функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая);
6) принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятие);
7) степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая).
Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает:
- производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий, обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни;
- сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;
- аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);
- хранение и поиск информации;
- размножение и распространение информации, передача ее потребителю;
- использование информации;
- контроль за эффективностью использования информации.
Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем больше по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы. По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. «В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном с подчиненными или вышестоящими руководителями решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации. Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами. Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией. Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания информационных потоков, поступающих в сферу управления, они должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность. Наконец, следует иметь в виду, что «использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует. Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.
4. Информационное обеспечение управления персоналом как управленческая проблема
В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК. Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной. Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз. Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.
Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению.
Для того чтобы определить, насколько, данная организация централизована по сравнению с другими, выявляют следующие характеристики:
1. Количество решений, принимаемых на нижестоящих уровнях управления. Чем больше число решений, которые принимают нижестоящие руководители, тем меньше степень централизации;
2. Важность решений, принимаемых на нижестоящих уровнях, последствия решений, принимаемых на нижестоящих уровнях;
3. Контроль за работой подчиненных. В слабо централизованной организации высшее руководство редко проверяет повседневные решения подчиненных. Оценка действий производится на основании суммарных достигнутых результатов.
А насколько сегодня удовлетворяется спрос на деловую информацию? Как считают 23% респондентов, он удовлетворяется более чем наполовину. Однако, как видно из приведенного ниже распределения ответов, эта оптимистическая часть респондентов не слишком многочисленна и количественно почти вдвое уступает тем, кто придерживается прямо противоположной точки зрения и считает, что удовлетворяется только малая часть информационных запросов. Говоря в целом, можно констатировать, что спрос сегодня на деловую информацию, по оценкам респондентов, удовлетворяется плохо.
Насколько сегодня удовлетворяется спрос на деловую информацию? (ответы респондентов)
0% - полностью
23% - более чем наполовину
26% - примерно наполовину
26% - менее чем наполовину
17% - практически не удовлетворяется
8% - затрудняюсь сказать
Масштабность проблемы информационного обеспечения управления персоналом такова, что отмеченная позитивная динамика пока не достаточна для существенного продвижения в желаемом направлении. Имеется много факторов, препятствующих выходу предпринимателей на рынок деловой информации. Одним из наиболее существенных является «информационная закрытость» самого рынка. Каждый второй опрошенный указывает на имеющийся «вакуум» в представлениях о возможностях существующего информационного рынка, правилах его функционирования. Поэтому до 40% предпринимателей предпочитает обращаться за нужной информацией к коллегам и знакомым.