- пользоваться средствами связи и организационной техникой;
- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;
- пользоваться базой данных предприятия;
- пользоваться возможностями Интернета;
- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
- вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.
2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.
2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.
2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.
2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.
2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.
2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует исполнительного директора.
2.10. Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел.
2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.
2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.
2.13. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.
2.14. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
3. ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:
3.1. Сохранять конфиденциальность информации.
3.2. Выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
3.5. Обеспечивать сохранность документов.
4. ПРАВА
Секретарь-референт исполнительного директора имеет право:
4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников структурных подразделений.
4.4. Визировать проекты документов, представляемых на подпись исполнительному директору.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт исполнительного директора несет ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.
5.2. Несохранность конфиденциальной информации.
5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6. ВЗАИМОСВЯЗИ
Секретарь-референт исполнительного директора в своей деятельности взаимодействует:
- со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов;
- с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов;
- с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов исполнительного директора.
Коммерческий директор Подпись Е.В Салов
Секретарь-референт Подпись 01.12.2004.
4. Базы данных секретаря-референта.
Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводстве – составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Дирекция». Другие структурные подразделения располагаются после дирекции по степени значимости.
В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
- название вида документа (приказы, контракты);
- краткое содержание;
- дата (период), к которому относятся документы дела;
- слова «копии», если дело сформировано из копий документов.
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.
По окончании календарного года секретарем-референтом в номенклатуре указывается количество заведенных дел (томов).
5. Методы, технические средства, применяемые для обработки информации.
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь-референт максимально использует имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
1) Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:
- составление и редактирование документов;
- регистрация и контроль исполнения документов;
- хранение и поиск документов, другой полезной информации;
- прием и передача документов по каналам связи;
- архивное хранение документов;
- организация своего рабочего времени и времени руководителя.
Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.
Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.
Главный элемент системного блока – процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: PentiumIII, PentiumIV, AMDAthlon, Duron. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.
2) Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Наилучшее качество печати обеспечивает лазерный принтер, где для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера.
3) Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В практике секретаря используется планшетный сканер для сканирования книг и других сброшюрированных или переплетенных документов.
4) Устройствоархивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитнооптические диски.
5) Телефон. В настоящее время внедрена система связи, передающая с сотового телефона не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную.
6) Факс – это копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя телефонные каналы. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа.
7) В своей работе секретарь-референт использует портативный копировальный аппарат «CANON». Он не требует предварительного нагрева и имеет автоматическое отключение. Максимальный формат копируемого документа – А4. Скорость работы – 4 копии в минуту.
8) Шредер – уничтожитель документов, имеющий малошумный двигатель и режущий механизм
6. Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта.
Значительная часть информации, с которой работает секретарь-референт, является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов.