Информационная логистическая система (стр. 5 из 13)

Рис. 1. Соотношение workflow-системы и информационной логистики

Управлять действиями персонала, то есть обеспечивать правильность выполнения сотрудниками своих технологических функций, определенных моделью бизнес-процесса, не является задачей информационной логистики. Это задача workflow-системы, интегрирующей в себя и управляющей программным обеспечением на рабочих местах персонала. В остальном логистика охватывает все уровни информационного обеспечения бизнес-процесса, включая поддержку эксплуатационных свойств компьютерных систем, на базисе которых строится менеджмент потока работ.

Следует отметить, что менеджмент информационной логистики можно было бы описать как управление потоком работ без обязательного использования компьютеров. При применении же компьютеров на первый план выдвигается информационная технология. Конечно, в рамках менеджмента потока работ могут использоваться физические (бумажные) документы. Но именно "безбумажное" предприятие фактически является конечной целью концепции. В таком случае разделение на материальные товары и нематериальную информацию становится невозможным. Однако аналогия с традиционной логистикой материальных потоков все же сохраняется.

2.2Организация и применение компьютеризованной информационной логистики

Эффективность компьютеризованной системы информационной логистики оценивается рядом параметров:

· сокращение времени выполнения процесса;

· гибкость, высокая адаптивность компьютеризованной модели процесса;

· сокращение времени передачи информации;

· качество выходных результатов, имеющих ценность для потребителя.

Уровень этих показателей зависит от степени организации и структурированности бизнес-процессов предприятия. В настоящее время многие российские организации озабочены не оптимизацией своих внутренних процессов, а скорее формированием и систематизацией уже существующих. При переходе к компьютеризованному представлению бизнес-процесса в рамках workflow-системы мы должны убедиться в том, что процесс периодически повторяется (в ином случае описывать его нецелесообразно), что для этого процесса можно построить организационно-фукциональную модель и к тому же, процесс структурирован в соответствии с уровнем адаптивности workflow-системы.

Менеджмент потоков работ начинается с построения модели бизнес-процесса. Существует множество методологий моделирования. Идеальным вариантом для понимания можно считать графическую нотацию, визуально определяющую взаимодействие участников бизнес-процесса с информационными ресурсами. Наиболее часто используется семейство методологий IDEF.

Организация производственных процессов и информационной логистики на базе компьютеров является, как правило, сложным проектом, требующим поэтапного решения проблем. При планировании обычно намечаются различные варианты соответствующей процедуры. При этом переход от традиционной к электронной обработке информации связан со значительной переориентацией персонала, которая может быть охарактеризована как реинжиниринг хозяйственного процесса.

Организационная фаза

1. Планирование. С использованием средств информатики определяется организация рабочего процесса. Это происходит по следующим этапам:

1-й этап - анализ хозяйственной ситуации и постановка целей. На базе действующей организации производственного процесса анализируются сильные и слабые стороны предприятия, что создает основу для формулирования целей и последующей организации процесса. Цели касаются прежде всего сроков, производительности, качества и издержек.

2-й этап - предварительное планирование. Дается общее описание хозяйственного процесса без учета специфики внедрения. При этом на первый план выдвигаются следующие вопросы:

какие места обработки предметов труда необходимо создать;

какая информация необходима для различных мест обработки;

какие места обработки готовят затребованную информацию;

что "производят" отдельные места обработки (изделия, документы, данные и т.д.).

В результате приблизительно моделируется организация процесса с упором на взаимодействие между местами обработки.

В рамках компьютеризованной информационной логистики для документации применяется полуформальный и формальный графический или текстовой язык. Для графического описания современный инструментарий располагает удобными программами-редакторами, которые обеспечивают ввод и обработку элементов модели.

3-й этап - окончательное планирование. Вводные данные уточняются и конкретизируются с учетом условий внедрения до тех пор, пока информационный поток и процедура обработки не будут отрегулированы во всех деталях. Результаты окончательного планирования (в зависимости от инструментария) заключаются, как правило, в следующем:

детальном определении организации процесса (уровень процесса) - последовательность работ, участники, последовательные и параллельные процедуры, условия делегирования и замещения функций;

увязке средств обработки ( функциональный уровень) с процессом (например, обработка текстов, составление таблиц, графиков, программы для баз данных и т.п.). В идеальном случае инструментарий включается в работу непосредственно системой;

точном определении потока данных (уровень данных) - подлежат установлению источники и адресаты документов, контрольные данные и т.п. Поток данных организуется так, чтобы они в идеале автоматически поступали на соответствующий инструментарий обработки, а по завершении задачи следовали по заданному маршруту. Обработчик не должен более заниматься поиском и отправлением данных;

установлении сфер соприкосновения с внешней средой (уровень системного окружения);

определении сфер соприкосновения человека с компьютером.

Подобная плановая деятельность предполагает наличие соответствующей информационной структуры. Это прежде всего сети, оснащенные рабочими станциями и высокопроизводительными серверными станциями (в основном серверами потока работ и банков данных).

2. Оценка. Она заключается в анализе и собственно оценке вариантов процесса (потока работ).

1-й этап - анализ вариантов процесса (потока работ), который проводится статическими и динамическими методами:

статический анализ включает проверку процессов с помощью аудиторского надзора и ревизий;

при динамическом контроле используют возможности средств менеджмента потока работ, прежде всего имитацию процессов, а в случае надобности их приближение к реальной обстановке. Такие методы позволяют изучить и проанализировать поведение процесса во времени, избежать избыточных мощностей и дефицитов, рассчитать средние сроки работ и стохастические отклонения, разобрать отдельно особенно важные заказы и пр.

2-й этап - оценка вариантов процесса (потока работ) на производительность, преимущества и недостатки, издержки и выгоду. Это может быть анализ размера выгоды или простой баланс аргументов за и против. Если найден вариант, отвечающий поставленным целям, то приступают к внедрению и тестированию процесса.

3. Внедрение и тестирование направлены на решение следующих задач:

создание необходимых машинных и программных предпосылок системы;

включение решения по потоку работ в систему сервера и отдельных рабочих станций;

тесты процесса (потока работ), выявление технических и концептуальных ошибок. В первом случае - это проверка результатов внедрения (работает ли процесс действительно так, как он был задуман), во втором - поиск логических ошибок (соответствует им в действительности общее решение спроектированной организации процесса).

Часто оказывается целесообразным решения по потоку работ сначала внедрять в рамках небольших, не имеющих критического значения проектов, так как при этом легче могут быть обнаружены и устранены технические проблемы. В то же время малозначительные проекты дают возможность приобрести ценный опыт для дальнейшего расширения системы компьютеризованной информационной логистики.

Эксплуатационная фаза

Эксплуатация системы требует программного обеспечения для обработки хозяйственных задач. Менеджер процесса инициирует постановку задачи, контролирует ее выполнение, вступает в контакт с пользователями. Последние для обработки задач применяют прикладные программы (стандартные или индивидуальные) или же осуществляют некоторые операции вручную. По окончании обработки хозяйственной задачи работа продолжается (в идеальном случае электронными средствами) и система переводится в новое рабочее состояние.

При продуктивном использовании системы менеджмента рабочего потока выявляются возможности компьютерной поддержки, в связи с чем эта система может рассматриваться в следующих качествах:

как инструмент документации - взаимодействие обработчиков и графическая интерпретация в рамках всей системы позволяют полностью документировать процесс, что имеет особое значение с учетом сертификации Международной организации стандартов;