Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения на ней. Диалоговое окно Layout (Макет) меню Format (Формат) позволяет определить ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков. В разделе Link (Связи) диалогового окна определяется, как на диаграмме должны отображаться связи между задачами или отменяется отображение связей.
В MSProject есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу на самом отрезке фазы. В этом режиме все отрезки задач совмещаются в единый отрезок фазы (установка флажка AlwaysrollGantbars (Всегда выполнять сведение диаграммы Ганта)). Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты. Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает и ее можно убрать с помощью флажка Hiderollupbarswhensummeryexpended (Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач). При небольших единицах измерения по шкале времени отрезки (например, 1,5 дня) округляются до ближайшего целого с помощью флажка Roundbarstowholedays (Округлять отрезки до целых дней). При этом реальная длительность задачи не меняется, удлиняется только отрезок на диаграмме). Вид показа на диаграмме задач с прерыванием определяется при помощи флажка Showbarsptits (Показывать прерывание отрезков).
Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MSPROJECT имеется специальный компонент – мастер диаграмм Ганта (GanttChartWizard – Мастер диаграмм Ганта в меню Format (Форматирование)). Работа мастера выполняется за несколько шагов, на которых надо последовательно определить основные параметры настраиваемой диаграммы.
Диаграмма Ганта дает возможность не только просматривать проектную информацию в удобном формате, но и редактировать ее (с помощью мыши): изменения дат начала и окончания задач; задать процент выполнения задачи; произвести связывание задач; прервать задачу (например, при болезни исполнителя).
Формы вызываются с помощью окна со списком представлений, в котором представлены все доступные формы. Отличить их можно по названию, которое всегда содержит слово Form (Форма), например ResourceForm (Форма ресурсов). Кроме того, при разбиении окна командой Window " Split (Окно > Разделить) до именно форма загружается в нижнюю часть комбинированного представления.
Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной информации формы обычно включаются в нижнюю часть комбинированного представления. В таком случае в верхнем представлении можно анализировать план проекта и выбирать нужную задачу, а в нижней части представления редактировать ее свойства в форме.
Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается заголовок, под ним - информационный блок. Заголовок содержит элементы редактирования свойств задачи или ресурса. Число элементов зависит от типа формы, например, в заголовке формы названий ресурсов присутствует только поле Name (Название).
Рядом с элементами редактирования свойств располагаются кнопки Previous (Предыдущий/Предыдущая – в зависимости от того, к ресурсу или задаче относится форма) и Next (Следующий/Следующая), которые служат для перемещения по списку задач или ресурсов. Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки меняют названия на ОК и Cancel (Отмена) для принятия отмены сделанных изменений.
В информационном блоке отображается дополнительная информация о ресурсе или задаче, например список задействованных ресурсов, стоимость работ каждого из них, связанные объекты, заметки и пр. Например, форма может содержать список задействованных в задаче ресурсов и список предшествующих задач.
Для выбора типа отображаемой информации можно воспользоваться командами подменю Details (Подробности) контекстного меню формы или меню Format (Формат). Состав команд для форм с информацией о ресурсах и для форм с информацией о задачах различается, но в обоих случаях в нем имеются команды Notes (Заметки) и Objects (Объекты), предназначенные для просмотра и редактирования связанных с задачей или ресурсом объектов (например, файлов) и заметок.
На форме ресурсов можно просматривать и редактировать данные о календарном плане (Shedule), затратах (Cost) и трудозатратах (Work) ресурса. При выборе этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком задач, в которых используется этот ресурс, и данные, соответствующие выбранной команде меню: даты участия в задаче и ее длительность, стоимость участия ресурса в работах или трудозатраты ресурса в рамках выполнения задач. В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса.
Формы с информацией о задаче с помощью команд подменю Details (Подробности) меню Format (Формат) можно просматривать и редактировать информацию как о задействованных в задаче ресурсах, так и о связях задачи с другими задачами проекта.
Команда Resources & Predecessors (Ресурсы и предшественники) отобразит две таблицы, в одной из которых будет содержаться информация о задействованных в задаче ресурсах, а в другой перечислены задачи, предшествующие выбранной. Команда Resources & Successors (Ресурсы и последователи) действует аналогично, отображая во второй таблице информацию не о предшествующих, а о последующих задачах. А команда Predecessors & Succesors (Предшественники и последователи) объединит таблицы с данными о предшествующих и последующих задачах в информационном блоке формы.
На форме описания задачи можно также просматривать данные об участии ресурсов в выбранной задаче, основываясь на календарном плане ресурсов (ResourseShedule), затратах на ресурсы (ResourceCost) и трудозатратах ресурса (ResourceWork). При выборе любой из этих команд в информационном блоке отображается таблица со списком участвующих в задаче ресурсов, а также данные, соответствующие выбранной команде.
Если диаграммы предназначены в первую очередь для просмотра, то формы - для их ввода и редактирования, поэтому формы и диаграммы удобно применять вместе. Если подвести мышь к нижней стрелке вертикальной полосы прокрутки окна открытой диаграммы и потащить полоску, расположенную под ней, то на экране появиться форма, сочетающаяся с открытой диаграммой.
Представление (View) - это основное средство отображения проектных данных и редактирования, которое может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Представление имеет гибкую структуру, что позволяет изменять его в зависимости от потребностей пользователя.
Просмотр информации с помощью представлений и создание комбинированного представления.
При создании файла проекта для просмотра данных открывается представление, заданное по умолчанию, а при открытии файла — представление, в котором просматривали проектную информацию перед закрытием файла. Переключаться между представлениями можно с помощью панели ViewBar (панели преставлений) или меню View (Вид). На панели и в меню перечислены не представления - полный список представлений, (файл 1.mрр), вызывается с помощью команды View> MoreViews (Вид > Другие представления). При загрузке этого диалогового окна открытое представление оказывается в списке выделенным. Чтобы открыть другое представление, нужно выделить звание в списке и щелкнуть по кнопке Apply (Применить).
По умолчанию список состоит только из одиночных представлений (singleview), т.е. представлений, содержащих одну диаграмму или таблицу. Но часто бывает удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах на двух диаграммах одновременно, то есть в комбинированном представлении (combirview). Например, просматривать одновременно диаграмму Ганта для анализа плана проекта и диаграмму использования задач для анализа участия ресурсов в выполнении выбранной задачи.
Комбинированное представлениесоздается с помощью команды Window (Окно > Разделить), разделяющей окно с текущим представлением на два окна. После этого, установив курсор в нужную часть окна, можно выбрать соответствующее представление с помощью панели представлений. Для возврата к одиночному виду нужно воспользоваться командой Window > RemoveSplit (Окно > Снять разделение). Одиночное представление, открытое в нижней части комбинированного, связано с представлением, открытым в верхней части. Так, если оба представления содержат шкалу времени, то она синхронизируется, и прокрутка вдоль шкалы одной части окна приводит к автоматической прокрутке другой. Например, при одновременном просмотре диаграммы Ганта и диаграммы использования задач, благодаря этой особенности комбинированных представлений данные о работе отображаются на диаграмме использования задач точно под отрезком, соответствующим этой задаче на диаграмме Ганта данные отражаемые в нижнем представлении, также связаны с данными верхнего представления. В рассматриваемом примере, в нижнем представлении отображается информация только о задаче, выбранной в верхнем представлении, а не все данные, которые обычно отображаются на диаграмме использования задач. И если выделить две задачи на диаграмме Ганта, то в нижнем представлении появится об обеих задачах, а не об одной. Благодаря такой связи составляющих комбинированного представления с его помощью можно просматривать данные в разнообразных срезах. Например, диаграмма Ганта может быть совмещена с графиком ресурсов. На графике ресурсов можно просматривать информацию о работе любого из ресурсов, задействованных в выделенных на диаграмме Ганта задачах, причем работа над выделенными задачами отображается особым цветом.Светлые столбцы обозначают работу ресурса над выделенной задачей, темные - работу над всеми остальными. При этом столбцы графика ресурсов расположены под соответствующими отрезками диаграммы Ганта