Информация в отчетах о дебиторской задолженности может быть сгруппирована по:
продуктам или группам продуктов;
покупателям или группам покупателей;
продавцам и т.д.
В зависимости от требований и поставленных перед ним задач отчет может принимать несколько форм:
дебиторская задолженность в виде денежных средств (сгруппированная по ожидаемой дате платежа);
дебиторская задолженность в виде бартера (сгруппированная по ожидаемой дате платежа);
просроченная дебиторская задолженность в виде денежных средств или бартера (сгруппированная по ожидаемой дате платежа).
Стандартный отчет о дебиторской задолженности должен включать следующую информацию:
информация о продукте или о покупателе;
даты погашения дебиторской задолженности, сгруппированные следующим образом:
0-30 дней;
31-60 дней;
61-90 дней;
91-180 дней;
181 день - 1 год;
Более 1 года.
процент каждой из вышеперечисленных категорий к общему объему дебиторской задолженности;
проблемы со сбором дебиторской задолженности (если таковые есть).
Пример такого отчета представлен в таблице 1.
| Дебиторы | Сумма дебиторской задолженности | Дата погашения задолженности | % от общего объема задолженности | Примечания |
| ООО "ЛАДА Медсервис", в т. ч.: | 212 507,08 | - | 31% | - |
| Т/н № 320 от 13.08.07 | 138 037,08 | 11.11 07(90 дн. с момента отгрузки) | 20% | 10.08.07 была внесена предоплата в размере 30% |
| Т/н № 416 от 02.11 07 | 74 470,00 | 17.11.07(15 дн. с момента отгрузки) | 11% | - |
| … | … | … | 69% | … |
| Итого: | 685 506,70 |
Кроме этого, специфические отчеты, такие как отчеты о дебиторской задолженности по бартеру, кроме обычной, могут содержать и информацию, специфическую для данного вида сделок:
информация о материалах или комплектующих к получению.
А отчеты о просроченной дебиторской задолженности должны составляться отдельно (для привлечения к ним особого внимания руководства) и должны включать следующую информацию:
информация о продукте или о покупателе;
даты погашения дебиторской задолженности, сгруппированные вышеуказанным образом;
процент каждой из вышеперечисленных категорий к общему объему дебиторской задолженности;
предпринятые меры (если были предприняты).
Отчеты о дебиторской задолженности могут использоваться и:
менеджерами финансового отдела в координации с менеджерами отдела сбыта для отслеживания процесса получения отсроченного дохода и быстрого реагирования на создавшуюся проблему, планирования усилий по сбору задолженностей и соответствия текущей деятельности в кредитной политике компании;
юридическим отделом для действий по сбору просроченных платежей;
бухгалтерией или финансовым отделом для планирования и отслеживания поступлений денежных средств;
высшим руководством для анализа и контроля политики продаж с отсроченными платежами, для анализа динамики производства, продаж и закупок и их коррекции при необходимости, облегчения контроля и сравнения полученной информации с данными, предоставляемыми бухгалтерией, облегчения процесса планирования движения денежных средств.
Как было выше указано, перед составлением полноценного отчета о кредиторской задолженности работниками финансового отдела составляется сводка о кредиторской задолженности.
Данная сводка обычно содержит следующую информацию:
Информация о материале или комплектующих;
Информация о поставщике (название, адрес);
Информация о контракте (номер, сумма, сроки уплаты);
Дата оплаты по контракту.
И также как в случае со сводкой о дебиторской задолженности любые дополнительные детали могут быть включены, если требуется.
Сводка составляется для всей кредиторской задолженности, включая бартерные сделки, вручную или на компьютере.
Сводка подготавливается (дополняется) работниками финансового отдела на основе:
договоров купли-продажи, оказания услуг, которые составляются на поставку товаров или оказание услуг и являются одним из основных документов, регулирующих взаимоотношения поставщика и покупателя;
счетов, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, подтверждающих факт покупки-продажи, на основании которых производится оприходование или реализация товаров (работ, услуг);
подтверждения платежного поручения, полученного из бухгалтерии (финансового отдела) и подтвержденного выпиской из банка (в случае бартера - подтвержденная складом отправка бартерного продукта);
аналитических карточек по бухгалтерским счетам № 60, 62, 76, в которых отражается полная информация по каждому поставщику или покупателю по каждой произведенной операции;
актов инвентаризации (сверок) расчетов, составляемых для проверки расчетов с поставщиками, покупателями с целью выявления неточностей в учете расчетов;
бухгалтерской финансовой отчетности. По бухгалтерскому балансу (ф. №1) устанавливается состояние задолженности по данным раздела 2 "Оборотные активы" по статьям "Дебиторская задолженность" и раздела 5 "Краткосрочные обязательства" по статьям "Кредиторская задолженность". По приложению к бухгалтерскому балансу (ф. №5) в разделе 2 "Дебиторская и кредиторская задолженность" выясняется состояние (на начало и конец отчетного периода) и движение краткосрочной и долгосрочной задолженности с выделением "просроченной", а из нее - длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев.
Данные сводки могут быть полезными для работников отдела снабжения для отслеживания контрактов на закупки и быстрого реагирования на неожиданности, для поддержания отношений с поставщиками и кредитной политики организации. Качественно используя информацию в сводках о кредиторской задолженности, компания может установить лимит на объем сделок с условием отсроченного платежа, приходящихся на одного поставщика, с тем, чтобы предотвратить разрыв отношений с поставщиками, или компания может составить список наиболее удобных для нее поставщиков.
Отчеты о кредиторской задолженности - сводный документ, суммирующий информацию на какой-либо момент времени о закупках на условиях отсроченного платежа и еще непогашенной задолженности. Отчеты о кредиторской задолженности составляются работниками финансового отдела или менеджерами с требуемой периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) на основе сводок кредиторской задолженности.
Отчет может принимать несколько форм в зависимости от требований:
кредиторская задолженность в виде денежных средств (сгруппированная по датам платежа);
кредиторская задолженность в виде бартера (сгруппированная по дате платежа);
просроченная кредиторская задолженность в виде денежных средств или бартера (считается от первоначальной даты оплаты).
Стандартный отчет о кредиторской задолженности должен включать следующую информацию:
информация о материалах и комплектующих или о поставщике;
даты погашения кредиторской задолженности, сгруппированные:
0-30 дней;
31-60 дней;
61-90 дней;
91-180 дней;
181 день - 1 год;
Более 1 года.
процент каждой из вышеперечисленных категорий к общему объему кредиторской задолженности;
проблемы с погашением (если таковые есть).
Пример отчета о кредиторской задолженности представлен в таблице 2.
| Кредиторы | Сумма кредиторской задолженности | Дата погашения задолженности | % от общего объема задолженности | Примечания |
| ЗАО "ГАММАМЕД Фарм", в т. ч.: | 370 561,56 | - | 68% | - |
| Договор № 15/07 от 10.01.07 | 201 000,00 | 12.01.08(90 дн. с момента получения товара) | 37% | Ждем поступления денеж. ср-в от ЦМТ ВАЗа по дог. № 361 от 30.03.07 |
| Дог. письмо № 23785 от 28.06.07 | 72 523,62 | 13.11 07(15 дн. с момента получения товара) | 13% | - |
| Дог. письмо № 28162 от 30.09.07 | 97 037,94 | 17.11.07(15 дн. с момента получения товара) | 18% | - |
| … | … | … | 32% | … |
| Итого: | 544 943,47 |
Отчеты о кредиторской задолженности по бартеру, кроме обычной, могут содержать и информацию, специфическую для данного вида сделок:
проблемы с отгрузкой (если есть таковые);
информация об отгружаемом продукте.
По просроченной кредиторской задолженности могут составляться отдельные отчеты, которые обязательно должны содержать информацию о предпринятых мерах для изыскания средств для погашения указанной просроченной задолженности.
Информация в отчете о кредиторской задолженности может быть сгруппирована по поставщикам, закупленным материалам или комплектующим и т.д.
Отчеты о кредиторской задолженности используются:
менеджерами финансового отдела в координации с менеджерами отдела снабжения для отслеживания процесса погашения задолженности по контрактам с условием отсроченного платежа и быстрого реагирования на неожиданности, старения кредиторской задолженности и соответствия текущей деятельности в кредитной политике компании;
бухгалтерией или финансовым отделом для планирования и отслеживания оттока денежных средств;
высшим руководством для анализа и контроля политики компании по закупкам с отсроченными платежами, для анализа динамики производства, продаж и закупок и их коррекции при необходимости, для облегчения контроля и сравнения информации с данными, предоставляемыми бухгалтерией и процесса планирования.
Дебиторская или кредиторская задолженность возникает (или погашается) при совершении организацией любых операций, связанных с движением денежных средств, материальных ресурсов или принятием ею на себя определенных обязательств (например, дать кредит, заплатить неустойку при нарушении условий договора, уплатить долг третьей стороны и т.п.).