Законы организации второго уровня (стр. 2 из 3)

Для выполнения данного закона руководитель должен придерживаться таких принципов, как:

• составление и реализация программы постоянного совершенствования организации, ее элементов и подразделений;

• привлечение к этой работе лучших специалистов или консультантов;

• проведение маркетинга внешней среды;

• сокращение затрат на производство продукции;

• уменьшение времени нахождения запасов и промежуточной продукции на складах;

• использование современной информационной технологии управления.

Закон единства анализа и синтеза имеет свои существенные особенности, которые заключаются в том, что закон:

• не выражает специфики исторически определенных от ношений, а характеризует всеобщие связи и отношения в социальной среде;

• выступает в роли катализатора общественного прогресса;

• играет возрастающую роль с развитием общества.

Закон единства анализа и синтеза относится к объективным законам организации. Поэтому в практике его реализации имеются три варианта.

1) руководитель и подчиненные ничего не знают о законе единства анализа и синтеза.

В любой организации постоянно идут формальные и неформальные преобразования на уровне удобства работы: перераспределяются функции, расширяется или упрощается структура компании, принимается или увольняется персонал и др. Такие преобразования называют «текучкой». Они могут идти в ногу со временем, тогда это процесс неявной, но эффективной реализации закона. В большинстве случаев стихийные преобразования могут опережать потребности внутренней или внешней среды компании или отставать от них. Любое несоответствие, достигшее критических значений, начинает проявлять себя в увеличении проблем компании и даже социума.

Стихийное действие закона единства анализа и синтеза в области преобразования структуры организации, стратегии производства может привести к проблемам конкурентоспособности, прибыльности и т.д.

При обнаружении таких проблем уже созревшими у руководителей не будет достаточно времени для своевременного проведения реструктуризации или диверсификации компании. Поэтому действие закона в таких ситуациях всегда приводит к быстрому уменьшению созидательных ресурсов, а деятельность персонала компании чаще всего носит спонтанный и даже криминальный характер

2) руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

В статическом режиме, когда наблюдается соответствие неявных преобразований в организации требованиям внешней и внутренней среды, руководитель оценивает только полноту такого соответствия. Персонал компании при этом вообще не приветствует никаких дополнительных преобразований на будущее. При нарастании несоответствий руководитель должен убедить персонал в необходимости проводить преобразования. Это весьма трудная работа и руководитель может что-то важное пропустить, так как персонал помогать ему конструктивно не будет. В случае наступления больших несоответствий персонал примет живейшее участие в данном процессе, но будет уже поздно. Таким образом, это очень тяжелый вариант для руководителя.

3) руководитель и подчиненные знают о законе единства анализа и синтеза.

Результат действия закона будет самым благоприятным. Весь персонал в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона. Составляются планы преобразования ключевых структур и процессов исходя из поступающей информации или результатов моделирования. При этом руководитель должен создавать и развивать источники информации, организовывать повышение квалификации своих сотрудников, внедрять передовые информационные технологий.

Методика управленческого анализа и синтеза организаций

Практический подход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре уровня.

Первый уровень: предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя. Анализ обычно проводят консультанты или специалисты родственных организаций.

Требуемые документы:

• уставные документы (устав, договор);

• баланс, справка и отчет по ф.2;

• картотека основных производственных и непроизводственных фондов;

• бизнес-план, учетная политика предприятия;

• план размещения основных подразделений.

Результирующий документ — основные рекомендации системного характера.

Второй уровень: проведение мозговой атаки на совещании основных специалистов организации.

Требуемые документы:

• перечень основных нерешенных вопросов;

• предварительные ответы каждого специалиста на пути решения перечня основных вопросов.

Результирующие документы — перечень согласованных с консультантом ответов на поставленный набор нерешенных вопросов.

Третий уровень: создание группы развития предприятия и формирование стратегии развития организации.

Требуемые документы:

• распоряжение руководителя о создании группы развития организации;

• план проведения обучения группы развития;

• основные отчетные документы организации.

Результирующие документы — основные мероприятия по совершенствованию экономической, финансовой и технологической политики организации.

Четвертый уровень: постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

Требуемые документы:

• текущие отчетные документы деятельности организации;

• бизнес-план;

• результаты маркетинговых исследований организации.

Результирующие документы — скорректированный бизнес-план, рекомендации по совершенствованию системы производства и управления.

Закон композиции и пропорциональности

Гармония— это естественный эволюционный процесс, происходящий на всех уровнях мировой цивилизации: государств, отраслей, организаций, семьи и даже одного человека.

Гармонию следует рассматривать только субъективно (гармония для кого, для чего) (рис. 3.).

Рис. 3.Объект и цели гармонизации

Гармонизация элементов организации для получения прибыли существенно отличается от гармонизации элементов для комфортной работы персонала и т.д. Если конкретная цель не поставлена, то гармонизация все равно идет для какой-то неформальной цели. Гармонизацию остановить нельзя, а направить можно.

Гармония имеет системное начало, она объективна и не зависит от воли и желания человека, который может либо помочь ей, либо испортить естественный ее ход.

Закон композиции и пропорциональности (гармонии) формулируется так: каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).

Рассмотрим этот закон на двух уровнях:

• на уровне организации,

• на уровне внешней среды, в которой организация является одним из элементов. В аналитическом виде данный закон запишется:

где Ri — ресурс системы в области i (экономика, политика, финансы),

Ki — коэффициент наилучшей соотносительности или подчинения в наборе элементов.

Для существования каждой системы должно обеспечиваться:

• наличие (ненулевые значения) необходимых ресурсов (Ri) и коммуникаций между ними (Ki);

• задействованные ресурсы KixRi, должны давать наилучший результат.

Данные соотношения являются условиями достижения гармонии (сбалансированности).

Закон композиции и пропорциональности относится к объективным законам организации. Поэтому в практике его реализации имеются три варианта.

1) руководитель и подчиненные ничего не знают о законе композиции и пропорциональности.

Любая стихийность приводит к самонастройке элементов: выполняемых функций, отношений между персоналом, набору целей и задач. Так, при функциональной подготовке организации ряд обязательных базовых функций не включается в функциональную структуру, например, управление технической безопасностью, управление маркетингом, стратегическое управление, представительная деятельность. Однако дальнейшая практическая деятельность организации потребует их выполнения (условие композиции). И, как правило, данные функции поручают работникам смежных подразделений, поверхностно их знающих, т. е. объем и качество их исполнения (пропорциональность) не будут оптимальными. Таким образом, методом проб и ошибок организация постепенно придет к нужному набору функций и приемлемой пропорциональности их выполнения.

2) руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

В своей деятельности руководитель, знающий данный закон, будет основываться на наборе целей организации, которые и определят направление гармонизации. Однако, как показывает практика, основная масса персонала не знакома с целями организации или не поддерживает все их. Поэтому конкретные действия руководителя по формированию требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегда будут осознанно поддержаны. Эффективность работы организации во многом будет определяться профессионализмом руководителя и его способностями по убеждению подчиненных в правильности реализуемых мероприятий.

3) руководитель и подчиненные знают о законе композиции и пропорциональности и могут им управлять.

Результат действия закона будет проявляться в постоянном совершенствовании системы производства и управления, создании команды единомышленников, существенном снижении издержек производства. Все это, естественно, приведет к снижению себестоимости производства и увеличению конкурентоспособности организации. При этом весь персонал осознанно в рамках своих полномочий и ответственности вносит свой вклад в позитивное действие закона.