Вопросам защиты персональных данных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ (гл.14 - "Защита персональных данных работника").
Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст.1 Закона, в которой говориться, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст.3 Закона, есть и развернутые определения: "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация; обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных; "
Как видно из дефиниций, в Законе фактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеет дело ежедневно, и совершаемые с ней действия.
Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.
В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (в ред. от 18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст.11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
В один день с Федеральным законом "О персональных данных", то есть 27 июля 2006 г., подписан Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (N 149-ФЗ) и утратил силу действовавший с 1995 г. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". В новом Законе определены многие понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы. Учитывая активное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами, все они важны для любого кадровика.
В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.
В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст.9 говорит об ограничении доступа к информации. В этом Законе персональным данным прямо посвящен лишь один пункт в ст.9, так как одновременно вышел Федеральный закон "О персональных данных".
В новом Законе речь идет не об информационных ресурсах (этого понятия в Законе нет), а об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и иные системы. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально ст.14 посвящается государственной информационной системе. Новым является раздел Закона (ст.15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей и порядке подключения к ним.
Последний раздел Закона 2006 г. (ст.16), как и Закона 1995 г. (гл.5) посвящен защите информации. Он более четко и кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что: "Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:
1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
3) реализацию права на доступ к информации".
Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"[6].
В соответствии со ст.4 Закона Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Статья 10 Закона указывает, что "порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации". В соответствии с этой статьей надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"[7], в котором указано, "что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".
Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТе Р 51511-2001 (с изм. N 1 от 25.12.2002 N 505-ст)"Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования". При заказе печати учреждению вместе с эскизом нужно приложить выписку из учредительных документов юридического лица с полным и сокращенным (если такое предусмотрено) наименованием. Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовой печати, но в отдельных случаях при необходимости, по решению руководителя юридического лица, допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей. В этом случае в соответствии с п.3.5 ГОСТа Р 51511-2001 "в нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации:
номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для данного юридического лица изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати".
При утере гербовых печатей изготавливают их дубликаты.
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего напомним, что ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык".
Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст.3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.
Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.
Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.