3.1 Аудит кассовых операций
Ведение операций с денежными средствами достаточно строго регламентировано законодательными, ведомственными и другими нормативными документами. Вместе с тем, на них воздействует большая часть других циклов (так как в циклах хозяйственных операций почти всегда присутствует оплата счетов), что может привести к допущению значительных ошибок. Сальдо в балансе по счетам финансовых активов невелики, однако имеют место большие их обороты по поступлению и выбытию. Поскольку финансовые активы относятся к ликвидным активам, то вероятность хищения наиболее велика (внутренний риск). Следовательно, счета бухгалтерского учета 451 «Наличность в кассе», 441 «Финансовые активы на текущих корреспондентских счетах в национальной валюте», 431 «Финансовые активы на текущих корреспондентских счетах в иностранной валюте» относятся к категории проверяемых по существу.
Для оценки риска перед выполнением проверок по существу аудитору следует собрать или обновить информацию о клиенте, что позволит определить оптимальный объем процедур аудиторской проверки.
В первую очередь следует изучить соответствие совершаемых операций нормативным актам и внутренним установкам (учетная политика, процедуры и инструкции по организации внутреннего контроля).
Аудиторскую проверку кассовых операций по существу можно проводить в следующей последовательности:
· инвентаризация кассы и обследование условий хранения финансовых активов;
· проверка правильности документального оформления операций;
· проверка полноты и своевременности оприходования финансовых активов;
· аудиторская проверка правильности списания финансовых активов в расход;
· проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета.
При составлении плана проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью финансовых активов и других ценностей в кассе предприятия. С помощью тестирования аудитор производит предварительную оценку ведения предприятием кассовых операций, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета. Аудитору необходимо получить по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля кассовых операций. Для этого в начале ему следует провести тестирование по заранее заготовленному вопроснику. Примерный перечень вопросов и ответов приведен в таблице 8.
Таблица 8
Тестовые вопросы, характеризующие эффективность средств внутреннего контроля по аудиту кассовых операций
| №п.п | Содержание тестовых вопросов | Да | Нет | Примечание |
| 1. | Разработаны и утверждены ли руководством предприятия Правила ведения кассовых операций? | |||
| 2. | Имеется ли с кассиром договор о полной материальной ответственности? | |||
| 3. | Ознакомлен ли кассир с Правилами ведения кассовых операций? | |||
| 4. | Проводятся ли инвентаризации при смене кассиров? | |||
| 5. | Издан ли приказ руководителя предприятия о назначении постоянно действующей инвентаризационной комиссии? | |||
| 6. | Как часто проводятся внезапные ревизии кассы? | Один раз в квартал | ||
| 7. | Берутся ли письменные объяснения от кассира в случае обнаружения недостачи? | |||
| продолжение таблицы 8 | ||||
| 8. | Оборудовано ли помещение кассы охранной сигнализацией? | |||
| 9. | Сколько имеет предприятие контрольно-кассовых машин? | Имеется в наличии две ККМ | ||
| 10. | Зарегистрированы ли контрольно-кассовые машины в налоговых органах | |||
| 11. | Регистрируются ли бухгалтером приходные и расходные кассовые ордера в предусмотренном для этих целей журнале ? | |||
| 12. | В надлежащем ли месте хранится чековая книжка на получение денежной наличности? | У главного бухгалтера | ||
| 13. | Соответствует ли предъявляемым требованиям заполнение кассовой книги? | |||
| 14. | Имелись ли случаи растраты и хищений финансовых активов на предприятии? | |||
| 15. | Нет ли следов подчисток или исправлений на расходных документах? | |||
| 16. | Составляется ли реестр депонированных сумм бухгалтером? | Имеется Журнал учетадепонентов | ||
| 17. | Своевременно ли сдаются депонированные суммы в банк? | |||
| 18. | Сопоставляются ли бухгалтером остатки кассовой книги в конце месяца с регистрами бухгалтерского учета? | |||
| 19. | Своевременно ли сдаются кассовые отчеты? | |||
| 20. | Правильно ли заполняются реквизиты в кассовых документах? | |||
| 21. | Своевременно ли отражаются результаты инвентаризаций кассы в бухгалтерском учете? | |||
Инвентаризация кассы и обследование условий хранения финансовых активов.
Прибыв на место проверки, аудитор проводит инвентаризацию финансовых активов, хранящихся в кассе.
Кассир должен составить на момент инвентаризации кассовый отчет и вывести по кассовой книге остаток финансовых активов. От кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в отчет и что неоприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. Аудитор наблюдает за пересчетом финансовых активов в кассе, а затем сумма фактических финансовых активов сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированных в бухгалтерском учете.
Результаты инвентаризации оформляются актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер предприятия. Акт является письменным аудиторским доказательством и его данные необходимы для дальнейшей проверки.
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения финансовых активов, в ходе которой аудитор выясняет:
· обеспечена ли сохранность финансовых активов при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
· имеется для хранения финансовых активов и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
· застрахована ли касса организации; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа).
Проверка правильности документального оформления операций.
Тщательно проверяются:
· в платежных ведомостях - достоверность подписи получателей финансовых активов, так как имеют место случаи, когда один получатель в ведомости расписывается за несколько человек;
· в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров - соответствие дат порядковой нумерации и сумм, с аналогичными показателями в приходных и расходных ордерах и кассовой книге;
· в расходных ордерах - правильность учета записей полученных сумм (прописью) и самой подписи получателем финансовых активов, а также заполнение паспортных данных получателей, не состоящих в штатной численности организации;
· во всех документах - наличие подписей руководителей. Обращается внимание на то, что руководительподписывает личновсе расходные кассовые документы. Исключение составляют только периоды, когда руководитель временно отсутствует в организации и свои функции он приказом передает другому лицу, временно его замещающим (отпуск, командировка, болезнь).
· в кассовой книге - оформление и ее ведение, правильность внесенных исправлений.
Особое внимание обращается на правильность подсчета итоговых оборотов и выведение остатков наличных финансовых активов по окончании дня.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования финансовых активов, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера предприятия в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки должны быть погашены надписью «аннулировано» и храниться подклеенными к корешкам чеков.
Особое внимание следует уделить проверке выплаты депонированных сумм по не полученной вовремя зарплате и других начислений. При этом необходимо, хотя бы выборочно, сверить выданные суммы с аналогичными суммами, числящимися в книге (картотеке) учета депонированных сумм.
Аудиторская проверка правильности списания финансовых активов в расход.
Кассовые операции по списанию финансовых активов в расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий проверке. При этом необходимо обращать внимание и на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей, погашаются ли кассовые документы: приходные — штампом «получено», расходные — штампом «оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений.
Все операции по поступлению и расходованию финансовых активов кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Излишнее списание финансовых активов с кассы с целью их присвоения осуществляется обычно при помощи подлогов.
Повторное списание сумм по кассе по одним и тем же документам является наиболее опасной формой злоупотреблений.
Как свидетельствует аудиторская практика, наибольшее число злоупотреблений по кассе бывает с заработной платой и подотчетными суммами. Здесь и повторное использование ведомости, и включение в нее «подставных» лиц, и завышение итогов сумм..