При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.
Складовою організації роботи зі службовими документами є система їх зберігання, яка становить сукупність засобів, способів та прийомів обліку, систематизації документів із метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Ключовим поняттям у системі зберігання документів є групування документів у справи та їх використання в діяльності установи. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому порядку і систематизуються усередині справи.
Групування документів проводиться, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах установ із великим обсягом документообігу протягом діловодного року і централізовано (в канцелярії, секретаря) в установах із невеликою кількістю вхідних та вихідних і внутрішніх документів.
Виконані документи у 15-денний термін виконавець має здавати, залежно від ухваленої системи ведення діловодства, в службу діловодства або особам, відповідальним за організацію діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.
Контроль за правильним формуванням справ здійснюється службою діловодства.
Установлюється такий порядок групування документів у справи:
у справи вміщуються тільки оригінали документів або, в разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;
не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);
документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні.
Коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:
до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;
до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а відтак документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;
документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.
Якщо документи за змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.
Справа не має перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.
Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.
Документи засідань колегіальних органів установи групуються у дві справи:
протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, перелік осіб, що виступають, макет розсадження тощо).
Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи або за напрямами діяльності установи, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою й систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Під час відновлення листування з певного питання, що почалося попереднього року, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про приймання на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.
Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки. Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно. Документи усередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні.
Методичне керівництво й контроль за формуванням справ установи здійснює її служба діловодства.
Оформлення справ. Документи установи, що групуються у справи після закінчення діловодного року, потребують оформлення.
Оформлення справи це підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (в разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання й по особовому складу.
Повне оформлення справи передбачає:
оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою;
нумерацію аркушів у справі;
складання підсумкового напису справи;
складання, в разі потреби, внутрішнього опису документів справи;
підшивання оформлення обкладинки справи;
внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи.
Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню:
підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі;
складання підсумкового напису;
складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;
оформлення обкладинки справи.
Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
Оформлення справ проводиться співробітниками служби діловодства й відповідних структурних підрозділів, із питань діяльності яких відбувається формування справ, за методичною допомогою архіву установи.
Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового та постійного зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.
Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання. В архіві установи, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї установи.
До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання належать заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах установи упродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими термінами зберігання, що мали позначку "ЕПК".
Заголовки справ входять до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевіряння правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.
У разі виявлення нестачі справ, включених до опису структурного підрозділу, архів установи разом зі службою діловодства управління та структурним підрозділом установи, де перебували ці справи, здійснюють заходи з їх розшуку.
Порядок унесення заголовків справ до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку описів справ структурного підрозділу. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються до річного розділу зведеного опису відповідно до норм, викладених до описів справ установи чи структурного підрозділу. Як уже зазначалось, у такому разі наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи формувалися в діловодстві, зазначається: