МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ХПІ»
Кафедра менеджменту та оподаткування
Курсовий проект з дисципліни: „Основи менеджменту”
на тему: «Ефективність контролю в організації: поняття, основні параметри, система показників, проблеми»
Виконала:
студентка гр. ЕК-46а
Педорич Т. А.
залікова книжка149/2006
Керівник:
ст. викладач Угримова І. В.
Харків - 2007
План
ВСТУП 3
І. СУТНІСТЬ КОНТРОЛЮ, ЙОГО ВИДИ І ЕТАПИ 5
1.1. Поняття контролю 5
1.2. Види контролю в організації 7
1.3. Етапи контролю 12
ІІ. ЕФЕКТИВНІСТЬ КОНТРОЛЮ В ОРГАНІЗАЦІЇ 20
2.1. Інструменти контролю 20
2.2. Характеристики ефективного контролю 26
2.3. Проблеми ефективності контролю 32
ВИСНОВОК 36
Список використаної літератури 39
ВСТУП
Слово «контроль», як і слово «влада», породжує негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає перш за все обмеження, відсутність самостійності і т.п. – все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особистості. Внаслідок такого стійкого сприйняття контроль відноситься до числа тих функцій управління, сутність яких розуміється частіше всього неправильно. Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі та задачі. Контроль дуже важливий для того, щоб організація функціонувала успішно. Без контролю починається хаос і об’єднати діяльність яких-небудь груп стає неможливо. Важливо і те, що самі по собі цілі, плани і структура організації визначають її напрям діяльності, розподіляючи її зусилля тим чи іншим способом, направляючи виконання робіт. Контроль, таким чином, є невід’ємним елементом самої суті організації. Це і дало основу Пітеру Друкеру заявити: «Контроль і визначення направлення – це синоніми».
Плани і організаційні структури – це лише картини того, яким хотілось би бачити майбутнє керівництву. Багато різноманітних обставин може перешкодити тому, щоб задумане реалізувалось. Зміни законів, соціальних цінностей, технології, умов конкуренції та інших змінних величин навколишнього середовища можуть перетворити плани, цілком реальні в момент їх формування, через деякий час в щось абсолютно недосяжне. Для того щоб підготуватися і відреагувати належним чином на подібні зміни, організаціям потрібен ефективний механізм оцінки впливу цих змін.
Крім того, навіть найкращі організаційні структури мають свої недоліки. Спеціалізація і розподіл праці, наприклад, можуть призвести до проблем координації, тертя між окремими бригадами і робочими групами. Структура, що виглядала привабливо на папері і успішно використовувалась в іншому місці і в інший час, може не виправдати всіх надій, покладених на неї керівництвом організації.
Також фактором невизначеності, постійно присутнім в керівництві, є люди, що виконують більшість робіт в організації. Люди не комп’ютери, їх не можна запрограмувати на виконання якоїсь задачі з абсолютною точністю. Не дивлячись на багато численні успіхи в розумінні механізму поведінки людей в процесі трудової діяльності, менеджери ще дуже далекі від того, щоб детально прогнозувати реакцію робітників у відповідь на введення нових інструкцій та команд, покладання додаткових прав і обов’язків.
Помилки і проблеми, виникаючі при аналізі ситуації всередині організації переплітаються, якщо їх вчасно не виправити, з помилками в оцінці майбутніх умов навколишнього середовища і поведінки людей. Імовірність такого переплетіння помилок в організації дуже велика через високий ступінь взаємозалежності видів діяльності. Одна із найважливіших причин необхідності контролю полягає в тому, що будь-яка організація безумовно зобов’язана володіти здібністю вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.
Зіставляючи реально досягнуті результати з запланованими керівництво організації може визначити, до організація досягла успіхів, а де потерпіла невдачу. Один із важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які напрями діяльності організації найбільш ефективно сприяли досягненню загальних цілей. Визначаючи успіхи і поразки організації та їх причини, з’являється можливість досить швидко адаптувати організацію до динамічних вимог зовнішнього середовища і забезпечити найбільші темпи руху до основоположних цілей організації.
Контроль повинен бути всеохоплюючим. Кожний керівник незалежно від рангу повинен здійснювати контроль як невід’ємну частину своїх обов’язків, навіть якщо ніхто йому цього не доручав.
Контроль – фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Фактично всі вони є невід’ємними частинами загальної системи контролю в організації.
1.1. Поняття контролю
Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві.
Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючи дій.
Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання встановлених завдань, планів та рішень. Контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу. Він є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє порівнювати досягнуті результати із запланованими.
Дуже поширеним є погляд на контроль лише як засіб, фіксований, універсальний шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій. Такий вузький підхід до визначення призводить до того, що процедура контролю на практиці зводиться до простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (обґрунтованості підсумків у касових звітах, платіжних відомостях тощо).
Інколи контроль розглядається як забезпечення виконання прийнятих рішень. Контроль – це спостереження за процесом функціонування об’єкта й перевірка його відповідності щодо ухвалених управлінських рішень, законів, планів, норм, стандартів, правил, наказів та ін.; виявлення результатів впливу суб’єкта на об’єкт, допущених відхилень від вимог управлінських рішень, від встановлених принципів функціонування організації та регулювання. виявляючи відхилення та їх причини, працівники контролю визначають можливості цілеспрямованого коригування поведінки об’єкта управління, способи впливу на об’єкт з метою усунення відхилень,, ліквідації перешкод на шляху оптимального функціонування системи.
До основних економічних категорій, що стосуються контролю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об’єкт та суб’єкт контролю, відхилення від норм тощо.
Контроль – це одна з аналітичних функцій управління виробництвом, що має аналітичний характер. Під час її виконання здійснюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої програми, порівнюються величини та значення параметрів, що контролюються із заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі.
Тлумачення терміна «контроль» залежить від об’єкта контролю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому, і про контроль якості продукції зокрема.
Поняття «контроль в управлінні» необхідно розглядати у трьох основних аспектах:
- як систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;
- як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв’язку;
- як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення.
Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об’єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних), а загальні – всебічна діяльність об’єктів, що контролюються.
Основними завданнями контролю є:
- визначення фактичного стану об’єкта чи його частини в даний момент часу;
- прогнозування стану і поведінки об’єкта чи його частини на визначений майбутній період часу;
- зміна стану та поведінки об’єкта чи його частини таким чином, щоб при зміні зовнішніх умов, в допустимих межах, були зазначені необхідні й оптимальні значення характеристик об’єкта чи його частини;
- завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об’єкта від заданих (тих, що передбачались);
- збір, передача, обробка інформації про стан об’єкта;
- забезпечення стійкого стану об’єкта при досягненні критичних значень характеристик об’єкта.
Керівництво розпочинає здійснювати функцію контролю з визначення цілей і завдань або з моменту створення організації. Відсутність контролю породжує хаос, а координація й узагальнення діяльності структурних підрозділів стає неможливою. Вже самі собою цілі, плани та структура організації визначають напрями діяльності, розподіляють зусилля та впливають на виконання робіт.
1.2. Види контролю в організації
Серед загальних видів контролю, відносно стадії виконання господарської операції, можна виділити попередній, поточний та заключний контроль.
Контроль нагадує айсберг, більша частина якого, як відомо, прихована водою. Деякі найбільш важливі види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Так, наприклад, хоч планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім, тому що здійснюється до фактичного початку робіт.