Ефективність контролю в організації: поняття, основні параметри, система показників, проблеми (стр. 5 из 7)

Методкритичного шляху (СРМ) на основі виробничого графіку дозволяє встановити критичну послідовність операцій, що обмежують швидкість здійснення будь-якого процесу. Як правило, це найбільш тривалий етап в процесі. Удосконалення критичного шляху дозволяє скоротити процес в цілому.

Таким чином, і в методі PERT, і в методі критичного шляху проекти розглядаються як мережі окремих подій та робіт. Основна розбіжність двох методів полягає в різному підході до оцінки тривалості операцій. Метод критичного шляху виходить з того, що тривалість операцій можна оцінити з достатньо високою мірою точності та визначеності, тоді як метод ПЕРТ базується на використанні імовірнісного підходу до визначення тривалості операцій і аналізує вплив невизначеності на тривалість робіт за проектом у цілому.

Технікауправління запасами. Основними системами управління запасами з незалежним попитом єсистема«з фіксованим часом»(періодичністю замовлення) та система«з фіксованою кількістю»(розміром замовлення). Графічна інтерпретація функціонування цих систем представлена на рис. 2.2.

Рис. 2.2 - Графічна інтерпретація функціонування систем управління запасами з незалежним попитом

У системі«з фіксованою кількістю» постійно контролюють рівень запасів. Коли кількість знижується до певного рівня (точки замовлення), видається чергове замовлення на поповнення запасів при чому замовляється завжди одна й та сама кількість. Фіксованими величинами в цій системі є рівень, за якого повторюється замовлення тобто – точка замовлення та обсяг замовлення.

У системі«з фіксованим часом» замовлення на поповнення запасів розміщуються з заданою періодичністю, наприклад, раз на два тижні. Обсяг, що замовляється, щоразу інший і залежить від залишку, який лишається на складі. Фіксованими величинами у цій системі є інтервал замовлення та максимальний рівень запасу на складі.

Інструментами контролю якості є статистичні методи контролю.

Цілі статистичного контролю якості:

· встановлення відповідності продукції та процесів вимогам нормативно-технічної документації, зразкам-еталонам тощо;

· отримання інформації про хід виробничого процесу та рівень його стабільності;

· захист підприємства від постачання недоброякісних сировини та матеріалів;

· виявлення дефектної продукції на якомога ранніх етапах її виготовлення;

· запобігання випуску недоброякісної продукції.

Використовуютьсядвапідходи:

1. Статистичний приймальний контроль – застосовується для контролю якості готової продукції або вхідних матеріалів.

2. Статистичний контроль якості процесу – використовується для регулювання якості продукції у процесі її виготовлення.

Статистичнийприймальнийконтроль - вибірковий активний контроль, в основу якого покладене застосування методів математичної статистики, що дозволяє оцінювати якість великої партії продукції за результатами контролю малої вибірки(проби).

Картаконтролютехнологічногопроцесу використовується в тих випадках, коли необхідно проконтролювати якість продукції або послуг у процесі виробництва. Мета полягає у визначенні моменту виходу процесу виробництва"з-під контролю" і випуску продукції з нестабільною якістю. При цьому можна одразу приймати необхідні заходи з коригування процесу.

2.2. Характеристики ефективного контролю

Поведінка людей – не єдиний фактор, який визначає ефективність контролю. Для того, щоб контроль міг виконати свою задачу, тобто забезпечити досягнення цілей організації, він повинен володіти кількома важливими властивостями. Розглянемо ці властивості детальніше.

1. Стратегічна спрямованість контролю. Для того, щоб бути ефективним, контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати спільні пріоритети організації і підтримувати їх. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісному вигляді або вимірювання її результативності за принципом «витрати – ефект» ніколи не повинна служити критерієм для рішення – чи потрібно вводити механізм контролю. Діяльність в галузях, які не мають стратегічного призначення, не слід вимірювати дуже часто і про отримані результати можна нікому не повідомляти до того часу, коли відхилення від стандарту не стануть надто великими.

Але якщо вище керівництво вважає, що якісь види діяльності мають стратегічне призначення, то в кожній такій ділянці обов’язково має бути налагоджений ефективний контроль, навіть якщо ця діяльність не підлягає вимірюванню. Звичайно, що конкретні дільниці в різних організаціях будуть різними, але всі організації потребують ефективних систем контролю.

2. Орієнтація на результати. Кінцева мета контролю складається не з того, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми, а з того, щоб розв’язати задачі, які стоять перед організацією. Проведення вимірювань і повідомлення про їхні результати важливі лише як засіб досягнення цієї мети. Для того щоб контроль був ефективним, необхідно старанно слідкувати за тим, щоб ці засоби контролю не зайняли більш важливого місця, ніж дійсні цілі організації.

Більше того, безглуздо повідомляти, що ваша система спрямована на отримання конкретних результатів, якщо фактично вона не може їх досягти. Безглуздо володіти точною інформацією про різноманітні відхилення від намічених цілей, якщо ця інформація не використовується для здійснення необхідних коректувальних дій. Це означає, що інформація про результати контролю необхідна лише тоді, коли йдеться про тих осіб, які мають право впливати на головні відповідні зміни справи. Коли контрольний механізм не спрацьовує, то скоріше за все причина полягає в необхідності вдосконалення структур прав і обов’язків, а не процедури вимірювання. Таким чином, щоб бути ефективним, контроль має бути інтегрований з іншими функціями управління.

Так, контроль буде ефективним тільки тоді, коли організація фактично досягла намічених цілей і може сформувати нові цілі, які забезпечать її існування в майбутньому.

3. Відповідність справі. Для того, щоб бути ефективним, контроль має відповідати виду діяльності, яка контролюється. Він повинен об’єктивно вимірювати і оцінювати те, що дійсно важливе. Непридатний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збирати критично важливу інформацію. Так, наприклад, суспільно прийнято оцінювати ефективність торгівлі способом встановлення деякої квоти і порівняння з нею реального об’єму продажу в доларах. Але це може призвести до великих втрат, оскільки насправді успіх визначається не обсягом продажу, а рівнем прибутку. Багато факторів можуть призвести до виконання квоти при фактично низькому рівні результативності торгівлі. Так, наприклад, фірма може запропонувати надто високі знижки або надто високий рівень обслуговування після продажу, щоб тим самим отримати нові замовлення, або ж ціни можуть зрости внаслідок інфляції. В подібних ситуаціях фірма буде втрачати гроші від кожного продажу, а не заробляти їх.

Фірма «Хьюлетт-Паккард» до 1983 р. для контролю витрат при виготовленні друкарських плат та інтегральних схем використовувалась система поштучних замовлень. В 1983 р. фірма перейшла до виробництва з циклом, що повторюється, в рамках якого проходили виготовлення, обробка і збір великої кількості стандартних виробів. Один із ключових моментів цих процесів масового виробництва базується на тому, що для постійної підтримки робітники і матеріали безперервно перерозподіляються між окремими замовленнями. На жаль, ця вимога звела нанівець спроби визначити і проконтролювати витрати виробництва кожного замовлення як при системі поштучних замовлень. Визначені таким чином витрати були неточними, і робітники, менеджери, і бухгалтери були приведені в замішання через неможливість визначити справжні витрати виробництва конкретного замовлення. Необхідно було здійснити деякі вдосконалення системи контролю затрат (включаючи і відмову від врахування вартості живої праці як окремої категорії витрат), перш ніж система стала придатною для використання.

4. Своєчасність контролю. Для того, щоб бути ефективним, контроль має бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає не у виключно високій швидкості або частоті його проведення, а в часовому інтервалі між проведенням вимірювань або оцінки, які адекватно відповідають контрольованому явищу. значення найбільш відповідного часового інтервалу такого виду визначають з урахуванням часових рамок основного плану, швидкості вимірювання і витрат на проведення вимірювання і розповсюдження отриманих результатів.

Магазину роздрібної торгівлі, наприклад, може знадобитися досить точна щотижнева інформація про складські запаси. Це потрібно для впевненості у тому, що магазину є чим торгувати. Однак реальну фізичну інвентаризацію товарів для визначення втрат від крадіжок слід проводити не частіше одного разу в квартал. Аналогічно роздрібний торгівець повинен щоденно визначати і реєструвати об’єм свого продажу для того, щоб внести гроші в банк і проконтролювати потік готівки.

Крім цього, найважливішою метою контролю залишається усунення відхилень перш ніж вони набудуть серйозних розмірів. Таким чином, система ефективного контролю – це система, яка дає потрібну інформацію потрібним особам до розвинення кризи.

5. Гнучкість контролю. Якщо щось можна спрогнозувати, то контроль стає не потрібним. Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким і пристосовуватися до будь-яких змін в системі контролю. Так, наприклад, фірма, яка випускає 100 різних видів товарів, повинна використовувати методи контролю запасів з метою контролювання будь-якого відносно великого збільшення чи зменшення кількості товарів, а також кількість кожного з них наявного на даний момент. Без достатнього ступеня гнучкості система контролю не буде дійсною у тих ситуаціях, для яких вона призначена. Так, наприклад, якщо раптово виникає новий фактор витрат, спричинений необхідністю адаптації до недавно прийнятого законодавства, до тих пір, доки він не буде введений у систему контролю фірми, вона не зможе простежувати виробничі витрати.