Існує три форми норм функціонування: числова, шкальна і дескриптивна. При числовій формі контрольовані параметри вимірюються за повними числовими значеннями. Параметри (кількість продукції), періоди часу, як правило подаються у числовій формі. Але крім кількісних параметрів, досить часто зустрічаються якісні – дизайн, зручність в експлуатації тощо. Вони рангуються за допомогою бальної оцінки порівнянням аналогічних параметрів різних виробів чи моделей між собою. Норми часто встановлюються графічно. Норми функціонування, які не можуть бути визначені першим і другим способом, формулюються дескриптивне, описово.
До основних вимог, які ставляться до норм функціонування, належать: обґрунтованість, зручність, можливість порівняння та ін.
Під нормами розуміють максимально допустиму величину абсолютних витрат сировини, матеріалів, пального, енергії для виготовлення одиниці продукції (або виконання роботи встановленої якості при умовах виробництва планового періоду).
Нормативами називаються показники, що характеризують відносні величини (ступінь) використання засобів і предметів праці, їх розхід на одиницю площі, ваги та ін.
Також можна виділити такий елемент норм функціонування, як норма керованості. Це та кількість працівників, яка перебуває у безпосередній підлеглості одного функціонального керівника, її ще називають сферою, масштабом чи діапазоном контролю, зоною управління.
Основні види норм і нормативів:
- норми витрат живої праці;
- норми витрат предметів праці (витрати сировини і матеріалів, пального, енергії);
- нормативи використання засобів праці (виробничих потужностей, машин, обладнання та устаткування);
- норми і нормативи функціонування організації, виробництва (тривалість виробничого циклу, обсяг незавершеного виробництва).
Параметри контролю – це рівні досягнення норм функціонування, відображені у величинах, що підлягають виміру. Параметри контролю виконують дві функції: вони є мотиваційною метою, та використовуються у плануванні та контролі, як очікуваний результат.
Менеджери, звичайно використовують чотири основних методи вимірювання стану виконання роботи: особисті спостереження; статистичні звіти; усні звіти підлеглих. Кожний із зазначених методів має свої переваги і недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації. Особисті спостереження дозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації. Такі спостереження дають можливість побачити те, що недоступно для інших методів (ступінь задоволення чи незадоволення від роботи, ентузіазм при виконанні тощо). Нажаль, коли потрібна об’єктивна інформація, такий метод не завжди підходить, оскільки: на особисті спостереження значною мірою впливають особисті якості і почуття спостерігаю чого; особисті спостереження вимагають значних витрат часу; призводять до негативної реакції підлеглих, які розглядають особистий контроль менеджера як прояв недовіри і обмежують їх можливості самостійно приймати рішення.
Статистичні звіти набувають все ширшого застосування в управлінському контролі внаслідок використання комп’ютерних технологій. До переваг статистичних звітів слід віднести: згрупованість і упорядкованість наведеної в них інформації у вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо. Проте, статистичні відомості завжди обмежені, вони, як правило, характеризують лише окремі, хоча і ключові сфери діяльності організації. Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. Переваги та недоліки цього методу подібні до методу особистих спостережень. При цьому виникає фільтрація інформації, для цього методу характерним є швидке отримання інформації, наявність гарного зворотного зв’язку, до останнього часу виникали труднощі з документуванням такої інформації для наступної звітності. Так само, як і статистична звітність, письмова звітність не така швидка і більш формальна. Письмова звітність легко каталогізується і на неї можна посилатися.
2. Вимірювання фактичного результату виконання. Процедура виміру фактичного результату виконання – це засіб отримання необхідної інформації для суб’єкта управління та контролю. Вимірювання результатів – найважчий і найдорожчий елемент контролю.
Другий етап процесу контролю проходить як співставлення з стандартами реальних результатів діяльності (порівняння результатів реального виконання із заздалегідь встановленими стандартами). На етапі порівняння встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. На цьому етапі принципово важливим є визначення прийнятого (допустимого) рівня відхилень. Відхилення реального виконання, що перевищують допустимий рівень, і стають об’єктом діяльності менеджера. Діяльність на даному етапі полягає в: визначенні масштабів відхилень; вимірі результатів; передачі інформації та її оцінці. Таким чином, на етапі порівняння менеджер має приділяти особливу увагу розмірам і направленості відхилень.
Визначення масштабу допустимих відхилень – питання кардинально важливе. Якщо взяти занадто великий масштаб, то виникаючі проблеми можуть набути загрозливих контурів. Але якщо масштаб взятий занадто малий, то організація буде реагувати на дуже невеликі відхилення, що вельми руйнівно і потребує багато часу. Така система контролю може паралізувати, дезорганізувати роботу організації і буде скоріше перешкоджати, чим допомагати, досягненню цілей організації. В подібних ситуаціях досягається високий рівень контролю, але процес контролю стає неефективним. Для того щоб контроль був ефективним, він повинен бути економічним. Переваги системи контролю складаються із затрат часу, який витрачається менеджерами та іншими працівниками, на збір, передачу і аналіз інформації, а також із затрат на всі види обладнання, що використовується для здійснення контролю, і витрат на зберігання, передачу і пошук інформації, пов’язаної з питаннями контролю. Основна проблема полягає в тому, щоб визначити насправді важливі відхилення.
Те що тривіальне в одній ситуації, може мати зовсім різне значення в іншому контексті. Так, наприклад, для «Дженерал Моторс» нічого не значить, якщо об’єм тижневих продажів виявиться на 1 млн. дол. нижче запроектованої суми. Але якщо «Дженерал Моторс» не вдасться проконтролювати якість 50-центової деталі, вона буле змушена забрати на доопрацювання сотні тисяч вже проданих автомашин.
До основних типів виміру в процесі виробництва належать фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об’єкта контролю. Основні одиниці фізичного виміру – штуки, метри, тонни, гривні тощо. Динамічний вимір характеризує рівень використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю, наприклад, інтенсивність, темп, питома вага, повторюваність. Прикладами одиниць динамічного виміру можуть бути показники фондовіддачі, енергоозброєння, рівня продуктивності.
Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов’язково довести до відома відповідних робітників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, надходити вчасно і доводитися до відома робітників у вигляді, що дозволяє легко прийняти необхідні рішення і діяти. Зараз менеджер має можливість отримати важливу інформацію в синтезованому вигляді, з уже проведеним співставленням, майже в момент надходження вихідних даних. Деякі спеціалісти стверджують, що нові засоби обробки інформації з виключно високою швидкістю відкривають можливості створення гігантських організацій.
3. Оцінка результатів виконання. Стадія порівняння та оцінки фактичного та очікуваного результатів безпосередньо стосується ходу виконання господарської операції. При цьому відбувається не тільки оцінка контрольної ситуації, а й вироблення альтернативних рішень для застосування коригуючих дій.
На цій стадії менеджер повинен вирішити, чи отримана інформація є важливою і потрібною. Важлива інформація – це така інформація, яка адекватно описує досліджуване явище і суттєво необхідна для прийняття правильно рішення. Інколи оцінка інформації визначається політикою організації. Менеджери повинні давати особисті оцінки та інтерпретувати значення отриманої інформації і встановлювати кореляцію запланованих и фактично досягнутих результатів. При цьому менеджер повинен брати до уваги ризик та інші фактори, визначаючі вибір того чи іншого рішення.
Завдання третього етапу процесу контролю:
- визначення адресата тієї чи іншої інформації (кому призначається?);
- отримання інформації, що відповідає таким характеристикам – швидкість її передачі чи надходження, точність, достатність, надлишковість, регулярність, корисність та ін.;
- адекватне відображення отриманої інформації у звітності (звітах, доповідях, довідках).
4. Заключний етап процесу контролю – це реакція менеджера на результати порівняння (коригуючі дії). Контрольні звіти є індикаторами відхилень від плану. За результатами цих звітів досліджуються причини проблем, розробляються варіанти їх подолання і виправляється стан справ застосуванням коригуючих дій.
Існує два типи коригуючих дій:
1) за рахунок внутрішніх зусиль і резервів, без зміни показників затвердженого плану, виконання виробничої програми досягається в повному обсязі;
2) змінюються плани, їх обсяги, номенклатура продукції.
Корекція може бути негайною чи відстроченою. Якщо при порівнянні та оцінці результатів фактичний показник тільки порівнюється з нормою функціонування і знаходиться величина будь-якого відхилення, тобто контроль здійснюється автоматично, то встановлення значущості відхилень для діяльності підприємства – найважливіше завдання для особи, що здійснює контроль.