· збирання інформації про залишки на складах для передачі на завод (строк – до шостого числа наступного місяця);
· звірка залишків для підписання (подається на завод до восьмого числа наступного місяця з звітним);
· звірка карток та представлених результатів (прямує на завод, останній строк подачі – п’ятнадцяте число наступного місяця за звітним);
· надання інформації про собівартість продукції Генеральному директору строком до п’ятнадцятого числа наступного місяця за звітним.
Як бачимо, діяльність відділу центральної бухгалтерії можна охарактеризувати не тільки як просто ведення бухгалтерського обліку, а ще і сортування необхідної інформації, що базується на бухгалтерії, і направлення її в відповідний відділ. Найтісніший і повний взаємозв’язок бухгалтерія має із економічною службою; звичайно, неможливо виключити з ланцюжка заваду та комерційної служби. Що ще слід додати про бухгалтерію підприємства, так це те, що бухгалтерський облік на СП «Ватра» ведеться не тільки по українським стандартам, але і відповідно бельгійській системі. Звичайно, що це може викликати деякі труднощі, але ведення подвійного бухгалтерського обліку – необхідний атрибут повномірної і чесної співпраці двох сторін.
Що стосується служби якості, то вона представлена інженером-технологом, його асистентом та обслуговуючим персоналом. Діяльність працівників цього відділу полягає у слідкуванні за якістю на всіх етапах виробництва продукції.
1.2 Аналіз внутрішнього середовища
1) Цілі. На підприємстві є декілька цілей:
– Прибутковість – спрямованість на високу виручку від реалізації;
– Стиль – відбір комп’ютерів за замовленням;
– Дизайн – різновиди одного і того ж товару.
2) Страуктура. Так як підприємство займається тільки продажем комп’ютерів, то існує тільки вертикальний розподіл праці.
3) Завдання. До завдань відность: закупівля сировини, збір комп’ютера, доставка товару покупцю.
4) Технологія. На даному підприємстві не використовується конвеєрів, верстатів чи будь-якого іншого обладнання, так як комп’ютери збираються власноруч. Технології не можуть бути використані для даного підприємства, так як робота потребує високої уваги до дрібних предметів.
5) Працівники. Усі працівники відзначаються достатніми знаннями, здібностями та ставленням до праці відповідних до ефективної роботи.
6) Ресурси. Підприємство використовує трудові, матеріальні та фінансові ресурси для своєї діяльності.
1.3 Зовнішнє середовище
1) Споживачі. Що може бути кращою рекламою для підприємства ніж «Дешево та швидко»?
2) Постачальники. Цю інформацію повинен знати ніхто крім осіб, які працюють в організації.
3) Конкуренти. Щоб підприємство було конкурентноспроможним, воно повинно знати все про своїх конкурентів, тому час від часу відбувається так звана «розвідка» з пізнавальною метою.
4) Міжноародні події. Внаслідок кризи в Україні, попит на комп’ютери зменшився.
5) Міжнародні події. Внаслідок кризи в Україні, попит на комп’ютери зменшився.
6) Рівень техніки. Так як обладнання постійно купується, як кінцевий продукт, то воно не є застарілим а тому відповідає вимогам.
2. Теоретичні аспекти комунікацій
2.1 Поняття і види комунікацій
Для того, щоб ефективно виконувати свої обов'язки, менеджер має спланувати роботу об'єкта управління, організувати її, розподіливши завдання між безпосередніми виконавцями і забезпечивши їх необхідними ресурсами, зацікавити працівників у якісному виконанні дорученої роботи, проконтролювати результати, яких вони досягли і, за необхідності, внести ті чи інші корективи у їх дії. Цю роботу неможливо здійснити, якщо не скласти ясну і чітку картину щодо стану керованого об'єкта і середовища його існування, що можливо лише при наявності відповідної інформації. Отже, основою процесу управління є інформація. Вона перетворилась сьогодні у найважливіший ресурс, який дає змогу організаціям забезпечувати свій розвиток, зміцнювати свої стратегічні позиції. В умовах значного розподілу праці без своєчасного надходження інформації неможлива спільна робота. Без неї не можна сформулювати цілі, оцінити ситуацію, визначити проблеми, підготувати і прийняти рішення і проконтролювати його виконання. Лише вона дозволяє менеджерам належним чином здійснювати управлінські функції.
Серед переліку робіт, які щодня виконує менеджер, робота з інформацією займає 50–90%. Це і опрацювання документів, і заплановані та незаплановані зустрічі, і телефонні розмови, і участь у нарадах та засіданнях тощо. Вся ці дії пов'язані з комунікаціями. Комунікація – це процес передавання інформації від однієї особи до іншої (інших). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана вся система управління організацією. Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації.
Проте комунікація не обмежується простим передаванням інформації. Вона має здійснюватися таким чином, щоб надіслана інформація впливала на поведінку того, кому вона адресована, мотивувала його до певних дій. А це можливо у тому випадку, коли обидві сторони впевнені у тому, що рішення і відповідні дії на основі даної інформації змінять ситуацію на краще. Для цього інформація має бути достовірною, своєчасною, повною і релевантною (прямо чи опосередковано стосуватися об'єкта управління).
Вимоги до інформації неоднакові на різних стадіях процесу управління. Так, при постановці цілей значення має обсяг інформації, наукова і технічна її новизна, повнота. При оцінці ситуації – структура інформації, що дає можливість використати системний підхід для аналізу ситуації. При розробці управлінських рішень – її своєчасність, повнота, можливість автоматизованої обробки тощо.
Комунікаційним називають процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються і осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Отже, елементами комунікаційного процесу в першу чергу є особи, що обмінюються інформацією – відправник та отримувач.
У найпростішому вигляді модель комунікаційного процесу може розглядатися як проста одностороння дія.
Дана модель передбачає, що інформація сприймається одержувачем так, як була відправлена. Проте комунікаційний процес не завжди буває ефективним, оскільки інформація при її передачі може викривлятися або втрачатися, що спричинятиме її неправильне розуміння і, як наслідок, прийняття неправильного рішення.
На сприйняття інформації отримувачем впливає багато чинників, які залежать як від його власних характеристик (рівень знань, емоційно-психологічний стан, вік), так і від стану середовища передачі інформації (організаційні, технічні перешкоди тощо). Тому відправнику інформації не слід обмежуватися простою її передачею, він мусить впевнитися у тому, що повідомлення сприйнято і осмислено адресатом саме так, як передбачалося. Для цього невід'ємним елементом комунікаційного процесу має бути зворотний зв'язок. Він значно зменшує чи усуває можливе спотворення інформації внаслідок так званого «шуму» («шумом» вважається і неуважність співрозмовника, і наявність інших джерел інформації, і поганий технічний стан каналів зв'язку і специфіка стосунків «керівник-підлеглий» тощо).
Таким чином, елементами комунікаційного процесу є:
1. Відправник – особа, яка хоче донести свою ідею чи емоції до інших.
2. Повідомлення – це осмислене формулювання ідеї, закодоване певним чином для відправки адресату.
3. Канал – засіб, за допомогою якого повідомлення надходить до отримувача.
4. Отримувач – це адресат, особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує для себе її значення.
5. Зворотний зв'язок – це реакція отримувача на повідомлення, яка несе відправнику інформацію щодо того, наскільки вірно було інтерпретовано його вихідне послання.
Комунікаційний процес починається тоді, коли одна особа (відправник) вирішує повідомити якийсь факт, ідею чи іншу інформацію іншій особі (отримувачу). Ця інформація є важливою для відправника і він вважає, що її можна використати для досягнення певних цілей, обговоривши попередньо це з іншою зацікавленою людиною. Для цього відправник так подає інформацію (ідею), щоб вона була своєчасно прийнята отримувачем і дала йому можливість вірно інтерпретувати ситуацію. Останнє можливе у тому разі, коли ідея буде передана у вигляді зручного для сприйняття повідомлення, яке надійде отримувачу за допомогою такого засобу (каналу), який мінімізує її спотворення, забезпечить потрібну швидкість передачі і дасть змогу без особливих зусиль розкодувати надіслану інформацію.
Комунікаційний процес вважається завершеним, коли отримувач показав своє розуміння інформації відправнику. Для цього застосовується зворотний зв’язок, у ході якого і прояснюється, наскільки вірно зрозуміла інформація отримувачем. Отже, можна виділити такі етапи комунікаційного процесу:
1. Зародження ідеї.
2. Кодування інформації і вибір каналу передачі.
3. Передача ідеї.
4. Декодування (переклад символів відправника у думки отримувача, який дозволяє зрозуміти ідею).
5. Зворотний зв'язок.
Ефективність комунікації визначається тим, наскільки вона допомагає вплинути на поведінку адресата у бажаному напрямку. Це досягається завдяки здійсненню комунікацій з врахуванням деяких аспектів психології людини:
1. Привернення уваги адресата. Приймаючи рішення про передачу тієї чи іншої інформації, слід впевнитися, що співрозмовник налаштований на її сприйняття і віддає їй перевагу, незважаючи на можливу присутність інших інформаційних джерел. (Це надзвичайно важливо при спілкуванні із начальником, особливо якщо він тяжіє до авторитарного стилю управління. Комунікація може просто-напросто не відбутися).
2. Формулювання повідомлення. Фахівці у сфері психології управління радять, формулюючи повідомлення, дотримуватись певної його структури.