Завершение переговоров, конференций с привлечением сторонних организаций обычно заканчивается вручением подарков.
Вручение корпоративных подарков – целая наука, и изучать ее нужно внимательно и не торопясь [7]. Итак, начнем с фундаментальных законов. Их всего три:
1. Подарок должен соответствовать по стоимости статусу человека, которому он будет преподнесен.
2. Подарок должен быть полезным или приятным.
3. Подарок должен напоминать человеку о вас или о вашей компании.
Пари выборе подарка необходимо основываться на том, к какой из статусных групп относится человек, которому вы намерены его преподнести. В зависимости от этого подарки делятся на три группы:
• Top: подарки для особо важных персон.
• Middle: подарки для менеджеров среднего звена (партнеров, коллег).
• Basis: массовые подарки, сувениры
Подарки каждой группы имеют свою специфику и стоимость [7;8].
1. Top: звездная галерея
К выбору таких подарков относятся с особой ответственностью, ведь они предназначены для особо важных для компании особ. Как правило, в эту группу попадают руководители партнерских компаний, банков, важные государственные чиновники и политические деятели. Словом, те, от чьего благорасположения может зависеть успех вашего бизнеса. При заказе или выборе такого рода подарков необходимо учитывать немало факторов, в том числе и личные предпочтения или хобби людей, для которых они предназначаются. Проблема выбора подарка для VIP-персоны, как правило, состоит в том, что человек подобного уровня обычно уже все имеет и удивить его чем-то сложно. Поэтому, как ни странно, здесь работает правило: чем бесполезнее и оригинальнее подарок, тем больше он ценится. Примером такого подарка могут служить сувенирные весы с набором гирь, антикварная книга или произведение искусства (картина, скульптура). Подходящим выбором будут также художественные глобусы, старинные карты или телескоп. В последнем случае при выборе подарка нужно быть осторожным и твердо знать вкусовые предпочтения человека, для которого он предназначен.
Кроме того, хорошим подарком считаются различные дизайнерские аксессуары для алкогольных напитков с серебряной или металлической фурнитурой, предметы в этническом стиле. Особенно актуальны в последнее время в подарках африканские и восточные мотивы [7].
2. Middle: равный – равному.
Следующая группа подарков – это подарки «менеджерского» уровня. Такие подарки дарит равный равному, например начальник отдела одной фирмы начальнику отдела другой. Как показывает статистика, у хорошего менеджера в среднем около 20 партнеров по разным направлениям его деятельности. И им время от времени надо что-то дарить. А значит, под рукой всегда должен быть определенный ассортимент подарков, из которых он будет выбирать подарок в зависимости от уровня отношений с партнером.
Такие подарки имеет смысл заказывать в специализированных фирмах, занимающихся поставкой сувенирной и подарочной продукции. Но и здесь стоит проявить каплю выдумки – не стоит дарить набившие всем оскомину канцелярские принадлежности или кружки. Это могут быть исполненные в оригинальном дизайне зонты, офисные радиоприемники, визитницы, калькуляторы, дорожные наборы, деловые сувениры или альбомы по искусству [7].
3. Basis: мал золотник, да дорог.
При выборе массовых подарков важны два фактора: их невысокая цена и универсальность – кто знает, кому и по какому поводу их придется дарить? А потому оптимальным подарком этой группы становятся сувениры с логотипом компании. Лучше всего, если сувениры будут достаточно веселыми и узнаваемыми. Если планируется поздравить большое число людей в связи с определенной датой (праздником), желательно при выборе сувенира учесть символику этой даты. Достаточно популярны сувениры в восточном стиле, несущие в себе символ наступающего года по восточному календарю. Хороши разнообразные комнатные растения и предметы для украшения интерьера. Еще один удачный вариант недорого подарка – забавные игрушки, так называемые «антистрессы» [7].
Организация деловой встречи руководителя ОУ с представителями шефствующей организации.
У каждого образовательного учреждения есть шефы. Для плодотворной совместной работы шефствующего предприятия и ОУ ежегодно составляется План совместной деятельности. Данный план рассматривается и утверждается на деловой встрече руководителей. Каковы обязанности секретаря при организации такой встречи? Встретить гостей у входа в здание и провести их в кабинет руководителя, при этом предложив снять верхнюю одежду и показав нахождение туалетной комнаты.
1. Необходимо подготовить проекты соглашений и планов по совместной деятельности, а также конкретные предложения по организации совместных мероприятий и видов оказываемых услуг.
2. Предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки перед началом деловой встречи в кабинете руководителя или в комнате переговоров; в середине длительной беседы – по просьбе руководителя или, если дверь открыта, – через 1–1,5 ч после первого угощения; в перерыве на переговорах, совещаниях.
3. После завершения переговоров, подготовить документы в чистовом варианте и принести их на подпись.
4. Подготовить корпоративные подарки для создания положительного настроя гостей.
Так как в этом учебном год образовательное учреждение готовилось встретить свой 35летний юбилей, то подарки были изготовлены в должном количестве. Руководитель шефствующего предприятия и его заместитель получили сувениры – картины-обереги, а также всем гостям были вручены календари с видами родного города и сюжетами из жизни образовательного учреждения. Такие подарки были не только приятны, но имели и функциональное значение – календари могли использоваться в работе весь следующий год, и напоминать о совместной деятельности организаций.
Помимо профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Если виноваты, исправьтесь, если шеф был несправедлив поверьте, что он умен и сам разберется в этом [3;5].
Ваша задача помочь начальнику сделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память все, абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компании имел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится в их корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшего секретаря стоил фирме крупного контракта. Оградите шефа от ненужных посетителей и звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил Малкольм Болдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет [5].
Умный секретарь сам варьирует методы «укрощения» грозного шефа в зависимости от ситуации и характера объекта. Но есть универсальный прием для общения почти с любым руководителем: «Вы гений, Ваше величество!», то есть нужно постоянно хвалить его самого, его дело и даже свои идеи выдавать за его. Это, как правило, приятно любому шефу вне зависимости от его образования, интеллекта и характера. Но делайте это артистично, не скатываясь на грубую лесть. Вашим профессиональным девизом должно быть: «Начальник всегда прав!», и даже в ситуации, когда, например, он опоздал или не пришел на переговоры, ваша задача придумать что-нибудь убедительное, чтобы не представлять своего шефа в невыгодном свете: «Михаил Александрович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 20 минут» (не забудьте посетителям предложить чай-кофе и займите их беседой) [3].
Однако есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем, этим свойством обладали вполне. Они были беззаветно преданы своим начальникам. Большинство современных руководителей мечтают о секретаре старой закалки, имея в виду их безграничную преданность и надежность. Такому секретарю порой даже прощаются профессиональные промахи и ошибки.
Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют конфиденциальной информацией о шефе – секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа [8;10].
Взаимоотношения с руководителем могут строиться по-разному. Например, секретарь образовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора в течение дня. Иногда случались такие моменты, что директор отлучался с рабочего места, не предупредив секретаря о том, куда он пошел и когда вернется. Подчас, такая ситуация ставила секретаря в неловкое положение, потому что такие отлучки руководителя случались очень часто. Иногда, если руководителю звонили из Управления образованием, а его не было на месте и дозвониться до него не представлялось возможным, разговоры переадресовывались заместителю директора по учебно-воспитательной работе. Однажды, при проведении расширенного совещания по гражданской обороне, директор где-то задерживался. Пришедшие специалисты Управления образованием выказывали нетерпение, поэтому совещание было начато без руководителя. Причину его опоздания придумали уважительную, сказав, что он находится с документами в земельно-кадастровой палате. А так как там действительно процедура принятия и рассмотрения документов очень затянута по времени, то такое опоздание простили, и не сделали административного замечания. Во так складывались отношения секретаря и директора до недавнего времени. Но, в конце концов, работу такого руководителя признали неэффективной и его уволили.