Построение системы мониторинга контролируемых финансовых показателей охватывает следующие процедуры:
Построение системы информативных отчетных показателей по каждому виду финансового контроллинга
Разработка системы обобщающих (аналитических) показателей, отражающих фактические результаты достижения предусмотренных количественных стандартов контроля
Определение структуры и показателей форм контрольных отчетов (рапортов) исполнителей
Определение контрольных периодов по каждому виду финансового контроллинга и каждой группе контролируемых показателей.
Установление размеров отклонений фактических результатов контролируемых показателей от установленных стандартов осуществляется как в абсолютных, так и в относительных показателях. Определение критерия „критических» отклонений, который может быть дифференцирован по контрольным периодам.
Выявление основных причин отклонений фактических результатов контролируемых показателей от установленных стандартов проводится по предприятию в целом и по отдельным „центрам ответственности».
Система мониторинга ООО «Доминус» корректируется главным бухгалтером при изменении целей финансового контроллинга и системы показателей текущих планов и бюджетов.
Форма отчета, которая может формироваться ежемесячно и ежеквартально по предприятию в целом, представлена в табл.3.
Данная форма отчета включает все необходимые данные для мониторинга в финансовом контроллинге ООО «Доминус». Оперативная информация, поступающая из данного отчета, позволяет вовремя разглядеть отклонения и принять меры по их устранению.
Таблица 3
Форма контрольного отчета в ООО «Доминус»
| показатель | план | факт | Отклонение | Характеристика отклонения | причины | Подразде-ление | |||
| (абсол.) | в % | положитель-ное | отрицательн. допустимое | отрицательн.е критическое | |||||
| 10-15% | 20% и более | ||||||||
5. Формирование системы алгоритмов действий по устранению отклонений.
5.1. Система действий по работе с отклонениями в ООО «Доминус» заключается в трех алгоритмах, представленных в таблице 4.
Таблица 4
Система алгоритмов действий по устранению отклонений в ООО «Доминус»
| Категория отклонения | Содержание решения | Срочность исполнения | |
| положительное | Ничего не предпринимать | ||
| отрицательное допустимое | Устранить отклонение | Изменить систему плановых или нормативных показателей | Срочно |
| отрицательное критическое | Очень срочно | ||
5.1.1. «Ничего не предпринимать» - когда размер отрицательных отклонений значительно ниже запланированного «критического» критерия.
5.1.2. «Устранить отклонение» – когда размер отрицательных отклонений приближен либо больше запланированного «критического» критерия.
В этом случае предусматривается процедура поиска и реализации резервов по обеспечению выполнения целевых, плановых или нормативных показателей в разрезе различных аспектов финансовой деятельности и отдельных финансовых операций (режима экономии, система финансовых резервов).
5.1.3. «Изменить систему плановых или нормативных показателей». В этом случае вносятся предложения по корректировке системы целевых стратегических нормативов, показателей текущих финансовых планов или отдельных бюджетов. В отдельных критических случаях может быть обосновано предложение о прекращении отдельных производственных, инвестиционных и финансовых операций и даже деятельности отдельных центров затрат и инвестиций.
Положение об отделе автоматизированной системы управления ООО «Доминус»
1. Общие положения
1. Отдел автоматизированной системы управления производством является самостоятельным структурным подразделением Общества.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора ООО «Доминус».
3. Отдел подчиняется непосредственно техническому директору ООО «Доминус».
4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора ООО «Доминус».
5. Работники отдела автоматизированной системы управления производством назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению начальника отдела.
6. В своей деятельности отдел руководствуется:
6.1. Уставом предприятия.
6.2. Настоящим положением.
2. Цели
2.1.Формировать и поддерживать современную автоматизированную систему управления.
2.2.Поддерживать средства автоматизации управления и программное обеспечение постоянно в рабочем состоянии. Заботиться о том, чтобы всем сотрудникам ООО «Доминус» были созданы наилучшие условия для автоматизации рабочих процессов.
2.3.Постоянно совершенствовать автоматизацию рабочих процессов, по согласованию с директором проводить модернизацию технического оборудования и обновление программного обеспечения.
2.4.Экономить рабочее время сотрудников и средства предприятия, за счёт автоматизации рабочих процессов на всех участках, где это возможно.
3. Функции
3.1. Руководство разработкой и внедрением проектов совершенствования управления производством на основе использования совокупности экономико-математических методов, современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи и элементов теории экономической кибернетики.
3.2. Исследование систем управления, порядка и методов планирования и регулирования производства с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим.
3.3. Анализ и изучение проблем обслуживания автоматизированных систем управления предприятием и его подразделениями.
3.4. Участие в составлении технических заданий по созданию автоматизированных систем управления производством.
3.5. Подготовка планов проектирования и внедрения автоматизированных систем управления производством и контроль за их выполнением.
3.6. Определение задач, их алгоритмизация, увязка организационного и технического обеспечения всех автоматизированных систем управления производством.
3.7. Организация работы по совершенствованию документооборота на предприятии (определение входных и выходных документов, порядка их ввода и вывода, приема и переформирования, передачи по каналам связи, оптимизации документов, рационализации содержания и построения документов, удовлетворяющих требованиям автоматизированной системы управления производством и удобству для работы соответствующих исполнителей).
3.8. Разработка и проектирование технологических схем обработки информации по всем задачам автоматизированной системы управления производством и технологических процессов обработки информации при помощи средств вычислительной техники.
3.9. Руководство разработкой инструкций, методических и нормативных материалов, связанных с информационным обеспечением автоматизированных систем управления производством (кодирование сырья, материалов, готовых изделий, деталей, сборочных единиц, подготовка необходимых справочников, дешифраторов и т.п.).
3.10. Организация подсистемы нормативно-справочной информации.
3.11. Обеспечение правильности переноса исходных данных на машинные носители.
3.12. Установка, отладка, опытная проверка и ввод в эксплуатацию комплекса технических средств автоматизированных систем управления производством.
3.13. Обеспечение бесперебойного функционирования системы и принятие оперативных мер по устранению возникающих в процессе работы нарушений.
3.14. Контроль за своевременностью поступления первичных документов, предусмотренных системой, правильностью их оформления, передачей в соответствующие подразделения информации, обработанной при помощи средств вычислительной техники.
3.15. Анализ и учет случаев отказа системы.
3.16. Разработка и проведение мероприятий по повышению качества и надежности автоматизированных систем управления производством.
3.17. Модернизация применяемых технических средств.
3.18. Совершенствование организации и методов подготовки задач по алгоритмизации с целью сокращения сроков и стоимости проектирования автоматизированных систем управления производством.
3.19. Оказание методической помощи подразделениям предприятия в подготовке исходных данных для автоматизированных систем управления производством.
4. Права
4.1. Отдел автоматизированной системы управления производством имеет право:
4.1.1. Давать указания руководителям технических подразделений предприятия по эксплуатации автоматизированных систем управления производством.
4.1.2. Участвовать в общем планировании деятельности предприятия.
4.1.3. Требовать от руководителей всех структурных подразделений:
- выполнения инструкций, методических и нормативных материалов, связанных с информационным обеспечением автоматизированных систем управления производством;
- предоставления первичных документов, предусмотренных автоматизированной системой, правильностью их оформления;
- предоставления иных сведений, необходимых для работы отдела;
5. Взаимоотношения (служебные связи)
Для выполнения функций и реализации прав отдел автоматизированной системы управления производством взаимодействует:
5.1. С директорами направлений и начальниками отделов по вопросам получения:
заявок на разработку автоматизации рабочих процессов;
отчётов о соблюдении технологии применения автоматизированной системы и программного обеспечения;
предложений по совершенствованию автоматизированной системы управления.
5.2. С директорами направлений и начальниками отделов по вопросам предоставления:
указаний о внесении изменений в технологию применения автоматизированной системы управления;