· Ограничение на доступ пользователей (групп пользователей) к группам документов по признакам, содержащимся в документе.
· Ограничение на доступ пользователей (групп пользователей) к отдельным реквизитам документов.
· Ограничение на доступ пользователей (групп пользователей) к данным по отдельным контрагентам (группам контрагентов).
· Протоколирование действий пользователей, связанных с информационной безопасностью.
4. Базовая концепция организации документооборота при использовании Системы “Галактика”
Концепция системы “Галактика” предполагает четкое разделение функций между специалистами (подразделениями), осуществляющими инициирование и регистрацию хозяйственных операций, специалистами (подразделениями), выполняющими функции учета и контроля экономических аспектов производственной деятельности и специалистами (подразделениями), осуществляющими функции планирования и управления производством. В Системе “Галактика” задачи, решаемые первой группой специалистов, включены в контур оперативного управления. Задачи, решаемые второй группой специалистов, включены в контуры бухгалтерского учета и административного управления. Задачи, решаемые специалистами третьей группы, включены в контур управления производством.
При четко налаженной организационной технологии работ в рамках системы “Галактика” каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, наполняя базу данных предприятия оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, имея возможность получать информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей.
В соответствии с установленными правами доступа специалисты всех служб предприятия имеют возможность анализа не только той информации, за ввод которой они несут непосредственную ответственность, но и сопряженной с ней: за подготовку и ввод которой отвечают другие службы.
По технологии системы “Галактика” поступающие сведения о датах и суммах произведенных оплат при вводе в базу данных должны быть связаны с документом, послужившим основанием для данной оплаты. В момент установки связи с конкретным документом, послужившим основанием для выполнения платежа, эти сведения становятся доступными и специалисту, выполнявшему регистрацию документа-основания.
Разделение документопотока на оперативный, бухгалтерский и производственный контур позволяет своевременно фиксировать сведения, являющиеся, с точки зрения бухгалтерии, неполными и не подлежащими учету. Примером таких сведений являются намерения на заключение договоров (договора и счета в состоянии “оформляемый”).
Для точной оценки финансового положения предприятия все изменения в состоянии материальных и финансовых средств, возникающие в ходе производственной и хозяйственной деятельности, должны быть проведены специалистами бухгалтерии. Возможны два варианта выполнения проводок: ручной и автоматизированный. Автоматизированная технология выполнения проводок в Системе “Галактика” реализуется при условии создания и ведения пользователем каталога типовых хозяйственных операций. Выполняя разноску (привязку) первичных документов по типовым хозяйственным операциям, специалист бухгалтерии тем самым определяет состав проводок, подлежащих выполнению, а также алгоритм их расчета. При наличии правильно настроенного каталога типовых хозяйственных операций функции разноски платежных документов можно поручить человеку, не имеющему специальной подготовки в области бухгалтерского учета.
Укрупненная схема организации документооборота при использовании Системы “Галактика” приведена на рис. 3.1.
Следует отметить, что само наличие на предприятии Системы “Галактика” не гарантирует выполнение качественного учета и анализа всех экономических аспектов деятельности предприятия, так как кроме инструментария для выполнения учета необходимо иметь методику организации учета, четко ей следовать и иметь высокий уровень подготовки кадров.
Основные процессы деятельности Комбината представлены в приложении Е их автоматизация первостепенна так как они являются очень важными или их обработка и анализ занимает существенное время в общем документопотоке. Эти процессы составляют основу бизнес – процессов предприятия и без них интегрированная система предприятия не будет эффективна.
Информационную систему предприятия можно рассматривать в трех аспектах: это внутренняя финансовая информация, информация о производстве и информация для управленческого состава.
Внутренняя финансовая информация.
Главное назначение финансовой информации – показать финансовое положения предприятия (ликвидность, платежеспособность т.д.), показать качественную и количественную характеристику денежных потоков, а так же показать путь улучшения их.
Финансовый анализ позволяет полноса раскрыть составляющие финансовой информации.
Применительно к финансовому анализу в интегрированной системе существуют механизмы, позволяющие достаточно просто формировать отчетные формы, позволяет формировать по данным отчетности новые агрегированные показатели, т. е. формализовать сложные многоступенчатые методики финансового менеджмента. Таким образом, за счет настраиваемой системы показателей оценки эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия можно создавать отчеты для самых разнообразных потребителей учетной информации - как внешних, так и внутренних.
Отбор информации для анализа производится в специальном режиме "Статистика". Так как система является "родной" для всей совокупности программных продуктов корпорации "Галактика", она распознает окружающие ее файлы базы данных и выбирает из них все, что требуется пользователю.
Данные отбираются за любой указанный пользователем период, а основной информационной базой анализа служат сальдо и обороты как синтетических, так и аналитических счетов. Особо подчеркнем это обстоятельство, поскольку часто системы финансового анализа используют в расчетах только высокоагрегированные синтетические показатели. Здесь же предоставляется возможность задействовать практически любую аналитическую информацию, имеющуюся в базовой системе автоматизации бухгалтерского учета.
Анализ может проводиться по каждому синтетическому счету, субсчету или коду аналитического учета, а также по их спискам, заданным пользователем, что позволяет объединять учетные данные в однородные по тем или иным критериям группы и, в частности, произвольным образом группировать аналитические показатели. Как показывает опыт применения подсистемы "Финансовый анализ" в составе "Галактики", это крайне важно при выполнении внутреннего анализа эффективности работы предприятия. Ведь если механизм группирования данных синтетического учета (например, для построения аналитических балансов) хорошо разработан в экономической теории и такого рода анализ уже используется в отечественной практике управления, то методики внутреннего анализа пока еще не стали популярными в России. Поэтому реализация возможности получения самых разнообразных статических срезов и исследования динамики развития тех или иных аналитических данных приобретает первостепенное значение в плане расширения и дополнения информационной базы управления.
Помимо анализа финансовых потоков в национальных денежных единицах, пользователь может с помощью этой подсистемы строить аналитические отчеты и диаграммы по данным в валюте в соответствии с курсом, действующим на момент проведения конкретных хозяйственных операций. По мере накопления информации последовательных учетных периодов в базе данных программы можно отслеживать динамику и структуру изменения расчетных показателей хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и с учетом индекса цен, что позволяет сравнивать эффективность его работы в различные промежутки времени.
Анализ динамики синтетических и аналитических показателей создает информационную базу для поддержки процесса решения задач выработки стратегических направлений развития бизнеса.
Суть интегрированной системы не в том, чтобы упорядочить документооборот и ускорить подготовку бухгалтерской отчетности. Это полезные свойства, но они не помогут в конкурентной борьбе за клиентов. То, что необходимо, - это оперативная и достоверная информация о себестоимости, выполняемых заказах, сроках платы поставщику или сроки оплаты покупателей и т.д. Только эта информация предоставит рычаги для эффективного управления предприятием.
На конкретном примере я показу, что даст интегрированная система в дебиторской задолженности. Из анализа дебиторской задолженности видно, что общий объем задолженности увеличился (смотри таблицу 3.4.).
Таблица 3.4.
Показатели дебиторской задолженности (тыс.руб)
| № | Наименование показателей | 2005 год | 2006 год | Отклонения (+/-) |
| 1 | Выручка | 4 438 984 | 4 033 686 | - 405298 |
| 2 | Дебиторская задолженность | 1414676 | 1683267 | 268591 |
| 3 | Срока оборота дебиторской задолженности | 128,011139 | 138,408351 | 10,39721 |
Срока оборота дебиторской задолженности = (365*ДЗ)/В, характеризует срок погашения дебиторской задолженности, измеряется в днях. Срок оборота увеличился это отрицательное явление, значит, возрастает дебиторская задолженность.
Применение интегрированной системы на предприятии указанной в приложении Ж схема организации дебиторской задолженности, приведет к следующему эффекту: уменьшению нарушений оплаты покупателей на 20% , сокращение оборачиваемости дебиторской задолженности на 20 дней, в следствии, сокращение среднегодовой задолженности и высвобождение оборотных средств в размере 380 млн.руб. Этот эффект достигается путем быстрого и оперативного реагирования на увеличение или уменьшение дебиторской задолженности. Все данные, по дебиторской задолженности, приведенные в приложении, являются приблизительными, расчеты основаны на анализе предприятий внедривших интеграционную систему управления предприятием.