При поиске поставщика экономист запрашивает у потенциального поставщика по телефону цены на сырье. В случае, если поставщик не сообщает цены на сырье по телефону (так бывает чаще), поставщику отправляется предварительная заявка (в форме письма по почте). В ответ на заявку поставщик отправляет проект договора со спецификацией (которая включает цены) или отказ.
Выбор поставщика производится согласно утвержденной методике. Каждый поставщик получает бальную оценку по ряду критериев.
Если поставщик был выбран на основании устной информации о ценах на сырье, то ему направляется запрос на предоставление договора.
Экономист группы снабжения ОМТС оформляет договор (заполняет недостающие реквизиты), готовит протокол разногласий и лист согласования.
Затем экономист передает договор на согласование в отделы Общества. Отделы визируют договор с замечаниями или без замечаний.
Экономист группы сбыта ОМТС отправляет договор с протоколом разногласий поставщику.
Поставщик готовит протокол согласования и отправляет его экономисту.
Экономист либо соглашается с условиями поставщика, либо готовит следующий протокол разногласий и отправляет его поставщику. Данный процесс продолжается до тех пор, пока не будут согласованы все спорные вопросы.
Экономист передает подписанный договор на хранение в фондово-договорной отдел.
Затем экономист вводит в систему Axapta карточку договора.
Описание бизнес-процесса "Подача месячных заявок поставщикам и заявок на транспортировку"
На основании месячного плана снабжения экономист группы снабжения ОМТС готовит и отправляет поставщику месячную заявку на поставку материалов. Месячные заявки отправляются поставщику два раза в месяц (25-го и 10-го числа на основании предварительного и уточненного плана снабжения). В заявке указывается дата поставки и количество материала.
В случае, если экономист вводит одну закупку на месяц, то после подачи заявки он вводит эту закупку в системе Axapta.
На основании плана снабжения экономист рассчитывает потребность в транспорте. На основании потребности экономист готовит месячные заявки на транспортную перевозку. Заявки отправляются в транспортную компанию по почте.
Описание бизнес-процесса "Контроль поставок"
На основании месячного плана снабжения экономист группы снабжения ОМТС отслеживает приближение срока поставки и запрашивает у поставщика подтверждение готовности поставить сырье (в устной форме).
Также регулярно экономист готовит и отправляет в транспортную компанию разовую заявку на осуществление транспортной перевозки, в которой детально описывает требования к транспортному средству. Также в заявке указывается адрес погрузки и разгрузки, даты.
В случае, если поставщик отгружает материалы на условиях предоплаты, экономист запрашивает у поставщика счет на оплату и передает его экономисту плановой группы для оформления требования-бегунка.
Экономист плановой группы оформляет требование-бегунок и передает его в финансовый отдел.
После подачи автомобиля экономист группы сбыта ОМТС выписывает ему пакет документов (разрешение на вывоз тары, доверенность).
Если материалы доставляются в таре Общества, то производится загрузка тары в автомобиль.
Затем экономист группы снабжения ОМТС отслеживает передвижение автомобиля (приезд к поставщику и начало погрузки, завершение отгрузки и выезд водителя, местонахождение водителя в пути до момента его приезда в Компанию).
Описание бизнес-процесса "Разгрузка материалов"
После въезда автомобиля с материалами на территорию Общества охрана с центральных ворот сообщает на склад о въезде машины (не всегда).
Затем машина подъезжает к воротам склада, и водитель предъявляет кладовщику склада материалов документы на груз.
Кладовщик склада материалов проверяет корректность сопроводительных документов и подает заявку в службу ПРР на предоставление грузчиков. Кладовщик склада материалов также вызывает охрану.
После прихода грузчиков грузчики с водителем открывают машину и выгружают поступившие материалы. Затем производится пересчет, взвешивание и контроль целостности упаковки. В случае совпадения фактически полученного и указанного в документах количества или веса подписывается накладная.
В случае отклонений по количеству (или весу) учет поступления материалов приостанавливается. Кладовщик склада материалов сообщает об отклонении экономисту группы снабжения ОМТС. Экономист группы снабжения ОМТС сообщает поставщику о факте отклонения. Поставщик признает факт отклонения и соглашается перевыписать счет-фактуру. Если поставщик не признает факт недопоставки составляется акт приемки. Для составления акта приемки могут приглашаться представители поставщика или общественные представители (по распоряжению поставщика).
Грузчики размещают груз в указанные кладовщиком склада материалов места хранения. Если груз поступает в мешках, то он может быть уложен на паллеты. Кладовщик склада материалов устанавливает табличку "Заблокировано" напротив поступивших материалов, если они подлежат входному контролю.
После этого кладовщик склада материалов оформляет документы на груз (заполняет реквизиты накладной и ставит на ней подпись и штамп). Штамп на накладной также ставит охрана. Один экземпляр накладной возвращается водителю и он отпускается.
Кладовщик склада материалов регистрирует приход материалов в сменном журнале.
В случае, если материал подлежит входному контролю, кладовщик склада материалов выписывает предъявительскую на каждый вид поступившего материала. Затем кладовщик склада материалов регистрирует предъявительскую в журнале предъявительских.
В случае, если поставщик отправляет жидкое сырье в железнодорожных или автомобильных цистернах, то перед приемкой сырья сразу же производится входной контроль его качества (снятие проб и проведение анализов). Для вызова контролера ГВК кладовщик склада материалов выписывает предъявительскую и передает ее в ГВК. В случае положительного анализа проб и соответствия фактического количества сырья количеству, указанному в документах, цистерна раскачивается.
Описание бизнес-процесса "Учет поступивших материалов"
Регистрацию прихода поступивших материалов в системе Axapta выполняет зав. складом материалов. Приход регистрируется на основании подписанной приходной накладной (форма ТОРГ-12 или М-15). Зав. складом материалов получает приходную накладную от кладовщика склада материалов, который на основании накладной регистрирует приход в журнале прихода.
Зав. складом материалов передает поступившие от кладовщика склада материалов накладные экономисту группы снабжения ОМТС для создания закупки.
После получения счета-фактуры от поставщика экономист группы снабжения ОМТС создает закупку и указывает цены материалов. Затем он возвращает накладные и копию счета-фактуры зав. складом материалов.
Зав. складом материалов регистрирует приход в системе Axapta и распечатывает приходный ордер (форма М-4).
Затем зав. складом материалов регистрирует приход в карточке учета материалов.
Зав. складом материалов передает приходный ордер на подпись экономисту группы снабжения ОМТС.
Экономист подписывает приходный ордер и возвращает его зав. складом материалов.
Зав. складом материалов регистрирует расход в карточке учета материалов.
Зав. складом материалов передает копию счета-фактуры, приходный ордер, накладную и карточку учета материала в бухгалтерию. Бухгалтер расписывается в карточке учета материалов и возвращает ее зав. складом материалов.
Экономист группы снабжения ОМТС проверяет корректность переноса реквизитов счета-фактуры в систему ИКАР, и проводит счет-фактуру. Одновременно с этим формируются и печатаются требования-бегунки. Требования-бегунки экономист передает в финотдел (через плановую группу ОМТС).
Описание бизнес-процесса "Входной контроль"
Процедура входного контроля начинается с подачи зав. складом материалов предъявительской. Предъявительская выписывается кладовщиком склада материалов при приемке материала и передается зав. складом материалов сразу же или в начале следующего рабочего дня (если материал поступает в ночное время).
На основании предъявительской ГВК выделяет контролера. Контролер приходит на склад и проверяет сырье. В случае, если требуется проведение анализов, то контролер снимает пробы и блокирует партию сырья. В противном случае контролер проводит контроль на месте и выдает заключение.
Взятые пробы контролер ГВК передает в ЦЗЛ. ЦЗЛ проводит анализ проб и выдает заключение.
В случае положительного заключения ЦЗЛ контролер разблокирует партию и наклеивает на нее заключение со штампом ОТК.
В случае отрицательного заключения ЦЗЛ контролер выписывает отрицательное заключение.
В случае, если сырье не проходит контроль только по одному из нескольких показателей, то экономист группы снабжения ОМТС готовит служебную записку на имя Главного технолога с просьбой принять решение по материалу. Главный технолог либо принимает решение о возврате материала поставщику, либо об использовании его в производстве или на хозяйственные нужды.
В случае, если принимается решение о возврате сырья поставщику, то экономист ОМТС готовит и отправляет поставщику претензию. Обычно поставщики заменяют сырье на качественное. В таком случае счет-фактура заново не выписывается.
Описание бизнес-процесса "Перемещение МПЗ"
Отпуск материалов в производство производится на основании заявки на отпуск по лимиту или на основании заявки на сверхлимитный отпуск. При оформлении заявки на отпуск сверх лимита цех пишет служебную записку на имя начальника ОМТС.