На основании утвержденных переносов, кладовщик склада материалов ежедневно распечатывает задание на перемещение материалов в цеха, на каждое перемещение в цех распечатывает Требование-накладная М-11 и передает ее грузчику.
На основании Требования-накладной М-11 грузчики собирают и развозят материалы по цехам.
В момент выбытия материала с центрального склада кладовщик центрального склада материалов разносит журнал переноса в Логистической системе.
После того, как грузчик развезет материалы, Требование-накладная М-11 с подписью цеха "Принял" возвращается на склад материалов.
При необходимости получения материалов сверх нормы, диспетчер ПДБ цеха пишет служебную записку на имя начальника ОМТС. На основании подписанной начальником цеха и главным инженером служебной записки диспетчер ПДБ создает журнал Перенос на перемещение материалов со склада материалов в цех.
В случае, если в ходе производства обнаруживается, что поставленное поставщиком сырье было бракованным, то в цехе оформляется акт о браке. На основании акта о браке сырье вывозится на склад материалов. Кладовщик склада материалов принимает бракованное сырье на склад, регистрирует приход сырья в логистической системе.
Описание бизнес-процесса "Инвентаризация материалов на складах"
Инвентаризация на материальных складах производится на основании приказа (раз в год, при смене мат. ответственного лица или по спец. распоряжению руководства).
При проведении инвентаризации зав. складом материалов формирует в информационной системе инвентаризационную ведомость (в виде журнала инвентаризации) и вводит в нее результаты инвентаризации.
Затем зав. складом материалов разносит журнал инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии и распечатывает инвентаризационную ведомость.
Инвентаризационная ведомость подписывается членами инвентаризационной комиссии и передаются в бухгалтерию.
Описание бизнес-процесса "Отпуск материалов на сторону"
В случае реализации материалов клиент обращается с просьбой (в виде заявки) реализовать материал к Коммерческому директору. Коммерческий директор принимает решение и утверждает заявку клиента. В заявке указывается процент наценки, с которой будет продан материал.
На основании утвержденной заявки экономист группы снабжения ОМТС создает заказ. В заказе автоматически рассчитывается цена реализации материалов. Цена реализации рассчитывается на основании учетной цены из карточки материала и заданного экономистом группы снабжения ОМТС процента наценки. Процент наценки устанавливается приказом по Общества.
На основании созданного заказа экономист группы снабжения ОМТС в информационной системе распечатывает Приказ на отпуск материалов на сторону и передает его клиенту.
Клиент дооформляет приказ на отпуск материалов на сторону (получает подписи у коммерческого директора и главного бухгалтера).
Клиент обращается с утвержденной заявкой (письмом) и приказом на склад.
Кладовщик склада материалов проверяет корректность оформления заявки и приказа и производит комплектацию и отпуск материалов.
На основании полученной от кладовщика склада материалов заявки и приказа на отпуск материалов на сторону и с учетом фактически скомплектованного количества материалов зав. складом материалов обрабатывает накладную по заказу в информационной системе (форма М-15).
В конце месяца зав. складом распечатывает в информационной системе отчет Карточка учета материала.
Накладная, заявка и приказ на отпуск материалов на сторону, на основании которых был произведен отпуск материалов, передаются в бухгалтерию.
Бухгалтер бюро по учету материалов на основании накладной формы М-15 обрабатывает в информационной системе счет-фактуру по отпущенному на сторону материалу.
Ежемесячно кладовщик склада материалов распечатывает в информационной системе Журнал прихода.
Передача во временное пользование
Бывают случаи, когда материал отпускается во временное пользование. В таком случае клиент готовит письмо с просьбой о предоставлении материала на имя коммерческого директора. Коммерческий директор ставит визу на письмо.
На основании утвержденной заявки экономист группы снабжения ОМТС создает заказ. В заказе автоматически подставляется залоговая цена материалов.
На основании созданного заказа экономист группы снабжения ОМТС в информационной системе распечатывает Приказ на отпуск материалов на сторону и передает его клиенту.
Клиент дооформляет приказ на отпуск материалов на сторону (получает подписи у коммерческого директора и главного бухгалтера).
Клиент обращается с утвержденной заявкой (письмом) и приказом на склад.
Кладовщик склада материалов проверяет корректность оформления заявки и приказа и производит комплектацию и отпуск материалов.
На основании полученной от кладовщика склада материалов заявки и приказа на отпуск материалов на сторону, а также с учетом фактически скомплектованного количества материалов зав. складом материалов обрабатывает накладную по заказу в информационной системе (форма М-15).
Накладная, заявка и приказ на отпуск материалов на сторону, на основании которых был произведен отпуск материалов, передаются в материальную бухгалтерию.
Счет-фактура по заказу не обрабатывается до окончания месяца. Если клиент возвращает материал, то зав. складом сторнирует накладную по заказу. Если клиент не возвращает материал до конца месяца, то бухгалтер бюро по учету сырья и материалов обрабатывает счет-фактуру по отгруженному материалу (как и в случае обычной реализацией).
Описание бизнес-процесса "Заявочная кампания в отделах дирекций"
Подразделение составляет и предоставляет в отдел свою потребность в ТМЦ на год в подразделение-куратор.
В подразделении-кураторе происходит составление обобщенной заявки на Компанию, рассчитывается необходимый объем финансирования.
Происходит утверждение бюджета.
В случае уменьшения финансирования происходит коррекция годового плана в натуральных показателях как сводного, так и по подразделениям.
В течение учетного года подразделения выдают в подразделение-куратор уточненную потребность – заявку на месяц (квартал).
Происходит согласование заявки с утвержденным бюджетом.
При положительном решении в случае отсутствия необходимого ТМЦ на складе запускает бизнес-процесс по закупке ТМЦ у поставщика (возможно с выбором нового поставщика).
По мере обращений подразделений-потребителей им выдается со склада подразделения-куратора ТМЦ в рамках поданных заявок.
По некоторым ТМЦ (например, инструмент) ведется учет времени использования в подразделении-потребителе.
Просмотр остатков на складе ЦИС, сколько и когда отпущено ТМЦ в цеха.
Подконтур "Сбыт"
Функциональные роли
Экономист БРЛГП ПСО
Экономист планово-договорного бюро ПСО
Экономист группы сбыта ПСО
Экономист ОСбП
Кладовщик склада готовой продукции цеха
Кладовщик ЦСГП
Кладовщик ОКиОТ
Бухгалтер бюро по учету реализации бухгалтерии
Экономист Юротдела
Диспетчер ПДБ
Инвентаризационная комиссия
Юрист Финотдела
Контролер ОТК
Описание бизнес-процесса "Прием и согласование годовых заявок клиентов"
В случае поступления в ПСО или ОСбП годовой заявки на новое изделие она передается в Дирекцию главного инженера.
В Дирекции главного инженера происходит процесс освоения нового изделия, включающий заключение договора на разработку нового изделия, проектирование оснастки, выпуск пробной партии, расчет норм расхода материалов и прочие процедуры.
После освоения нового изделия заявка клиента передается в экономический отдел, где производится расчет цены.
Рассчитанная цена и условия поставки согласовываются с клиентом. Заключается договор на поставку продукции.
В случае согласования с клиентом условий поставки и заключения договора, необходимые данные по новому изделию заносятся в Логистическую систему. Смотри пункт 4.3.4. Подконтур "Управление производством", Описание бизнес-процесса "Техническая подготовка производства".
После выполнения процедур бизнес-процесса "Техническая подготовка производства", либо в случае поступления заявки на ранее производимое изделие, начинаются процедуры по занесению прогноза продаж, заказов клиентов и планированию производства и закупок. Смотри пункт 4.3.4. Подконтур "Управление производством", Описание бизнес-процесса "Планирование производства и закупок".
В случае поступления в ПСО или ОСбП годовой заявки на ранее производимое изделие, она передается в Дирекцию главного инженера для согласования.
Описание бизнес-процесса "Заключение договоров на поставку продукции с клиентами"
Экономист планово-договорного бюро ПСО или экономист ОСбП на основании утвержденной заявки клиента готовят текст договора на поставку продукции. Текст договора передается клиенту для согласования.
Клиент согласовывает текст договора. Клиент может вернуть договор с замечаниями. В таком случае происходит процесс согласования договора.
Если договор заключен с новым клиентом, то экономист планово-договорного бюро ПСО или экономист ОСбП готовят заявку на ввод реквизитов нового клиента и передают ее в ОИТ.
ОИТ вводит нового клиента в Логистическую систему в справочник Клиентов.
Экономист планово-договорного бюро ПСО и экономист ОСбП вводят в Логистическую систему договор с клиентом в справочник Договоров.
Описание бизнес-процесса "Заказ транспорта"
Экономисты БЛРГП ПСО и ОСбП на основании графика поставок (с учетом информации о таре, вместимости ее в автомобиль и приблизительном объеме груза) печатают в информационной системе отчет Потребность в транспорте.
На основании отчета Потребность в транспорте экономист БЛРГП ПСО и экономист ОСбП формирует или распечатывает (если транспортная компания не принимает заявки в электронном виде) в информационной системе и отправляет в транспортную компанию месячную заявку на транспортную перевозку (раздельно по первичному и вторичному рынку с привязкой к клиенту).