Вопросник структурированного собеседования для анализа исследуемой должности инспектора по кадрам оформлен в специальные формы для ответов. В таблице 1 приведена форма для фиксации общей информации по должности.
Таблица 1. Форма для фиксации общей информации по должности
| Наименование работы (должности) | Инспектор по кадрам |
| Где работает | Отдел кадров |
| Вышестоящая должность | Руководитель отдела кадров |
| Нижестоящая должность | - |
Для проведения интервью был составлен перечень вопросов, необходимых для выявления интересующей нас информации, которая будет основой нашего анализа и описания работы. Перечень вопросов и полученные ответы на них в ходе интервью представлены в таблице 2.
Таблица 2. Вопросник для проведения интервью
| Вопросы | Ответы |
| Как называется Ваша должность? | Инспектор по кадрам |
| В каком отделе Вы работаете? | Отдел кадров |
| Какие должности работы непосредственно выше Вашей? | Генеральный директор, руководитель отдела кадров |
| Какие должности работы непосредственно ниже Вашей? | - |
| Кто является Вашим непосредственным руководителем? | Руководитель отдела кадров |
| Есть ли персонал, подчиняющийся Вам непосредственно? | - |
| Какой Вы себе представляете главную цель Вашей работы? | Осуществление персонифицированного учета и документального обслуживания сотрудников компании. |
| Каковы Ваши основные задачи и обязанности? | Оформлять прием, увольнение и перемещение сотрудников, а так же другие документы, связанные с их работой. |
| Должны ли Вы заполнять какие-либо формы или вести какие записи, отчеты, письма? | Ведение различных журналов регистрации (трудовых договоров, приказов, справок и др.), внесение данных и работа с программой ПОИСК, письма в компании и государственные учреждения, связанные с обслуживанием работников нашей фирмы или непосредственно самой фирмы. А так же отчеты по запросам руководителей структурных подразделений. |
| Приведите примеры и расскажите, как они заполняются? | В журналах регистрации фиксируются каждый оформленный приём, увольнение или перевод работников, каждое оформление разного рода приказов, выдача какой-либо справки и др. мероприятия, связанные с оформлением документов. Отчеты заполняются исходя из конкретных запросов руководителей структурных подразделений. |
| Кому Вы обычно пишите письма, служебные записки, отчеты? | Отправление писем и необходимых документов осуществляется в страховую компанию, Пенсионный Фонд, банк, обслуживающий компанию и в другие учреждения при необходимости. А так же отчеты руководителям подразделений внутри компании. |
| Каково обычно содержание этой письменной работы? | В основном это списки сотрудников, отобранных по какому-либо критерию, необходимые данные о них, их заявления, либо др. информация, касающаяся персонала. |
| Как часто приходится Вам их писать? | Ежемесячно |
| Какие расчеты Вам приходится выполнять? | Расчет стажа работников. |
| Какой Вам требуется самый высокий уровень математических, компьютерных знаний? | Математические и компьютерные знания на среднем уровне |
| Как часто Вы работаете с цифрами, компьютерными программами? | С компьютерными программами ежедневно |
| С какими программными обеспечениями Вы знакомы? | Знание компьютерных программ: офисного пакета Microsoft, ПОИСК, электронной почты. |
| Какие аспекты Вашей работы, если таковые имеются, требуют от Вас точности или аккуратности в работе? | Оформление приказов, заполнение журналов регистрации, работа с личными данными работников, составление отчетов. |
| Каковы были бы последствия, если бы Вы были не точны или неаккуратны в этих областях? | Ошибки в начислении заработной платы, её составных частей Ошибки могут привести к штрафам, пеням, налоговым санкциям. |
| Как много Вас контролируют? | Генеральный директор, руководитель отдела кадров |
| Сколько у Вас контактов с Вашим непосредственным руководителем? | Ежедневно, в течение всего рабочего дня |
| Как узнает Ваш руководитель, что Ваша работа по качеству ниже стандартных требований? | Ошибки в записях, нарушение порядка оформления документов, несвоевременное оформление приказов и др. |
| Сколько человек контролируете Вы? | - |
| В чем заключается этот контроль? | - |
| Что Вам приходится планировать или организовывать? | Организовывать свою работу с учетом поступающих документов и заявлений, а так же сроков исполнения. |
| Каким образом Вы определяете порядок выполнения своей работы (то есть она заранее определена или Вы свободно устанавливаете свои собственные приоритеты)? | Порядок выполнения работы определяется самостоятельно исходя из степени важности и срочности |
| С какими людьми в данной организации Вы контактируете? | Директор, секретарь директора, руководитель отдела кадров, руководители подразделений, работники отдела труда и заработной платы, бухгалтерии, а так же все работники как объекты учета инспектора по кадрам. |
| Насколько важен этот контакт с каждым из этих людей? | От этих людей получаю всю необходимую информацию по работе. |
| Как часто Вы вступаете в контакт с этими людьми? | Со многими ежедневно. |
| С какими людьми вне данной организации Вы вступаете в контакты? По какой причине? | С работниками Пенсионного Фонда, банка, страховой компании. Передача необходимых данных о работниках, получение услуг этих компаний для работников нашей компании. |
| Как часто Вы вступаете в контакты с каждым из этих людей? | По мере необходимости. |
| Участвуете ли Вы в каких-либо переговорах, собеседованиях, обучении, публичных выступлениях? | Практически никогда. |
| Каковы основные формы контактов (например, личное общение, по телефону, через письма, записки и т.д.)? | Формы контактов - личное общение, по телефону, через письма, служебные записки. |
| Насколько важны эти формы контактов? | Обмен необходимой информацией. |
| Большая часть Вашей работы выполняется в помещении или вне помещения? | Вся работа происходит в помещении |
| Со сколькими людьми Вы работаете большую часть времени? | Большая часть времени происходит в отделе кадров, который состоит из 5 человек |
| Каковы физические условия работы (например, освещение, температура, шум, площадь рабочего места и т.д.)? | Все в норме |
| Каковы перспективы дальнейшего развития? | Возможно расширение сферы деятельности организации и в связи с этим увеличение работы и заработной платы. |
| Какая требуется квалификация и опыт для выполнения работы? | Высшее образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года. |
| Каковы условия найма, например, заработная плата, отпуск, рабочие часы, оплата больничных листов, пособия, льготы? | Оклад 10000 рублей. Отпуск 28 дней. Рабочий день с 9: 00 до 18: 00, обед с 12: 00 до 13: 00. Выходные суббота, воскресенье. Больничные листы оплачиваются в соответствии с КЗОТ. Пособий, льгот нет. |
Получив необходимую информацию от самого работника и изучив его должностную инструкцию, можно вычленить его основные обязанности и задачи, а так же оценить их с точки зрения важности каждой из них и количества затрачиваемого времени на их исполнение. В таблице 3 показана форма для регистрации информации по каждой основной обязанности интервьюируемого работника. Оценка интересующих нас параметров (важность и количество затрачиваемого времени) носит балльный характер со шкалой значений от 1 до 4.
Таблица 3. Форма для регистрации информации по каждой основной обязанности работника
| Основные обязанности | Важность(1 2 3 4) | Количество затрачиваемого времени(1 2 3 4) |
| Оформление приема сотрудников | 4 | 2 |
| Оформление увольнения сотрудников | 4 | 2 |
| Оформление переводов сотрудников | 4 | 2 |
| Оформление отпусков сотрудников | 3 | 3 |
| Оформление других приказов, связанных с работой (приказы о дисциплинарном взыскании, поощрении, выдаче материальной помощи, компенсации за обучение, совмещение должностей и др.) | 3 | 2 |
| Оформление листков нетрудоспособности | 3 | 2 |
| Оформлять командировки сотрудников | 3 | 3 |
| Выдача сотрудникам справки с места работы | 2 | 1 |
| Выдача сотрудникам копий документов, связанных с работой | 2 | 1 |
| Оформление полисов обязательного медицинского страхования. | 3 | 2 |
| Печатать приказы на поощрение в связи с юбилейной датой. | 2 | 2 |
| Подготовка документов для лицензирования | 4 | 3 |
| Оформление, составление и предоставление отчетов по индивидуальным сведениям в Пенсионный Фонд | 3 | 4 |
| Ведение работы по оформлению банковских карт сотрудникам. | 3 | 4 |
| Оформление изменений фамилии сотрудникам. | 2 | 2 |
| Составление отчетов по запросам руководителей структурных подразделений. | 3 | 4 |
| Внесение в программу ПОИСК кадровых данных сотрудников, работающих по договорам на оказание услуг. | 3 | 2 |
В ходе проведенного анализа выяснилось, что работа инспектора по кадрам носит чисто исполнительский характер, с отсутствием каких-либо элементов творчества, что можно считать определенным минусом данной должности. Однако инспектор выполняет одну из важнейших функций в компании - ведет персонифицированный учет всех работников. Как видим, основная часть его рабочего времени приходится на документальное облуживание работников.