Автоматизирование рабочего места менеджера сервисного центра (стр. 3 из 4)

2.3. Текущее местонахождение техники (склад аппаратов с указанием ячейки, мастер)

3. Выдача техники клиенту:

3.1. Формирование пакета документов (акты выполненных работ, накладных на возврат) путем считывания штрих-кода с заказ - наряда

3.2. Выписка актов о замене (списании) аппаратов

Для удобства ввода документов, в системе организованы вспомогательные справочники: модели, типы ремонта, комплектность, внешний вид и другие.

СКЛАД АППАРАТОВ

Подсистема предназначена для автоматизации складского учета принятых в цех аппаратов. В системе реализована возможность ведения учета в разрезе ячеек. Склад может быть разбит по усмотрению кладовщика на произвольное количество подскладов и ячеек внутри склада. При приемке выдачи аппаратов кладовщик оформляет документ перемещение аппаратов, который может находиться в двух состояниях: перемещение зарегистрировано и утверждено.

Основные функциональные возможности подсистемы:

Перемещение аппаратов между складами

Работа со сторонними сервисными центрами:

Прием техники от сторонних сервисных центров

Передача техники в сторонние сервисные центры

Формирование сопроводительных документов

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ПРОЦЕСС (ЧЕРНЫЙ, БЕЛЫЙ СЕРВИС)

Распределение аппаратов на мастеров

Выписка актов выполненных работ на основании «Заказ-Нарядов»:

ввод актов мастерами;

визирование руководителями участка;

автоматическое списание запчастей;

Расчет управленческой заработной платы

Выписка актов о замене (списании) аппаратов

Контроль сроков выполнения ремонтов

Заказ запчастей:

■и"резервирование запчастей на складе под конкретный Заказ-Наряд;

заказ запчастей без резерва;

заказ ходовых запчастей;

заказ запчастей в отдел снабжения.

Подготовка документов для ремонтов с доставкой (БО1, БО2 в случае платного ремонта, а в случае гарантийного ремонта существуют формы по брендам)

Ведение истории ремонтов с возможностью поиска:

■по контактным данным клиента;

по информации об изделии;

по прочей информации находящейся в документе Заказ-Наряд.

9. Поисковая система по полям Заказ-Наряда (с возможностью поиска по вхождению)

ДИСПЕТЧЕРСКАЯ СЛУЖБА

Данный модуль предназначен для автоматизации диспетчерской службы компании. Центральным документом подсистемы является документ заявка, который оформляется на каждый звонок клиента. В системе заложена возможность задания неограниченного количества видов заявок, например: заявка на установку КБТ, заявка на настройку телевизора или заявка на установку сантехники. Для каждого вида заявки, в пользовательском режиме, можно задать произвольное количество дополнительных вопросов исходя из конкретной задачи.

В системе существует возможность задания карты диалога для каждого вида заявки, т.е. последовательности задания диспетчером вопросов. В системе предусмотрен универсальный отчет, который позволяет руководителю службы получать информацию о принятых и распределенных заявках.

Как видно из представленной схемы подсистема «диспетчерская служба» тесно связана с другими модулями системы.

Основные функциональные возможности подсистемы:

При приеме заявок

1. Хранение справочной информации по мастеров. ■ текущего расписания мастера;

его предельной нормы загрузки;

зоны обслуживания;

видов выполняемых мастером работ

2. Проектирование заявки в пользовательском режиме:

проектирование неограниченного вида заявок (установка, ремонт, настройка);

задание любого количества реквизитов различных типов для каждого вида заявки;

задание карты диалога для каждого вида заявки: последовательность, возможные варианты ответов, важность вопроса;

возможность организации помощи для каждого вопроса (подкрепление документов любых типов, открытие любых приложений).

3. Пошаговый помощник ввода заявки:

последовательность вопросов определенная картой диалога;

проверки подлинности номера гарантийного талона;

проверка модели на возможность гарантийного ремонта;

информирование о нахождении клиента в списке особых клиентов (VIP, черные);

информирование о предыдущих вызовах.

4. Распределение заявок (назначение на мастеров)

первоначальное назначение заявок на мастеров в зависимости от фиксированного перечня параметров, определенных в справочных данных мастеров;

расширенное распределение (перераспределение) мастеров;

Регистрация отказов по заявкам

Отслеживание состояний заявки

Оформление технических заданий на заказ запчастей

Подготовка необходимой отчетности о работе диспетчерской службы:

сводный отчет диспетчерской;

почасовое распределение заявок;

количество обращений по рекламе;

загрузка мастеров;

отчет по отказам;

отчет по не закрытым заявкам;

учет обращений по рекламе.

СЛУЖБА ДОСТАВКИ

Модуль предназначен для автоматизации рабочего места диспетчера, отвечающего за доставку техники в цех и обратно. Рабочее место позволяет формировать товарно-транспортные накладные, отслеживать доставку в другие подразделения компании или клиентам. Модуль позволяет отслеживать аппараты, находящиеся в пути.

1. Оформление документов «Акт на доставку»

Оформление сопроводительных документов для доставки аппаратов в сторонние организации

Оформление отчета «Аппараты в пути»

ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

В программе реализована подсистема, позволяющая гибко управлять ценами компании. Возможно ведение скидок и наценок. Неограниченное задание типов цены, с возможностью расчета

СКЛАДСКОЙ МОДУЛЬ

1. Работа с номенклатурой:

указание partnumber и бренда;

ведение списка кодов замены;

ведение списка аналогов (другие запасные части с аналогичными характеристиками)

2. Работа с поставщиками:

Поступление ТМЦ от поставщиков (варианты операции: купля-продажа и ответ. хранение);

Возврат ТМЦ поставщику (варианты операции: купля-продажа и ответ. хранение).

Оформление счета-фактуры полученной и счета-фактура выданной.

3. Работа с покупателями:

■Реализация ТМЦ (оптовая и розница).

Возврат ТМЦ от покупателя (варианты операции: оптовая и розница);

Счета-фактуры выданные

Складские операции:

Инвентаризация ТМЦ на складе и отражение в программе;

Списание ТМЦ (брак, недостача, пересортица и другое);

Перемещение ТМЦ внутри компании (варианты операции: на мастера, с мастера, между складами);

5. Отчеты:

Остатки товаров на складах;

Ведомость по товарам на складах;

неликвиды;

ведомость по партиям товаров на складах;

приход партий товаров от поставщиков;

расход партий товаров покупателям;

стоимость товаров на складах - диаграмма;

количество товаров на складах - диаграмма;

продажи за период;

продажи за период - диаграмма.

СНАБЖЕНИЕ ЗАПАСНЫМИ ЧАСТЯМИ

Модуль предназначен для автоматизации отдела снабжения компании. Для сотрудников отдела снабжения предусмотрен удобный интерфейс, который позволяет фильтровать заказызапчастей по бренду и формировать в автоматическом режиме заказы поставщику. В системе предусмотрен контроль долгов по представительствам. Далее перечислены основные функциональные возможности подсистемы:

Запчастей по бренду и формировать в автоматическом режиме заказы поставщику. В системе предусмотрен контроль долгов по представительствам. Далее перечислены основные функциональные возможности подсистемы:

1. Работа с Заказами покупателей:

заказ запчастей (оформление предварительной договоренности о намерении покупателя приобрести ТМЦ с резервированием на складе, бронированием в будущих поставках поставщиках и без оного);

заказ ходовых запасных частей;

проводить корректировку заказа, связанную с изменением товарных и финансовых договоренностей с

покупателем;

регистрировать закрытие заказов покупателей с учета: расторжение сделки, закрытие заказов как не требующие выполнения, снятие резервов и бронирования в заказах поставщиков

2. Работа с Заказами поставщикам:

■заказ запчастей у поставщика;

■корректировка заказа запчастей;

■снятие заказов поставщикам 3. Отчеты:

анализ заказов запасных частей (что и сколько планируется, сколько отгрузили, сколько оплатили, сколько в резерве по этому заказу, каков свободный остаток на складе, сколько заказали поставщику);

анализ заказа поставщику (что и сколько планируется, сколько получили, сколько оплатили, сколько забронировано по заказам покупателей, сколько есть на складе и в резервы);

заказы покупателей (вывести те заказы запасных частей, по которым необходимо произвести отгрузку товаров);

ведомость по заказам покупателям (полная информация по выполнению заказов запасных частей за определенный период в части отгрузки товаров);

заказы поставщикам (получить те заказы поставщикам, по которым на дату формирования отчета не поступили ТМЦ, а также увидеть распределение ТМЦ по заказам запасных частей);

ведомость по заказам поставщикам (полная информация по выполнению заказов поставщиками за определенный период в части поступления товаров)

анализ заказов покупателей (анализ состояния заказов запасных частей на определенный момент времени (состояния завершенности, оплаты, отгрузки, нужно ли еще заказывать у поставщиков))

оплата заказов за период (вывести все заказы запасных частей, поставщиков и оплаты по ним за период формирования отчета (информация о сумме заказа, о сумме оплаты))

ВЗАИМОРАСЧЕТЫ, ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА

В программе реализована возможность ведения взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров и оформления операций в любой валюте.