При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь, число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.д.
Оценка выявленных в результате инвентаризации неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а сумма амортизации определена по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.
ОС вносятся в опись по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и т.д.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в опись по наименованиям с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описи приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
ОС, которые в момент инвентаризации находятся вне организации (в дальних рейсах морские и речные суда, ж/д подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.
На ОС, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.д.).
Одновременно с инвентаризацией собственных ОС, проверяются ОС, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.
В ходе проведения инвентаризации составляется Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1).
Инвентаризационная опись ОС применяется для оформления данных инвентаризации ОС (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.д.). Документ составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность ОС. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица.
До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы и содержит утверждение, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию и все ОС, поступившие на ответственность материально ответственного лица, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Инвентаризационная опись по форме № ИНВ-1 печатается с вкладными листами по образцу 2-й страницы формы, количество, которых определяет заказчик бланков. При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-1 выдается комиссии на бумажных или машинных накопителях информации с заполненными графами, отражающими название ОС, их технические данные, дату принятия к учету.
В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму амортизации определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.
Опись составляется отдельно по группам ОС (производственного и непроизводственного назначения). На ОС, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.
Необходимо проверить правильность всех расчетов, приведенных в инвентаризационной описи и подписать ее последний лист. Документ должен храниться в архиве организации пять лет.
На бухгалтерских счетах оформление результатов инвентаризации отражается следующим образом.
Приходуются излишки по первоначальной стоимости:
Д-т 01 «ОС»
К-т 91-1 «Прочие доходы».
Отражается амортизация по ним:
Д-т 91-2 «Прочие расходы»
К-т 02 «Амортизация ОС»
При выявлении недостачи по ОС производят списание с баланса недостающего инвентарного объекта с выяснением причин недостачи и соответствующим отражением операций в системе бухгалтерских счетов:
1. установлено виновное лицо:
а) Производится списание сумм начисленной амортизации
Д-т 02 «Амортизация ОС»
К-т 01 «ОС»
б) Отражаются суммы недостач в пределах остаточной стоимости
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т 01 «ОС»
в) Выявленная сумма недостач относится на виновное лицо
Д-т 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
г) Отражается сумма разницы между рыночной стоимостью, взыскиваемой с виновного лица и остаточной стоимостью недостающего актива:
Д-т 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К- 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
д) По мере взыскания с виновного лица причиненного им ущерба будет уменьшаться его задолженность перед организацией
Д-т 50, 70
К-т 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
е) В дальнейшем (после погашения виновным лицом недостачи) на вносимую сумму превышения рыночной стоимости недостающего актива над остаточной, будут уменьшаться доходы будущих периодов и признаваться прочие доходы и расходы отчетного периода:
Д-т 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
К-т 91-1 «Прочие доходы».
ж) На виновное лицо относится и сумма НДС по приобретенным ОС, которые оказались недостающими или испорченными по его вине:
- если сумма входящего НДС еще не была принята к зачету, то в полной сумме НДС
Д-т 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т 19 «НДС по приобретенным ценностям
- если НДС уже был принят к зачету:
Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям
К-т 68-2 «Расчеты по налогам и сборам»
пропорционально оставшемуся сроку полезного использования объекта (сумма НДС / весь срок использования ОС х оставшийся срок использования ОС)
Д-т 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т 19 «НДС по приобретенным ценностям
2. не установлено виновное лицо или во взыскании с материально ответственного лица отказано судом на сумму остаточной стоимости
Д-т 91-2 «Прочие расходы».
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Расхождение между данными инвентаризации и данными бухгалтерского учета оформляются бухгалтерией путем составления Сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18). Для сличительной ведомости предусмотрен типовой бланк. Ведомость составляет бухгалтер только по тем ОС, по которым в процессе инвентаризации были выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета (излишки или недостачи).
Ведомость составляют в 2 экземплярах: один экземпляр остается в бухгалтерии, второй передают работнику, ответственному за сохранность основных средств. Документ должен храниться в архиве организации не меньше 5 лет.
Инвентарные объекты, входящие в состав ОС подвергаются физическому и моральному износу.
Физический износ - потеря эксплуатационных качеств ОС под влиянием нагрузок в ходе его использования при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, при эксплуатации ОС во влажных и агрессивных средах, под воздействием высокого давления и температур.
Моральный износ - потеря ОС своих эксплуатационных качеств по сравнению с новыми высокоэффективными образцами, при этом использование объекта ОС возможно, но не эффективно.