При входе гостей должны встречать либо сотрудники РА, либо специальные люди, одетые соответственно стилистике мероприятия. Обязательно должна быть регистрация прессы, а иногда регистрируют и гостей. Для регистрации журналистов за столиком с табличкой «Пресса» сидит человек и записывает фамилии и координаты пришедших журналистов, которых тут же можно спросить, когда предполагается выход материала, сделав об этом пометку. Журналистам вручают пресс-релиз или пресс-пакет. Пресс-релиз должен быть как можно более объемным, содержать максимум информации о компании, о ее продукции, маркетинговой стратегии, планах и т. д., чтобы облегчить работу журналистов, дав им необходимую информацию для публикации. Пресс-релиз пишут заранее и делают несколько больше экземпляров, чем приглашенных журналистов, т. к. некоторые гости тоже могут захотеть его получить. Пресс-пакет может включать папку с пресс-релизом и дополнительными материалами: например, диаграммами, таблицами, буклетом, иллюстративным материалом (фотографиями руководителей компании, продукции и т. д.).
Красивые презентационные материалы (буклеты, открытки, альбомы и пр.) нужно разложить на видных местах, чтобы гости могли их взять. Если есть место, то нужно выставить образцы товаров. Если предполагается раздача образцов продукции или презентационных материалов, то для этого обычно приглашают моделей из модельных агентств.
Программа презентации. Презентация начинается, как правило, через 10-15 минут после заявленного времени, чтобы успело собраться большинство гостей, либо после приезда самого важного гостя, который обещал обязательно приехать.
Торжественная часть презентации, приуроченной к началу рекламной кампании, должна быть очень короткой — 10-15 минут. Если предполагается вручение наград или подарков, например, лучшим дистрибьюторам, то это надо сделать сразу же. Иногда официальная часть включает просмотр небольшого фильма, тогда надо заранее заказать и подготовить соответствующее оборудование.
После официальной части гостей приглашают к столу. Иногда это бывает фуршет, иногда буфет, иногда гостей обслуживают официанты. Хорошо, если одновременно с угощением происходит какое-то шоу или действие. Оно может быть любым — концерт, выступление детей, цирковых артистов, спортсменов, юмористов и т. д.
Всех сотрудников, работающих на презентации, предварительно надо накормить, чтобы во время презентации они работали, а не ели.
Заканчивается презентация вручением подарков гостям. Если есть разница в подарках для мужчин и женщин, то это нужно учитывать при раздаче.
Во время презентации следует вести видеосъемку, чтобы позднее сделать репортаж и в виде отчета подарить кассету заказчику. После презентации нужно отслеживать упоминания о ней в СМИ: записи эфира, публикации в прессе. Весь собранный материал красиво оформляют и прилагают к отчету для клиента.