Илья Гируцкий
Представьте, что вы почувствовали легкое недомогание, обратились к врачу, прошли обследование и стали обладателем следующей справки:
Результаты обследования предприятия Х.
Симптомы: Нечетко сформированная стратегия …. нет целостного взгляда на предприятие.. организационный порядок не зафиксирован или зафиксирован формально … сотрудники и руководители имеют смутные представления о деловом процессе и своем месте в нем … нет четкого распределения прав, обязанностей и полномочий превалирование «местечковых» интересов … сложность во взаимодействии подразделений … высокие издержки и затраты … нет четкой системы распределения ресурсов … нет ответственных за результаты (ситуации «а кто шил костюм?») … слабая ориентация на клиента …
Диагноз: t: 39,8 C
Курс лечения: описать и оптимизировать бизнес-процессы
Примечание: рекомендовано в качестве великолепного и высокоэффективного лечебного средства в случае хронических заболеваний или острых приступов, а также в качестве профилактического средства «витаминизации» предприятия, в период интенсивного роста и развития
Не очень хочется стать обладателем подобной «справки», не правда ли? Как пройти этим курсом? - читай на развороте об организации проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов Эта статья посвящена не только тем компаниям, которые переживают острый кризис из-за тяжести нерешенных в свое время проблем, но и тем, которые регулярно проводят «витаминизацию» и сегодня являются успешными, растущими «вширь» предприятиями, стоящими на пороге открытия: пора применять технологии интенсивного пути развития. Зачем моей компании нужно описание бизнес-процессов? — подумает иной руководитель — Проблем и так хватает, а тут еще о какой-то оптимизации кругом говорят… Судите об этом, прочитав наш информационный выпуск до конца.
Консультанты компании «Ключевые решения» проанализировали наиболее частые запросы заказчиков на описание и моделирование бизнес-процессов и сформулировали основные области их применения:
1. Оптимизация деятельности предприятия. Каждый успешный менеджер задается вопросами: как увеличить прибыль предприятия и снизить издержки? Какую стратегию поведения на рынке выбрать? Как наиболее эффективно организовать функционирование предприятия и управление им? Так или иначе, деятельность любого предприятия — это целый ряд определенных процессов. Их изменение или модернизация позволяет решать не только организационные, но и технологические проблемы, повышает качество продукта (товара, услуги). Ключевыми результатами оптимизации процессов являются:
Анализ и расшивка «узких мест» бизнес-процесса;
Функционально-стоимостной анализ (ФСА). ФСА — это технология, внедрение которой в деятельность предприятия снижает затраты, оптимизирует издержки, позволяет гибко управлять распределением ресурсов между конкретными операциями, чем значительно увеличивается конкурентоспособность предприятия.
2. Создание технического задания для создания и настройки модулей информационных систем управления. Допустим, принято решение о покупке или разработке информационной системы управления предприятием (ИСУП). В любой компании-создателе ИСУП, скажут о необходимости сформировать техническое задание (ТЗ), отражающее требования и потребности заказчика. Чем грамотнее, четче оно составлено, тем дешевле и быстрее обходиться создание, тестирование и настройка модулей ИСУП. Консультанты «Ключевых решений» не раз наблюдали ситуацию: клиенту кажется, что он достаточно четко излагает свои мысли, требования и пожелания к ИСУП, а в это время глаза программистов окутывает пелена непонимания. И наоборот, когда начинают говорить программисты, «засыпает» клиент. Как сделать так, чтобы и клиент и программист говорили на понятном друг другу языке? Описание бизнес-процессов в решении данной задачи исполняет важную роль посредника между заказчиком и программистами, переводя потребность заказчика на понятный для разработчиков язык. Ключевые результаты описания (модель «как есть») — это:
четкая картина всех исполнителей и механизмов, ресурсов и продуктов, задач и очередности их выполнения;
четкая постановка задачи для проектирования ИСУП с учетом специфики организации.
3. Автоматизация документооборота. Иногда количество документов, маршруты их движения представляют собой загадку даже для сотрудников, их осуществляющих. Не говоря уже о руководителе, который либо тонет под ворохом бумаг, либо не имеет возможности оперативно принять управленческое решение ввиду отсутствия необходимых материалов. Вывод один — хаос можно автоматизировать! Правда, в этом случае получится автоматизированный хаос. Чтобы этого избежать, необходимо тщательно разобраться в текущей ситуации. Наилучший способ сделать это — описать процесс документооборота.
описание создает целостную картину движения документов в организации: отражаются все документы, порядок их движения, проводимые с ними действия, все ответственные исполнители (модель «как есть»);
на основе описания можно создать новые схемы движения документов (без «провалов» и «зависаний»), которые качественно улучшат процесс документооборота;
описание позволяет сформировать ТЗ на создание электронной системы документооборота.
4. Подготовка предприятия к сертификации по стандартам ISO. Процессный подход впервые появился менее двадцати лет назад и был встречен достаточно равнодушно. И только в связи с массовым внедрением стандартов качества ISO 9000 управление бизнес-процессами в организациях начало набирать обороты. Бизнес-процесс — это поток работы, идущих внутри предприятия от одного исполнителя к другому. Основная идея управления бизнес-процессами проста: работа в организациях не движется вверх и вниз по своей функциональной иерархии, она течет сквозь организацию в виде набора бизнес-процессов, которые в большинстве организаций никем не управляются и никто за них не отвечает. Описание бизнес-процессов при подготовке предприятия к сертификации решает следующие ключевые задачи:
Согласно рекомендациям, отраженным в стандартах ISO, для прохождения сертификации необходимо описание бизнес-процессов. Процессы предприятия исследуются консультантами на предмет их соответствия стандартам ISO. По результатам описания и анализа составляются рекомендации. Затем строится модель “как должно быть” (опять-таки в соответствии с требованиями ISO).
Часто вопрос стоит не только в том, как это сделать, но каким образом? Консультанты компании «Ключевые решения», к примеру, используют программное обеспечение IDEF 0 Em/Tool, рекомендованное Госстандартом Республики Беларусь в качестве кейс-средства для описания бизнес-процессов.
По желанию заказчика консультанты сопровождают процесс перехода предприятия на работу по стандартам ISO.
5. Тиражирование бизнеса. Некоторые организации активно развиваются за счет открытия типовых филиалов или подразделений. В данном случае логичным является вначале тщательно смоделировать уже работающие подразделения, изучить их бизнес-процессы, оптимизировать и зафиксировать в виде стандарта работ, а затем открывать новые филиалы по типовым схемам.
Организация проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов (БП)
Организация проекта описания и оптимизации БП — технология не сложная, тем не менее, она имеет строгие правила. Чем отличается описание бизнес-процессов от моделирования? Описание предполагает построение модели бизнес-процессов предприятия, это анализ и отражение существующего положения вещей — «как есть». Моделирование — это построение новых моделей на базе имеющихся на предприятии бизнес-процессов — «как должно быть». Проясним в данном выпуске основные этапы организации проекта по описанию и моделированию бизнес-процессов.
1. Описать цели и задачи проекта. Каких результатов нужно достичь в результате проекта? Обычно целеполагание осуществляет лицо, принимающее решение (ЛПР). Сформулированные ЛПР цели и задачи могут в дальнейшем уточняться, детализироваться на проектной группе.
2. Сформировать проектную группу по описанию и оптимизации. Кого туда включать? Обязательно в проектную группу должны быть включены «хозяева» процессов. Например для банка, «хозяевами» будут являться руководители подразделений, отвечающих за кредитование, торговые операции, инкассацию, бюджет и т. д. На проектной группе:
определяются процессы, подлежащие описанию и оптимизации,
составляется план мероприятий,
распределяются задачи и обязанности,
назначаются ответственные
Необходимо организовать обучение проектной группы правилам и технологиям описания и моделирования бизнес-процессов. Далее проектной группой выбирается способ описания и представления бизнес-процессов и составляется словарь, который будет использоваться при описании и моделировании БП. Это нужно, чтобы исключить ситуации, когда один и тот же документ в разных подразделениях назывался по-разному. При описании это вносит сумятицу, несогласованность моделей, хаос и путаницу во время анализа. Поэтому лучше сразу определиться с терминологией.
3. Описание процессов «как есть».
На данном этапе происходит:
Сбор информации о бизнес-процессах предприятия (собеседования с участниками бизнес-процессов, анкетирования и т.д).
Построение моделей бизнес-процессов «как есть».
Согласование и корректировка моделей.
4. Моделирование бизнес-процесса. На данном этапе аналитики проектной группы анализируют модель «как есть», осуществляют поиск «узких мест» и составляют рекомендации по оптимизации бизнес-процесса. Далее, проектная группа выстраивает модель «как должно быть» с учетом рекомендаций и поставленных перед проектной группой целей. Далее построенная модель оптимизированного бизнес-процесса проходит процедуру согласования, коррекции и утверждения.