Рисунок 3 – структура управления организацией.
2.4. Необходимо, чтобы каждый работник ознакомился со своими должностными инструкциями, понимал всю ответственность выполняемой им работы.
Определив количество кадров, необходимо приступить к набору людей.
Набор заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и специальности, из которого организация отбирает наиболее подходящих для нее работников.
Набор провели, теперь необходимо из этих людей отобрать наиболее подходящих на каждое место. В большинстве случаев выбирать следует человека, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который представляется наиболее подходящим для продвижения по службе. Объективное решение о выборе, в зависимости от обстоятельств, может основываться на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качествах (что немаловажно для нашего предприятия), о желании работать и принести пользу в данное предприятие. Для руководящих должностей, особенно более высокого уровня, главное значение имеют навыки налаживания межрегиональных отношений, а также совместимость кандидата с вышестоящими начальниками и с его подчиненными. Эффективный отбор кадров представляет собой одну из форм предварительного контроля качества человеческих ресурсов.
Так как человек очень сложное существо, то и управлять им тоже сложно. Очень тяжело учитывать все факторы, влияющие на работу человека, будь то семейные неприятности, плохое настроение или еще что-нибудь, надо стараться делать так, чтобы на рабочем месте человеку было комфортно, удобно, чтобы, придя на работу, он отвлекался от своих проблем и полностью отдавался работе. Необходим индивидуальный подход к каждому, и на нашем предприятии, я думаю, это можно будет сделать. Очень важным является сплоченность коллектива, осознание общей цели и стремление ее достигнуть.
Мы разобрались еще не со всеми проблемами, остались две: осуществление контроля за работой предприятия и конкурентоспособность.
Необходимо выполнять предварительный, текущий и заключительный контроль. Предварительный контроль необходим для того, чтобы проверить наличие и запас ресурсов. Текущий контроль, я так думаю, надо проводить один раз в неделю. Проверять, как реализуется задуманное, на сколько правильно выполняются поставленные перед каждым задачи, какие необходимо ввести корректировки, что изменить и т.д. Заключительный контроль необходим для того, чтоб посмотреть насколько мы приближаемся к поставленным целям, какую прибыль получаем, целесообразность дальнейших действий и т.д.
Надо также не забывать о конкурентах, необходимо «бороться » за клиентов. Мне кажется этого можно добиться за счет стильного интерьера, высокого сервиса, и что самое главное гибких цен (скидки студентам энергофака). В дневное время кафе может работать как столовая, а вечером - бар.
Как уже отмечалось выше, следить за всеми этапами работы кафе будет непосредственно директор. Директор будет ставить задачи на каждый месяц, исходя из потребностей клиентов (устраивать в определенные дни развлекательную программу, связанную с ближайшими праздниками на этот месяц – день Энергетика), определять количество поставок, дни поставок, составить график работы и т.д.
Обслуживающий персонал должен четко осознавать свою работу, четко выполнять поставленные перед ним задачи, вежливо обслуживать, причем официанты мужского пола должны обслуживать женскую половину, а официантки – мужскую половину. Для повышения конкурентоспособности необходимо ввести одинаковую форму одежды, в соответствии со стилем кафе. Нужно подумать и о вознаграждении самых лучших работников.
Я считаю, что многое зависит от подбора персонала, организации работы, внешнего вида предприятия и персонала. Необходимо учитывать экономическое положение людей, изменение их потребностей и желаний.
3. Описание основных взаимоотношений организации и внешней среды
В сегодняшнем сложном мире для эффективного выполнения управленческих функций необходимо понимать действие сил, внешних по отношению к организации и действующих в глобальном внешнем окружении. Современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответственным образом осуществлять изменения внутри себя.
Руководителям следует учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.
Первая проблема, с которой сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем, — определение внешней среды. Руководство, очевидно, должно ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых решающим образом зависит успех организации.
Один из способов определения окружения и облегчения учета ее влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основных группы:
1. Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации.
Поставщики. С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов — это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, — один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и успешность деятельности организации. В нашей организации работа непосредственно зависит от поставок продуктов. Если они по каким-либо причинам будут прерваны, работа кафе прекратится.