Дата документа (реквизит 09)
Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 09, является датой подписания, например, служебного письма, датой заседания (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата утверждения (в реквизите 15 «Гриф утверждения документа»), даты согласования в реквизите 22 «Гриф согласования документа» и в реквизите 23 «Визы согласования документа». Даты указываются часто в реквизите 19 «Текст документа» и в реквизитах 16, 18, 26-29, наличие которых на документе характеризует сроки выполнения определенных этапов работы с документами в организации.
Существуют два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 09, под реквизитами 07 или 08 в зависимости от вида бланка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2000.
Разрешается оформление даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2000.09.01.
Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.
Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2000 г.
Регистрационный номер документа (реквизит 10)
Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). Дополнительные составные части регистрационного индекса будут указывать место хранения документа после его подписания, принадлежность документа к определенному вопросу деятельности по классификатору вопросов деятельности организации и т. д.
Так, например, регистрационный индекс 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе документов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (индекс 01) в дело 43.
Таким образом, регистрационный индекс документа - это своеобразный закодированный адрес документа, который является необходимой составной частью для построения информационно-поисковой системы по документам организации.
Регистрационный индекс документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)
Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом:
«На №_________от_______» и заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Реквизит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступившего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 09 и 10).
До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 11.
Место составления или издания документа (реквизит 12)
Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 06 «Наименование организации».
Место составления или издания указывают в соответствии с принятым в стране административно-территориальным делением, употребляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. -поселок, дер. - деревня и т. д.
Реквизит указывается под датой и регистрационным номером документа, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании организации есть наименование города (поселка и т.д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место составления, так как ясно, где находится данная организация.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)
Гриф ограничения доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляют на верхнем поле документа на первой странице, без кавычек.
Реквизит может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации: например, может быть проставлен номер экземпляра. Обычно он помещается строкой ниже.
Наличие грифа указывает не только на специфику содержания документа, но и на то, что с данным документом должен соблюдаться определенный порядок работы, в том числе и в части соблюдения особых правил учета, регистрации, размножения, работы с ним, а также хранения, уничтожения.
Адресат (реквизит 14)
Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из нескольких составных частей, отделяемых друг от друга 1,5-2,0 интервалами. Внутри себя каждая составная часть печатается через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 06 «Наименование организации».
Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
должность, инициалы и фамилию[17];
почтовый адрес.
Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:
Комитет социальной защиты
населения Москвы
Управление профессиональной
реабилитации инвалидов
Начальнику Управления
В.А. Коняевой
Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:
Комитет социальной защиты
населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной
реабилитации инвалидов
В.А. Коняевой
Элементы почтового адреса на документах и конвертах указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:
наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);
название улицы, № дома, № квартиры;
название области, края, республики;
страна (для международных писем);
почтовый адрес.
Например:
населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной
реабилитации инвалидов
В. А. Коняевой
ул. Новая Басманная, д. 10
Москва, 110252
Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), страна, например:
V.Konyaeva
10, New Basmannya st.
Moscow, 110252, Russia
При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса, например:
Комитет социальной защиты
населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной реабилитации
инвалидов
В.А. Коняевой
ф. (095)261-12-65
При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:
ул.Чертановская, 10, кв. 154
Москва, 113648
А.П. Петрову
При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указываться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке документа почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работниками, занимающимися отправкой почты.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:
Директорам средних
профессиональных учебных
заведений
Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необходимое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового
товарищества «Горизонт»
ГОСТ Р.6.30-97 не предусматривает употребления перед инициалами и фамилией обращений типа «г-ну», «г-же», однако в практике это встречается и часто выглядит обоснованно, например:
Генеральному директору ОАО
«Пермские моторы»
г-ну А.А. Капину
Гриф утверждения документа (реквизит 15)
Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами:
утверждение должностным лицом (должностными лицами);
утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом).
В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 06 «Наименование организации». Реквизит сложный, состоящий из нескольких составных частей, которые отделяются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя составные части печатаются через один интервал.