В эту отметку согласно ГОСТ Р 6.30-97 входят порядковый номер и дата поступления (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Для проставления такой отметки используют штемпелевальные устройства, в которых автоматически происходит смена порядковых номеров и других цифровых или буквенных обозначений. Иногда организации проставляют в данной отметке свое сокращенное наименование, хотя упомянутым выше ГОСТом это не предусмотрено. Необходимо отметить, что проставление отметки о получении в экспедиции не означает регистрацию полученных документов. Эти данные необходимы прежде всего для учета объема документооборота и фиксации факта получения.
6. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам - структурным подразделениям организации. Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные устройства, где каждая ячейка имеет наименование конкретного структурного подразделения. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо структурного подразделения, концентрируются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан в службу ДОУ, как и документы, адресованные руководителю и его заместителям.
7. Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители структурных подразделений в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы из экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрационных номеров и авторов.
1. Кто в организациях осуществляет прием и отработку корреспонденции?
2. Почему централизация приема и отправки - непременное условие рациональной организации документооборота?
3. Какие виды работ выполняются и какие средства оргтехники применяются при обработке поступающей корреспонденции?
4. Что представляет собой реквизит 28 «Отметка о получении» и где он проставляется?
5. Почему не все конверты подлежат уничтожению после вскрытия?
6. Каким образом осуществляется доставка корреспонденции?
7. Куда должен передаваться документ, если в реквизите 14 «Адресат» указано только наименование организации?
8. Что должна сделать экспедиция, если при вскрытии конверта обнаружилось, что документ поступил без приложений?
9. Какая корреспонденция не подлежит вскрытию?
В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки документов проводят их предварительное рассмотрение с целью:
установления маршрута движения конкретного документа;
оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;
определения необходимости регистрации отдельных видов документов;
формирования информационно-поискового массива.
Предварительное рассмотрение осуществляют референты и помощники руководителей и заместителей руководителей, заведующие канцеляриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты или другие лица, специально назначенные для проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.
Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, получают доступ ко всей информации, поступающей в организацию. Они должны соблюдать служебную этику и обеспечивать защиту информации от несанкционированного доступа, хорошо ориентироваться в структуре организации, знать ее руководящий состав и распределение обязанностей между руководителями, состав руководителей структурных подразделений, круг вопросов, решение которых входит в их компетенцию. Они должны также хорошо знать состав документов и порядок работы с ними, правила их оформления, уметь пользоваться всеми классификационными справочниками, применяемыми в организации.
При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом:
документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Это зависит, прежде всего, от важности содержания документа, авторства, вида документа и необходимости срочного решения поставленных в нем вопросов. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;
документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;
документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;
документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению;
обращения граждан. Если в организации есть специальное подразделение по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение. Однако жалобы на действия подчиненных должностных лиц, а также предложения по улучшению деятельности организации должны направляться на рассмотрение руководству организации.
Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20% общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.
Для того чтобы ускорить рассмотрение документов руководителем, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, выполняют еще несколько операций.
Так, при необходимости к поступающему документу подбираются дополнительные материалы, если они могут понадобиться руководителю при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу, которая велась ранее, и т.п.). Если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, отражающие основные мысли автора документа.
Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.
Резолюция документа - это согласно ГОСТ Р 51141-98 «реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение». Как видно из определения, резолюция должна быть на документе, хотя это не всегда соблюдается на практике, поэтому ГОСТ Р 6.30-97 допускает также оформление резолюции на отдельном листе.
Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на любом свободном, кроме полей, месте и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?).
Например:
Иванову И. К.
Сидорову А. А.
Подготовить проект положения
об учетной политике к 03.12.2000
05.11.2000 личная подпись
Подпись в резолюции не расшифровывается, так как в любой организации сотрудники знают подписи лиц, имеющих право давать указание по исполнению документов.
Если в резолюции несколько исполнителей, ответственным является тот, кто указан первым. Это означает, что он должен организовать работу над документом и отвечает за его своевременное исполнение.
Иногда в резолюции не указывается срок исполнения. Это означает, что срок исполнения данного документа относится к типовым (например, служебное письмо - 10 дней). Дата резолюции играет также важную роль - от нее во многих организациях начинается исчисление срока исполнения, хотя по требованиям ГСДОУ документы должны быть рассмотрены в день поступления и срок исполнения должен исчисляться от даты поступления.
Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их на неопределенное время. Это препятствует исполнению документов, не дает возможности провести качественное исполнение. При правильной организации работы с документами существует четкий распорядок их передачи на рассмотрение руководству и возврата в службу ДОУ. Согласно резолюции руководителя определяется дальнейший маршрут движения документов. Однако до отправки документов по назначению они должны быть зарегистрированы и, кроме того, при необходимости могут быть изготовлены копии документов для передачи сразу нескольким исполнителям.
Также на участок регистрации передаются документы, не требующие рассмотрения руководства. Лицо, осуществляющее их предварительное рассмотрение, обычно проставляет на таких документах либо индекс структурного подразделения, либо фамилию его руководителя. Такая операция в делопроизводстве называется разметкой.
Документы, не требующие регистрации, после их разметки сразу передаются по назначению.
Документы, решение которых не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного письма с разъяснениями возвращаются в экспедицию на отправку отправителю или по назначению.
Обращения граждан после рассмотрения руководством организации или руководителем подразделения по работе с обращениями граждан должны быть зарегистрированы и переданы исполнителям. Если такого подразделения нет, данная категория документов регистрируется на участке учета и регистрации службы ДОУ. Все делопроизводство за исключением экспедиционной обработки по данной категории документов должно вестись обособленно от других видов документов.
1. Кто в службе ДОУ осуществляет предварительное рассмотрение поступающих документов?
2. Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим предварительное рассмотрение документов?