Позволяет избежать печатания чеков. Печатание чеков может надолго занимать принтер компании, если в ней работает много служащих. Кроме того, понадобится постоянное техническое обслуживание для предотвращения поломок. При использовании аутсорсинга ни принтер, ни сотрудники не понадобятся для выполнения этой задачи.
Прямое зачисление на банковские счета сотрудников. Во многих компаниях системы расчета заработной платы не позволяют переводить суммы заработной платы непосредственно на банковские счета сотрудников, в то время как все крупные поставщики предлагают эту услугу. Прямое зачисление на банковские счета особенно выгодно для компаний, работники которых постоянно находятся в командировках и, следовательно, не могут получить заработную плату или зачислить ее на свой банковский счет.
Раскладывание чеков по конвертам. Поставщик может автоматически упаковывать чеки в конверты и рассылать их сотрудникам компании, тем самым освобождая бухгалтерию от канцелярской работы.
Рассылка чеков по различным офисам компании. Хотя большинство поставщиков не занимается рассылкой чеков отдельным работникам, они высылают пакеты с чеками в офисы компании для последующей выдачи сотрудникам.
Использование штампа-факсимиле для заверения чеков. Поставщик ставит штамп-факсимиле с подписью должностного лица на всех чеках, освобождая это лицо от канцелярской работы.
Использование специальных и стандартных отчетов. Большинство поставщиков услуг по расчету заработной платы составляет самые различные отчеты, удовлетворяя потребности большинства компаний. В случае необходимости компания может составить дополнительные отчеты, поскольку поставщик обычно обладает специальным инструментом для этой цели.
Использование плана 401 (k). Некоторые поставщики услуг по расчету заработной платы могут автоматически вычитать средства из начисленной заработной платы сотрудников и от имени компании вкладывать их в пенсионный план 401 (k), тем самым избавляя служащих компании от значительного объема канцелярской работы, связанной с осуществлением этой функции.
Несмотря на внушительный список преимуществ, некоторые компании предпочитают не передавать функцию расчета заработной платы внешним поставщикам по одной или нескольким причинам, приведенным ниже:
Стоимость. Поставщики услуг по расчету заработной платы могут обойтись очень дорого, если используются все возможные услуги, связанные с этой функцией. Типичный поставщик назначает сначала очень низкие расценки за основную услугу по печати чеков с заработной платой. Однако, как только компания заключит соглашение об оказании этого вида услуг, она обнаружит, что стоимость дополнительных услуг вскоре превысит плату за основное обслуживание. Например, дополнительные вознаграждения могут взиматься за автоматизированную процедуру заверения чеков с помощью штампа-факсимиле, упаковку их в конверты, рассылку по различным офисам, клиентский доступ к программному обеспечению поставщика или перечисление заработной платы на банковские счета сотрудников.
Проблемы при переносе информационной базы. Чтобы сотрудники по-прежнему получали чеки с правильно начисленной заработной платой и налоговыми вычетами, необходимо надлежащим образом перенести большой объем информации в базу данных поставщика. Если при передаче информации в базу данных поставщика возникают проблемы, то компания может настолько разочароваться в поставщике, что решит вернуться к выполнению функции собственными силами. Передача данных может стать настоящей проблемой также из-за того, что многие компании хотели бы перейти на аутсорсинг в начале календарного года, в результате чего на персонал поставщика, отвечающий за системный перевод данных, ложится большая нагрузка.
Выписка чеков вручную. Сложно определить точную сумму налоговых вычетов, выписывая чек вручную. Однако многие фирмы, оказывающие услуги по расчету заработной платы, предлагают сегодня услугу автоматического исчисления налоговых вычетов, воспользоваться которой можно по телефону или через Интернет.
Отправка сведений для начисления заработной платы. Поставщик услуги по расчету заработной платы не собирает сведения, необходимые для ее исчисления. Этим должна заниматься компания, организуя сбор и передачу поставщику данных для расчета заработной платы и налогов. Поскольку это может стать основным источником канцелярской работы при автоматическом расчете заработной платы, экономия расходов при использовании поставщика может оказаться невозможной. Однако эта проблема окажется не такой сложной, если большинство служащих компании получают твердый оклад, поскольку в этом случае объем данных об отработанном времени незначителен. Кроме того, некоторые поставщики предлагают табельные часы для считывания штрих-кода, которые встраиваются непосредственно в их программное обеспечение, в результате чего потребуется незначительный объем канцелярской работы.
Функцию учета налогов следует делегировать поставщикам в том случае, если компания недостаточно крупна, чтобы обеспечить полную занятость своего собственного налогового отдела. Эта функция часто разделяется на две части: составление отчетности по налогам, поступающим в бюджет штата и федеральный бюджет, поручается внешнему исполнителю, а отчетность по местным налогам ведется собственными силами. Причина такого разделения состоит в том, что многие фирмы, предоставляющие услуги по налоговому учету, специализируются на вопросах налогообложения штатов и федерального налогообложения, поскольку имеют свои собственные группы экспертов, консультирующих их по этим вопросам. Однако у них нет особых стимулов для изучения отдельных регионов, например, зон промышленного развития.
Как правило, компания поручает поставщику услуг составление финансовых отчетов в том случае, если собственная бухгалтерия недостаточно велика или компетентна, чтобы точно и своевременно выполнить эту работу. Передача этой функции может оказаться целесообразной, если бухгалтерская фирма достаточна крупная, а ее сотрудники обладают глубокими знаниями всех требований к финансовой отчетности, особенно всех необходимых примечаний к ней. Часто в рамках этого подхода внешней фирме поручается проверка правильности составления финансовых отчетов, подготовленных персоналом компании, особенно в том случае, если компания является публичной и ее отчеты подаются в Комиссию по ценным бумагам и биржам (SEC), что требует глубоких знаний требований SEC к отчетности. Отрицательная сторона этого подхода заключается в том, что расценки бухгалтерских фирм за этот вид услуг, как правило, высоки. Таким образом, следует решить, стоит ли более высокое качество отчетности дополнительных расходов.
Преимущество использования поставщика услуг для управления пенсионным планом 401 (k) заключается в снижении объема канцелярской работы, связанной с отслеживанием вкладов для сотрудников. При этом расходы на эту функцию будут не постоянными (на содержание собственного штата), а переменными (на оплату персонала поставщика). Расходы становятся переменными, потому что большинство поставщиков услуг устанавливает расценки за управление каждым пенсионным вкладом. Например, может устанавливаться первоначальный сбор за открытие каждого пенсионного счета, вознаграждение за ежегодное обслуживание этого счета и вознаграждение за его закрытие. Стоимость услуг поставщика будет меняться пропорционально изменению численности сотрудников. Главный недостаток этого подхода состоит в риске найма плохого поставщика услуг, который будет неудовлетворительно управлять пенсионными вкладами сотрудников. Эту проблему можно частично решить, наведя справки и связавшись с самим поставщиком, чтобы получить подробную информацию о результатах его деятельности.
Обработка транзакций также может быть передана внешним исполнителям. Одно из преимуществ этого состоит в том, что поставщик услуг может обладать более глубокими знаниями о процессах мирового класса, что позволит ему обрабатывать трансакции быстрее служащих компании. Если функция обработки трансакций компании значительно рассредоточена, то поставщик сможет свести обработку трансакций различных офисов компании в одном месте с высокоэффективным управлением, что позволит уменьшить расходы. Кроме того, компания может заменить собственный менеджмент низкого уровня (предположительно) первоклассным менеджментом поставщика. Отрицательной стороной аутсорсинга обработки трансакций является его стоимость: если поставщики услуг не смогут использовать свои более глубокие знания для снижения расходов, они обойдутся компании дороже, чем при осуществлении этой функции собственными силами.
Управление денежными потоками также может быть передано внешним исполнителям. Одна из причин состоит в том, что компания вручную переводит денежные средства с одного счета на другой и вручную регистрирует эту информацию, в то время как банк может автоматически сводить остатки денежных средств на различных счетах и переносить их на счет, приносящий процентный доход, совсем не прибегая к ручному вмешательству. Это позволит снизить постоянные затраты на содержание сотрудников компании, которые отслеживают движение денежных средств через счета компании, поскольку банк, за выполнение этой же услуги, взимает плату за каждую трансакцию. Кроме того, поскольку банк полностью автоматизирует этот процесс, риск возникновения ошибок при переводе средств с одного счета на другой значительно снижается. Единственный недостаток заключается в том, что компания будет вынуждена использовать один и тот же банк для обслуживания всех своих счетов и не сможет прибегнуть к услугам разных банков, чтобы заставить их конкурировать друг с другом, предлагая компании наиболее выгодные цены.