Александр Лукич Гапоненко, доктор экономических наук, профессор, заведующий кафедрой общего и специального менеджмента Российской академии государственной службы при Президенте РФ.
Построение коллектива — это создание, использование и развитие механизма коллективной деятельности, определенной философии и отличительного стиля совместной работы, вовлекающих талант и энергию людей в достижение как общих, так и личных целей.
Какие сотрудники должны составлять коллектив? Возникает проблема критериев оценки персонала. В традиционном подходе к подбору кадров их не так много: стаж работы, квалификация, опыт работы. Наряду с ними можно выделить основные и дополнительные качества работников, важные для коллективной деятельности.
Основные качества:
ответственность;
качественное выполнение работы;
стремление к сотрудничеству;
доверие;
интерес к новинкам и способность к внедрению нового;
аккуратность;
способность воспринимать критику;
способность к риску;
готовность к компромиссу коммуникабельность.
Дополнительные качества:
знания и профессиональные умения;
умение сосуществовать и работать в коллективе;
ответственность за всю группу;
имидж;
способность что-то продвинуть, «пробить»;
организационный талант.
Личностные качества, значимые для коллективной работы
Данные качества были выявлены в ходе целого ряда «круглых столов» и «мозговых атак» с руководителями самых разных коллективов. Эти качества одновременно являются требованиями к сотрудникам как к членам коллектива. Критерии оценки персонала могут использоваться как для отбора новых сотрудников, так и для самооценки и корректировки качеств в уже работающих группах, поставивших перед собой общую цель — выработать стиль коллективной работы.
В процессе построения коллектива необходимо выделить два аспекта. Первый из них связан с мобилизацией объединенных усилий на решении стоящей перед коллективом задачи, а второй — с созданием духа коллектива, развитием чувства «мы», т.е. с поддержанием личностного начала и внимания к людям. Такое деление является ключевым в формировании основных подходов к построению коллектива, и в дальнейшем мы будем называть его дихотомией построения коллектива.
Ориентация на решение задач организации (упор на выполнение работы группой):
Групповая оценка задачи
Планирование и принятие решения
Достижение консенсуса
Организация и сроки
Ориентация на поддержку личностей (упор на работу с персоналом):
Участие и включение
Поддержка, поощрение
Обучение коллективности
Стиль коллективной работы
Рассмотрим составляющие этой дихотомической связки.
Построение коллектива с акцентом на решение задачи
1. Групповая оценка задачи. Коллектив нуждается в том, чтобы поставленную перед ним цель понимали и считали значимой все его члены. Проблема состоит в том, чтобы каждый работник четко представлял задачи, стоящие перед коллективом, принимал участие в их анализе и поиске путей реализации. Социологическое исследование позволило установить, например, что почти 40% опрошенных государственных служащих работают над задачами, сформулированными неточно, непонятно.
2. Планирование и принятие решения — это выбор и генерирование содержательной идеи выполнения задачи. Вовлечение каждого работника в процесс принятия решения представляет собой поиск и оценку имеющихся альтернатив достижению конечной цели. Чтобы этот поиск был успешным, руководителю следует предоставить коллективу всестороннюю информацию по проблеме; создать обстановку свободного обсуждения и высказывания любых идей по решаемой проблеме с последующим их детальным разбором; установить или выработать критерии для выбора оптимального решения; совместно выбрать решение в соответствии с установленными критериями.
Всегда ли нужно вовлекать коллектив в принятие решений? Многие проблемы имеют простые решения, стандартны и известны из предыдущего опыта. В то же время в жизни коллективов часто возникают новые проблемы или острые ситуации, когда требуется творческий подход, вот тогда и необходимо вовлечение всего персонала в разработку идей и принятие основных решений.
3. Достижение консенсуса (соглашения) по поводу принятия решения, организации и сроков выполнения задачи — важнейший элемент коллективной деятельности. Консенсус характеризуется участием всех членов коллектива, оптимальным использованием имеющихся ресурсов, творческим разрешением конфликтов и достижением согласия с принятыми решениями.
Руководителю для достижения консенсуса необходимо, во-первых, не считать, что кто-то должен выиграть, а кто-то проиграть, если дискуссия заходит в тупик. Вместо этого нужно искать другую, более приемлемую для всех альтернативу. Во-вторых, избегать конфликта можно при помощи таких мер, как голосование, усреднение мнений, подбрасывание монеты или заключение сделок. В-третьих, не допускать перебранок, не сталкивать в ходе дискуссии людей, а «сталкивать» идеи. Не следует допускать ни своих, ни чьих-либо заявлений, негативно влияющих на коллективную работу.
4. Организация. Одним из условий укрепления организационного единства является оптимизация численности коллектива. Большинство исследователей сходятся во мнении, что она не должна превышать 10-12 человек. Дело в том, что массовое проявление таких качеств коллектива, как дружба, открытость, честность, взаимная поддержка и т.п., практически невозможно в слишком больших группах.
Важным условием построения коллектива является четкая координация взаимоотношений между работниками, предполагающая систему норм коллективной деятельности:
Каждый считает задачу, стоящую перед коллективом, приоритетной.
Каждый стремится быть информирован наилучшим образом.
Каждый используется на рабочем месте оптимально, обучается и контролируется.
Каждый ежедневно принимает участие в планерках, беседах в группе.
Каждый чувствует личную ответственность на своем рабочем месте.
Каждый откровенен и честен.
Каждый сразу же сообщает об обнаруженных недостатках в качестве продукции коллектива.
Каждый соблюдает оговоренные сроки исполнения работы.
Каждый понимает и соблюдает (поддерживает) организационное единство коллектива.
Коллектив не принимает никаких отговорок.
Еще одно условие коллективной деятельности — предоставление возможности группе самой решать острые, конфликтные вопросы управления и самоуправления. Управление и самоуправление должны опираться не на знания и волю одного (руководителя), а на совокупность знаний и волю всех. Процесс управления здесь выступает в новом качестве — как деятельностное управление, присущее каждому члену коллектива. В первую очередь это касается распределения ролей и выработки системы координации действий в коллективе.
Построение коллектива с акцентом на поддержание отношений в нем
1. Участие и включение. Построение коллектива во многом определяется тем, насколько каждый человек включен в коллективные действия. Отсюда задача руководителя — дать возможность каждому работнику в силу личных способностей принимать участие в жизни коллектива. Для этого руководитель должен создать обстановку для самораспределения ролей между людьми в соответствии с их квалификацией, специализацией, опытом и согласием.
2. Поддержка, поощрение предусматривают помощь каждому члену коллектива в решении задач личности путем признания и оценки ее успехов. Признание дает человеку ощущение, что его труд необходим. Оценка — это показатель эффективности его труда.
Проведенные социологические исследования показывают, что ни тот, ни другой фактор не используются в должной мере. Например, 70% опрошенных указали, что в беседах с руководством вопросы признания деятельности или успехов работников никогда не обсуждались, 60% — что вопросы эффективности их личной работы начальством не рассматривались.
Если вы — руководитель, старайтесь выражать признание деятельности своих подчиненных:
даже если вы не полностью удовлетворены;
даже при получении частичных или неполных результатов;
даже при получении обычных, а не только исключительно хороших результатов.
Формой публичной оценки работников является аттестация, которая проводится каждые 3-5 лет. Основными задачами аттестации являются, с одной стороны, получение информации, позволяющей оценить работника по итогам работы и его потенциалу, а с другой — информирование человека о том, как его деятельность оценивается руководством.
Однако аттестации проводятся довольно редко, а оценивать деятельность работника, корректировать его усилия порой необходимо ежедневно. Для этого используются беседы между руководителем и подчиненным. Они проводятся преимущественно по конкретным вопросам: поручение задания, его проверка, конфликтная ситуация, наличие проблемы. Каждую из этих ситуаций можно использовать для оценки и развития потенциала сотрудника.
3. Обучение коллективности заслуживает особого внимания в контексте построения коллектива. Основным учебным процессом для выработки механизма коллективности является рабочий процесс, а в качестве учителя выступает руководитель, который должен все видеть и соответствующим образом реагировать, исходя из принятых коллективом норм. Кроме того, дискуссии, совместные обсуждения, беседы, всесторонний анализ (без жесткой критики) коллективной работы — все это может служить закреплению новых правил и норм поведения.
4. Стиль коллективной работы. В дружных, работоспособных коллективах создается особый стиль работы. Его характеризуют:
открытость и честность в общении друг с другом;
способность конструктивно критиковать и выслушивать критику;
способность войти в положение других коллег, или эмпатия;
желание измениться самому в соответствии с выработанными группой правилами;