Как повысить эффективность сервисных компаний (стр. 1 из 2)

Narayan Nallicheri, T. Curt Bailey, J. Scott Cade

Организации, работающие в сфере обслуживания, могут очень многому научиться у производителей: как больше фокусироваться на клиентах и получать при этом более высокую прибыль.

Narayan Nallicheri, T. Curt Bailey, J. Scott Cade

В 1998 году Dell Inc. начала инвестировать в обслуживание клиентов, используя программное обеспечение, названное «Искусственным разумом» (AI). Целью было предоставлять автоматическое телефонное обслуживание и давать вполне конкретные ответы клиентам, испытывающим затруднения со своими компьютерами. Ушли в прошлое раздражающие диалоги, первым вопросом которых неизменно был: «А Вы не пытались перезагрузиться?». Вместо этого, агенты задают конкретные вопросы, которые помогают быстро разрешить любую проблему.

Прибыль Dell от использования AI системы впечатляет: сегодня 90 процентов проблем клиентов разрешаются в ходе одного телефонного звонка, значительно снизился возврат продуктов от недовольных клиентов. Эта сеть обслуживания внесла огромный вклад в кампанию Dell по сокращению издержек, которые за период с 1998 по 2003 годы снизились на $1 миллиард. И хотя по телефону сегодня улаживаются гораздо более сложные технические вопросы, чем прежде, средняя продолжительность звонка сократилась на 8 процентов.

Что не менее важно, в результате этого взаимодействия компания Dell непрерывно учится, рассматривая каждую проблему, как потенциальный дефект продукта, программного обеспечения или документации. Переправляя информацию из колл-центров в отделы разработки, Dell ожидает, что любые дефекты могут быть устранены в последующих версиях продукта. Другими словами, Dell одновременно сокращает стоимость обслуживания клиентов и использует систему обслуживания для повышения качества продуктов.

Большая часть действий, связанных с обслуживанием клиентов, предпринимаемых компаниями из самых разных отраслей, таких как медицина, финансы или телекоммуникации, или сервисное подразделение внутри компании, далеки от достижения того, что удалось Dell. Проблема не в том, что клиентов игнорируют, а в том, что компании уделяют им не тот вид внимания.

Во имя клиентов компании без конца добавляют все новые продукты и услуги, но в процессе этого добавления постоянно создаются разрозненные и излишние точки контактов с клиентами. Например, внедрение очереди звонков для обслуживания новой кредитной программы или предоставление нового тарифного плана могут показаться достаточно невинными. Но когда десятки новых предложений переплетаются между собой, они делают процесс обслуживания дорогим, неэффективным и трудноуправляемым.

У компаний редко имеется сознательная стратегия по переводу клиентов на менее затратные каналы обслуживания. Результатом является крайне персонализированное обслуживание, которое не требуется большинству клиентов и потому им не ценится, но которое ведет к кастомизации продуктов для всех типов клиентов.

Чтобы еще ухудшить положение компаний, для обработки информации были установлены многомиллионные системы CRM и ERP, которые, однако, мало что сделали для повышения эффективности бизнеса или оказании помощи при кросс-продажах.

Когда стоимость обслуживания все время идет вверх, руководство начинает терять терпение, задавая все более конкретные вопросы: Почему бизнес не может получить доход от обслуживания клиентов? Учитывая миллионы, потраченные на инвестиции в технологии, почему сервис-центры до сих пор не могут предоставить высококачественное обслуживание при низких издержках? Почему сервис-центры не предоставляют информацию отделам разработок, маркетинга и продаж?

Уроки неприбыльного производства

Те, кто управляют бизнесом обслуживания или процессами, могут найти ответы на эти вопросы в успехе неприбыльного производства. С самого начала 1970-х годов производственный сектор старался угнаться за растущим спросом на более качественные продукты, удовлетворяющие разнообразные потребности покупателей, и конкурировать с новыми, все более эффективными старт-апами. В результате этой борьбы появились бесчисленные методы сокращения издержек и повышения производительности: от тотального контроля качества, до производства «точно в срок», и до узконацеленных бизнес потоков. Причем каждый новый метод вызывал новую волну роста производительности.

Мы верим, что организации, применяющие эти принципы, могут добиться выдающихся улучшений в структуре операционных затрат, уровне обслуживания и качестве конечного продукта, одновременно сокращая время вывода продукта на рынок и увеличивая прибыль. По нашему опыту, экономия зависит от компании и отрасли, но вполне реалистично ожидать сокращения издержек на 25 процентов. Более того, очень часто в результате получается рост выручки на 5 процентов ежегодно.

Чтобы оценить, как далеко еще могут продвинуться производственные отрасли и сектор услуг (финансы, страхование, недвижимость и пр.), мы сравнили информацию Бюро занятости по росту производительности с 1970 года (График 1). За последние 30 лет производительность труда в американских производственных компаниях практически утроилась, а в компаниях услуг выросла всего на 40 процентов.

Потенциальную стоимость модели «облегченных» услуг лучше всего можно продемонстрировать на сходстве проблем, стоящих сегодня перед обслуживающими организациями, и тем, что стоят перед производителями. Среди них:

Улучшать производственный процесс и сокращать издержки, перенацеливая бизнес процессы на скорость и качество.

Разделять обычные и уникальные характеристики продукта, чтобы получить максимальную ценность от коммодитизированных процессов и максимизировать выгоды от разнообразия.

Применять специально сконструированные бизнес потоки для того, чтобы сегментировать простые и сложные предложения и развивать рутинные процессы, сохраняя самые гибкие из них для продуктов, нацеленных на тех немногих клиентов, которым они требуются (и которые готовы за них платить).

Передать принятие решений и ответственность фронт менеджерам, непосредственно общающимся с клиентами.

Скорость и качество

Повышая скорость операций, бизнес становится более гибким и способным быстро реагировать на изменение условий на рынке и потребностей клиентов. А, фокусируясь на качестве, бизнес экономит время, которое тратится на переработку проектов, починку или замену сломанных продуктов и удовлетворение жалоб клиентов. Обе стратегии ведут к гораздо более низкой структуре затрат. Что еще не маловажно, улучшенные продукты укрепляют лояльность клиентов, что увеличивает потенциальную выручку.

Но скорость и качество должны быть связаны между собой.

Говоря о производителях, можно отметить крайне успешную программу качества компании Ford в начале 1980-х годов, которая является лучшей иллюстрацией такого подхода. Автопроизводитель серьезно сократил процент барка, много инвестировав в контроль качества процесса сборки. Он также оценивал поставляемые запчасти и поставщиков, сперва инспектируя выборочные компоненты, а затем наделяя “знаком качества» поставщиков, показавших высокие стандарты контроля над процессами. Параллельно Ford ускорил цикл перехода от концептов к производству, чтобы быстрее реагировать на изменения вкусов потребителей. Эта стратегия провалилась только тогда, когда компания, стремясь к быстрому международному расширению, начала делать упор на скорости в ущерб качеству.

Основанная на искусственном интеллекте система клиентского обслуживания компании Dell демонстрирует, насколько успешно стратегия обслуживания также может быть построена на скорости и качестве. Эффективность системы основана на использовании информации, полученной в результате телефонных звонков, а улучшенные на их основе продукты ведут в свою очередь к меньшему количеству звонков (снижение издержек на обслуживание) и более удовлетворенным клиентам (увеличение выручки).

Архитектура продукта, будь то услуга или физический продукт, наиболее эффективна, в том числе с точки зрения затрат, когда она нацелена на максимизирование рыночной стоимости разнообразия. Разделяя обычное и кастомизированное, компании могут использовать масштабируемые модульные платформы, чтобы получить наибольшую маржинальную прибыль от коммодитизированных продуктов, одновременно поддерживая кастомизацию там, где потенциальный возврат оправдывает издержки. Когда бизнесу это не удается, т.е. когда компании не могут обеспечить достаточный контроль над сложностью, отходы и издержки быстро нарастают. Например, для банка расточительно предлагать все от обычных кредитных карт до высококлассного управления активами через телефонный центр. В таких ситуациях слишком много тратится на обслуживание обычной клиентской базы, когда для этой группы хватило бы недорого канала, такого как интернет. А ценные клиенты не получают при этом внимания, которого они заслуживают.

Издержки производства на линиях сборки, сопровождающие множество продуктов, растут из-за частых перемен на заводе, увеличения времени переключения с одного продукта на другой, более высоких затрат на управление и увеличение капитальных инвестиций. В бизнесе обслуживания увеличение разнообразия повышает затраты в виде роста количества процедур в бэк-офисе, большого количества уникальных процессов, роста числа ошибок при транзакциях, множества центров обслуживания клиентов и дорогостоящего обучения персонала.

Производители, такие как Boeing, были одними из самых горячих сторонников идеи разделения архитектуры обычных продуктов и тех, что производятся под заказ. В период первоначальной разработки модели 777 аэрокосмический гигант предпринял огромные усилия, чтобы применить модульный подход в конфигурации самолета. Целью было создать приемлемую серию опций для 777, которые бы отвечали потребностям клиентов в разнообразии, и не дорогую систему производства начинки для самолетов Boeing.