члены
Адрес
Адрес это набор информации, характеризующую определенную персону. Считается, что эти данные не подвержены частому изменению. Адрес может характеризоваться несколькими местонахождениями.
Свойства:
имя
фамилия
день рождения
Местонахождение
дает конкретную информацию о адресе
Свойства:
имя/тип местонахождения
географический адрес
номер телефона
компания, департамент
Компания
Может включать несколько отделов
Свойства:
имя
Отдел
Должен принадлежать компании.
Свойства:
имя
компания
Создаем адреса, пользователей и компании
Теперь самое время, приступить к созданию, практичной, нужной для вас базы данных. По-скольку, большинство пользователей, это сотрудники, той или иной компании, логично было-бы создать все нужные нам обьекты этого типа. Как вы помните, работу по редактированию компаний можно найти на вкладке "Адреса" или "Поиск". Видите команду "Создать компанию"? Вам нужно только ввести название компании и нажать кнопку "Послать".(эта кнопка означает посылку данных в сервер баз данных, а не то очем вы могли подумать :-)) После этого можно создать различные отделы для этой компании. Воспользуйтесь командой "Создать отдел". Скорее всего, с большинством компаний, вы захотите сопоставить конкретный географический или электронный адрес (в концепции TUTOS - местонахождение). Когда вы находитесь в окне свойств компании, то в левом фрейме, должна находиться ссылка на команду "Новый адрес". Вам представиться возможность задать все необходимые данные о адресате, включая телефон, факс, e-mail и др.
После того, как адрес создан и нажата кнопка "Послать", следует сделать еще одну очень полезную вещь - обьявить кто может читать, изменять, удалять данный адрес. В правом верхнем углу окна находиться ссылка "права доступа". Она и приведет нас к цели. Я рекомендую установить права чтения для всех, и только Super User пусть может изменять или удалять запись.
Хорошо. Есть компании, есть и отделы. А кто в них работает? Вот мы и подошли к самому главному - человеческому фактору.
В человеке все должно быть…
Главное, что должен помнить администратор TUTOS, так это то, что в этой программе, с понятием пользователя ассоциируются три обьекта. Первый это идентификатор. Он включает в себя имя, фамилию, дату рождения и фотографию. Но обязательными есть только имя и фамилия. К сожалению, при переводе ПО на русский язык, были допущены логичные неточности. В результате вместо термина идентификатор, используется "адрес". Вот-так вот. Второй обьект, это собственно адрес. Он так и называется адрес. (Получается два разных адреса :-(). В него входят обычные данные - телефон, географический адрес, e-mail и другое. И наконец - учетная запись. Она описывает взаимоотношения пользователя с нашей программой. То-есть различные права, настройки интерфейса, пароль и много другого. Суммируя приведенную информацию, можно разработать простую последовательность действий, в процессе создания пользователей.
Создаем идентификатор. (команда Поиск> Добавить). Заполняем поля идентификатора.
Для этого идентификатора создаем запись в адресной книге. (команда "новый адрес"). В открывшемся окне можем указать подробную информацию о человеке. Обратите внимание на поле "Название адреса". Действительно, как правило у человека есть два адреса - домашний и рабочий.
С помощью ссылки "права доступа" указываем оптимальные права на чтение, изменение, удаление адреса для различных групп и пользователей. Имейте в виду, что по-умолчанию отключено право читать, для всех. А это значит, что пользователи системы не смогут получить информацию о нужных им адресах.
Чтобы данный пользователь мог работать в вашей CRM-системе, нужно завести для него учетную запись. Делается это с помощью команды Редактировать> Создать пользователя. Откроется окно, с множеством элементов управления. Обязательно нужно ввести имя пользователя, пароль. Тут-же, можно установить права доступа пользователя к тем или иным модулям системы, настроить его личный интерфейс программного окружения. Кстати, рекомендую, для избежания лишних хлопот, сразу установить язык - "Русский", в нижней части окна. Надеюсь, вы понимаете, что это все нужно делать только для тех пользователей, которыек действительно будут работать в системе. Не следует создавать учетные записи для всех людей из адресной книги!
Объединяемся
Очень много в нашей жизни есть вещей, которые могут объединить, казалось-бы совершенно разных индивидумов. Что-же касается нашей темы, то сотрудники компании могут быть разделены на группы в основном по двум признакам - задачам над которыми в данный момент трудятся и функциональным обязанностям. Для администратора, как обычной локальной сети, так и системы групповой работы, очень важно правильно структурировать подопечный коллектив. Если вы удачно справитесь с этой задачей - сэкономите себе нервы и время. А если нет - тогда сразу ощутите дискомфорт: и проект не строиться, не растет продукт. В общем, это особая тема. Но нам важно, что TUTOS позволяет объединить несколько учетных записей пользователей в группу, или даже несколько групп в "супергруппу" (хотя один пользователь может принадлежать нескольким группам).
Делается это в два шага. Сначала просто создается группа (Перейдите на ссылку "группы" и щелкните "добавить"), в нее добавляются участники, корректируются права доступа. А потом для этой группы выбирается менеджер. (редактируем группу командой "Редактировать").
Зачем нужны группы? Ну во-первых, это облегчает управление обьектами группового значения. Например проектами, задачами. Во-вторых, так можно избежать ошибок. Вам следует только один раз, тщательно составить список членов группы, и обезопасить себя от того, что предоставили права доступа не тому кому надо, или отослали сообщение не всем нужным пользователям.
Резервирование данных
На самом деле, это должен быть первый абзац статьи. Хороший администратор начинает с этого. Естественно, все зависит от конкретики. Но для двух распространенных и простых случаев совет можно дать. По-скольку данные хранятся в sql-таблицах, именно их и нужно архивировать. Для MySQL это можно сделать командой:
mysqldump -add-drop-table -ututos -jfgh11 tutos > tutos.mysql
естественно fgh11 нужно заменить на пароль пользователя, владеющего базой tutos (помните, мы его создавали?).
А восстановить ее можно так:
mysql -ututos -pfgh11 tutos < tutos.mysql
А можете воспользоваться и скриптом, входящим в состав TUTOS, который умеет работать с базами Postgres, MySQL, Oracle, Interbase. Вот пример:
./createdb.sh POSTGRES DUMP
Кроме этого, не забудьте своими силами позаботиться о папке repository.
"Напоминалка" от TUTOS
В этой CRM есть такая возможность, как напоминание по e-mail, о предстоящей встрече, событии, начале проекта. Но, чтобы это работало, в системе нужно периодически запускать специальный php-скрипт. Сделаем это так:
#!/bin/bash
#напоминалка, файл /usr/local/bin/tutos-remainder
lynx -dump http://board.comizdat.com/tutos/php/check.php > /dev/null
И будем загружать скрипт с помощью crontab (в Linux), скажем каждые 5 минут:
*/5 * * * * root /usr/local/bin/tutos-remainder
Приветственное сообщение
Когда вы собираетесь залогироваться в TUTOS, то-есть открываете страницу mytutos.php, то под окошком, приглашающим ввести свое имя и пароль, находиться сообщение "Тема дня". Если ничего не сделать, то текст будет английским. Не беда, ведь это только содержимое файла tutos/html/motd.html. Введите любой, подходящий вам текст на родном языке! Правда для TUTOS, русский нужен в KOI8-R стиле. Но ведь текст набранный в Windows можно переконвертировать в любую кодировку, например с помощью Unix-утилиты iconv:
iconv -f cp1251 -t koi8-r motd.windows > motd.html
Готово!