ПР – подразделение в коммерческой фирме: структура, особенности функционирования (стр. 6 из 6)

5.3. Место ПР-подразделения в структуре организации

Место ПР-подразделения и его структура представлены на схеме, которая демонстрирует тот факт, что деятельность отдела по ПР и мнение его руководителя пользуется авторитетом в организации. Вице –президент по ПР входит в «доминантную коалицию» и участвует в процессе принятия решений. Однако это не совсем так. Данная схема была предложена ПР- агентством и одобрена президентом компании. Но, будучи достаточно авторитарной личностью, на практике президент не всегда «соглашается» с такой ролью отдела. Это подтверждают и приблизительный анализ деятельности ПР-подразделения, в которой 75-80% составляют «запрограммированные» решения и только 25-15% «непрограммируемые». Хотя президент компании и демонстрирует понимание важности деятельности отдела по ПР и готовность участвовать в его работе, в том числе и осуществляя рекомендуемое общение с внутренними членами организации и внешними партнерами и клиентами. Кроме того, он старается не забывать привлекать вице-президента по ПР к выработке стратегических решений и прислушиваться к его мнению.

Что касается соотнесения функционального управления, к которому относиться отдел по ПР и линейного, то, в целом, оно было оценено как эффективное сотрудничество с периодическим возникновением некоторых трений по поводу не всегда точного объяснения всем членам организации принципов деятельности организации, краткосрочных и приоритетных целей, условий взаимодействия линейных и менеджера по ПР; нежелания идти на компромисс по вопросам, касающимся отношений с общественностью и возникающим в различных сферах деятельности; проявления нелояльности и излишне жесткой оценки некоторых поступков и высказываний, способных, по мнению менеджера по ПР, принести вред имиджу компании.

С другой стороны, со стороны линейных служб не всегда демонстрируется понимание собой роли ПР-подразделения и поддержание установленных схем взаимодействия и коммуникации; иногда попытки вывести руководителя отдела по ПР за рамки процесса определения стратегической линии развития компании. Одним из наиболее частых вопросов, вызывающих разногласия, является вопрос о финансировании деятельности отдела по ПР.

• Бюджет

На настоящий момент бюджет ПР-подразделения формируется следующим образом: руководство устанавливает конкретную сумму, которую компания может потратить на эту сферу деятельности. Кроме того, отдел по PR разрабатывает иерархию целей и задач по важности для компании, реализует несколько проектов с точным расчетом необходимых средств, которые выделяет руководство.

Эти методы достаточно неэффективны, т. к. они, во-первых, ограничивают любые инициативы ПР-подразделения, лишая его возможность проявлять креативность в реализуемых проектах, и во-вторых, существенно ограничивают самостоятельность отдела, снижают статус его руководителя, создают дополнительные трудности в создании позитивных взаимоотншений с другими отделами.

Более эффективным является формирование бюджета, нацеленного на будущее с определенными ограничениями затрачиваемых средств, которые будут не столько сдерживать отдел по связям с общественностью, сколько отражать реальное финансовое положение компании.

5.5. Взаимодействие ПР-подразделений с агентствами

Главным принципом взаимодействия компании с ПР- агентствами стало правило привлекать агентство той страны, на территории которой функционирует подразделение. Это позволяет, по мнению руководства, учитывать особенности местных рынков, менталитет клиентов и особые традиции осуществления предпринимательской деятельности, присущие той или иной стране. Что касается, России, то выбор агентства еще не был сделан и в ближайшей перспективе пока не планируется. Хотя и существует готовность привлечения специализированных агентств в случае необходимости проведения каких-либо мероприятий.

5.6. Оценка плюсов и минусов наличия собственного ПР-подразделения руководством

Среди плюсов собственного отдела по ПР были особо выделены: высокая степень доверия собственным сотрудникам и достоверное и тонкое понимание ими обстановки, кроме того менее дорогая стоимость их услуг по сравнению с услугами ПР-агентств и хорошо налаженная система взаимодействия с другими подразделениями (например, юридическим). Главными минусами являются необъективность, вызванная включенностью в структура компании и наличием различного рода связей (формальных и неформальных) и некомпетентность в некоторых узких вопросах.

5.7. Предложения по повышению эффективности деятельности ПР-подразделения компании «АСРЕ»

5.7.1. Внутренние коммуникации

Наиболее острой проблемой, стоящей в настоящий момент перед компанией является налаживание связей с персоналом, т. е. Развитие и улучшение системы внутренних коммуникаций. Сейчас основными мотивирующими факторами остаются зарплата и отношения внутри коллектива, который отличает сплоченность и, в целом, дружеский настрой. Таким образом, можно сказать, что работники ассоциируют себя с коллективом, а не с компанией и ее целями. Ценность взаимопонимания, слаженных действий, приверженности работников достижению конечных результатов, а также потребность в формировании надежной и эффективной управленческой сети коммуникаций организации привели к осознанию важности улучшения связей с работниками компании, для достижения которой предлагается следующая программа.

Показатели рабочих отношений, которые планируется построить:

взаимное доверие между руководством и рядовыми работниками

достоверная информация, распространяющаяся по вертикали и горизонтали

удовлетворительный статус и степень участия каждого работника

равномерная загруженность работой, отсутствие конфликтов

успешная деятельность предприятия

восприятие успеха организации как личного успеха

вера в будущие.

Приблизительный план проведения мероприятий для достижения поставленных целей:

Более эффективное использование компьютерных сетей Internet и Intranet для налаживания двусторонней связи, распространению информации об организации и ее сотрудниках. Электронные письма могут значительно издержки международных переговоров по телефону и одновременно повысить спектр достигаемых руководством сотрудников, кроме того, это успешный путь налаживания горизонтальных связей между работниками одного уровня разных отделений компании.

Распространение, главным образом, бесплатно печатных источников информации об организации. Например, информационный бюллетень, газета, «жургазета» (газетный формат и журнальный стиль). С помощью них организация может излагать в печатном виде свои позиции и распространять информацию, имеющую определенное значение для достижения организационных целей, при чем на своем собственном языке, в присущем ей стиле. Кроме того, таким образом можно доводить информацию для конкретных целевых групп. Печатные издания могут быть и каналом обратной связи (напр., проведение и печать результатов исследований).

Непосредственно для московского отделения целесообразно печатать информационные бюллетени, т. к. для их печати достаточно недорогих, удобных, настольных издательских технологий.

Кроме того, полезно использовать вспомогательные печатные материалы (брошюры, руководства и книги) для ознакомления новых служащих, практикантов, для получения спрвки (напр., о планах группового страхования, пенсионного обеспечения), формирования образа организации.

Рассылка писем и открыток является хорошим дополнение к электронной почте, в случае необходимости сообщить особо важную информацию или поздравить с важным событием у сотрудника или в организации.

Создание доски объявлений, использование афиш и плакатов.

Важным элементом, требующим контроля и постоянного воздействия отдела по связям с общественностью остаются слухи и их распространение либо пресечение. Осознание того факта, что слухи, как правило, заполняют информационные бреши, существование которых и должен предотвратить ПР- специалист.

Проведение собраний, осуществление устных выступлений, подкрепленных вспомогательными визуальными средствами.

Использование видеофильмов и презентаций с использование слайдом для информирования служащих о положении дел в отделениях компании в других странах.

5.7.2. Внешние связи с общественностью

Наиболее актуальной задачей на сегодняшний день является создание Web -сайта на русском языке, который предоставит возможность клиентам получать подробную информацию о компании, текущих предложениях, ценах, других условиях заключения контрактов. Создание возможности заключения контрактов он-лайн в настоящее время не целесообразно из-за невысокой правовой и предпринимательской культуры в целом.

Необходимо более активное участие в различных семинарах по вопросам предпринимательства, посредничества и в области международной торговли, выставках и конференциях. В целом, работа со СМИ ведется на достаточно высоком профессиональном уровне. Хотя, возможности печати сообщений в качестве паблисити используются не полностью. Необходимо, во-первых, повысить качество сообщений подобного рода, сделать их более интересными и ориентированными на конкретную группу, к которой адресовано данное издание, и во-вторых, увеличить число рассылок, т. к. всего лишь около 3-5% рассылаемого материала может быть напечатано.

Список литературы

«PR» К. В. Антипов, Москва, 2001 г. (с.34-42)

Лекционный материал профессора факультета государственного управления МГУ им. М.В. Ломоносова Чумикова А. Н.

«PR : теория и практика» Скотт М. Катлип, Аллен Х. Сентер, Глен М. Брум, Москва - Санкт-Петербург - Киев, 2001 г. (с.83-131, 315-370)

http://www.sovetnik.ru (14 октября 2001 г.)

http://www.pr-news.spb.ru (16 октября 2001 г.)

http://www.pronline.ru/ (16 октября 2001 г.)

http://www.mtu-net.ru/prinfo/ (12 октября 2001 г.)

http://www.romir.ru (16 октября 2001 г.)