Требования этикета к рабочему месту
Организация рабочих мест в служебных помещениях бывает двух видов:
зальная;
кабинетная.
Зальная структура допускает размещение практически неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между столами или группами столов ставят лёгкие перегородки; обычно они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в условиях "речевого коктейля".
Ещё один способ организации труда в служебном помещении: несколько столов ставятся вместе – четыре или шесть. Поверхность каждого стола является индивидуальным сектором работы, однако специфическая расстановка столов – впритык друг к другу, - во-первых, позволяет экономить место и, во-вторых, даёт возможность менеджеру видеть, чем занимаются подчинённые, а также, консультируя одного из них, давать одновременно пояснения и другим; сотрудникам за такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы, принимать совместные решения.
Кабинетная система может быть представлена помещениями двух видов.
Первый – в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются столы сотрудников, однако, поскольку площадь комнаты не превышает 25-40 кв.метров, там ставиться не более 5-8 столов.
Второй вид кабинетной системы – помещение для одного лица – менеджера. Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трёх зон – рабочей, совещательной и зоны неформального общения.
В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол может быть дополнен различными техническими средствами – компьютером, факсом и т.п. В совещательной зоне находится достаточно большой стол, т.к. часто совещания проводятся прямо в кабинете менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе обычно лежит стопка листов бумаги – чтобы можно было сделать запись. Зона неформального общения – несколько кресел журнальный столик с пепельницей, иногда здесь же – бар. Мебель и площадь зоны неформального общения зависят от должностного уровня менеджера, масштаб его деятельности и деятельности организации.
В современном деловом мире принято стены служебных помещений разного назначения красить или оклеивать обоями светлых нейтральных тонов – светло-серым, бежевым и т.п.
Пол в служебном помещении все чаще стали делать из плитки – в коридорах, холлах. Паркет – дорогостоящее покрытие, поэтому паркетный пол – для отдельных кабинетов менеджеров, для парадных служебных помещений, в остальных случаях – стандартное напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или, линолеум.
Вполне уместны украшения в служебных помещениях, однако их допустимый перечень весьма ограничен – это эстампы, картины, гравюры, однако содержание вышеперечисленных предметов изобразительного искусства не должно носить агрессивный или провоцирующий уныние характер. Чаще всего это пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие, уравновешенность.
Украшением стен служебного помещения и одновременно официальным "аксессуаром" имиджа организации может служить лицензия, диплом или другой документ, свидетельствующий о высоком уровне исполнения служебных обязанностей или о реализации направлений деятельности.
Прекрасным украшением служебных помещений всех типов могут быть цветы. Они не только украшают, но и создают неформальную атмосферу, смягчают психологическую напряжённость, если ситуация близка к конфликту. Предпочтительны крупнолиственные цветы, также небольшие вечнозелёные деревья в кадках (деревянных или керамических), стоящих на полу.
Принято также использовать как украшение небольшие скульптуры – такие предметы обычно присутствуют в кабинетах менеджеров достаточно высокого уровня.
В служебных помещениях для рядовых исполнителей есть потребность иметь в доступном виде различные информационные материалы; имеет смысл оформить их таким образом (красивая рамка), чтобы они одновременно служили и украшением.
Следует также отметить, что неуместно украшать служебное помещение или отдельное рабочее место различными картинками или открытками, присланными "любимой подругой" (другом) и наклеенными на стену. Недопустимы на рабочем месте предметы личного характера – фотографии членов семьи, всякие умилительные фигурки и тому подобные мелкие вещи. Следует помнить, что украшения в служебном помещении не должны быть в избытке, наоборот, их небольшое количество призвано оттенять строгость и официальность обстановки.
В настоящее время в мировой практике принято оборудовать рабочие помещения организации стандартной мебелью, выпускаемой сериями, комплектами – на разные вкусы, большей или меньшей стоимости. Частные компании иногда используют для служебных кабинетов менеджеров высшего уровня мебель не стандартную, а изготовленную индивидуально, иногда даже вручную, т.е. дорогую мебель, чтобы подчеркнуть должностной ранг хозяина кабинета.
Для обеспечения сотрудника достойным рабочим местом необходимо, руководствуясь организационной схемой предприятия, учитывать "протокольные особенности" данного служебного места, выделенного для сотрудника данной должности.
Сувениры и подарки в деловой сфере
Подарок – это то, что дарят, а цель сувенира – напомнить о какой-либо встрече или событии.
Подарки может делать:
сотрудник – сотруднику;
коллеги – сотруднику;
сотрудники – шефу (руководителю);
руководитель – секретарю;
фирма – сотрудникам;
фирма – фирме
В современной деловой практике принято дарить подарки по случаю :
юбилейной даты в деловой жизни сотрудника;
юбилейной и других значительных дат в жизни фирмы4
государственных праздников;
общемировых праздников;
личных праздников в жизни сотрудника (свадьба, новоселье, получение диплома);
деловой встречи с зарубежными партнерами (в этом случае первыми подарки преподносят представители принимающей фирмы);
В деловой сфере принято использовать в качестве подарков следующие вещи:
записные книжки;
ежедневники;
деловые календари;
авторучки;
пепельницы;
значки (в наборе);
брелки для ключей;
зажигалки и другие предметы, используемые в основном на рабочем месте.
Кроме того, хорошим подарком является гравюра, эстамп, особенно если их содержание напоминает о чём-либо, связанном с определённой датой, местностью, фирмой, страной.
Вполне приемлемым подарком может быть книга (подарочное издание), причём хорошо, если она имеет отношение к интересам того сотрудника, которому предназначен подарок: книги по вопросам охоты, рыболовства, книги с репродукциями картин известных художников и т.п.
Можно дарить небольшую картину. Чаще всего это картины молодых, начинающих авторов.
Хороший подарок – коробка дорогих конфет.
Спиртные напитки дарить можно, однако необходимо помнить, что они должны
быть в фирменной картонной коробке, кроме того, крепкие спиртные напитки не принято дарить женщине.
Иностранным деловым партнёрам можно подарить сувенир, имеющий национальный характер: гжельскую керамику, жостовский поднос, палехские изделия и т.п. Исключение составляют матрёшки – их слишком много за рубежом.
Цветы в качестве подарка уместны всегда.
Очень хорошо, если подарок украшен монограммой фирмы или дарственной подписью, особенно если этот подарок от фирмы – сотруднику или сотрудникам.
Не рекомендуется дарить личные вещи: губную помаду, духи, галстук, шарф и т.п. Не следует дарить часы.
Подарок должен быть упакован в коробку, коробка может быть завёрнута в красивую обёрточную бумагу (или оставлена без неё), обвязана лентой.
Иногда, при особо торжественном случае, к подарку прикладывается так называемый адрес, т.е. текст поздравления, подписанный коллегами или руководством фирмы.
Отдельно следует сказать о подарках фирме. Они, как правило, должны быть снабжены дарственной надписью (гравировка или прикрепление специальной таблички к подарку).