В бухгалтерському обліку для групування Інформації про дебіторську заборгованість за товари, роботи і послуги призначений активний рахунок 36 „Розрахунки з покупцями та замовниками".
Він має такі субрахунки:
- 361 „Розрахунки з вітчизняними покупцями";
- 362 „Розрахунки з іноземними покупцями".
По дебету рахунку 36 „Розрахунки з покупцями та замовниками" відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг (у тому числі на виконання бартерних контрактів), яка включає податок на додану вартість, акцизи та Інші податки, збори (обов'язкові платежі), що підлягають перерахуванню до бюджетів та позабюджетних фондів та включені у вартість реалізації, по кредиту — сума платежів, які надійшли на рахунки підприємства в банківських установах, у касу та інші види розрахунків. Дебетове сальдо рахунку відображає заборгованість покупців та замовників за одержану продукцію (роботи, послуги).
Рахунок 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" призначений для узагальнення інформації про розрахунки з покупцями і замовниками.
Рахунок 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" кредитується в кореспонденції з рахунками обліку коштів, розрахунків на суми платежів, що надійшли, (включаючи суми отриманих авансів) і т.п. При цьому суми отриманих авансів і попередньої оплати враховуються обособлено.
Якщо за отриманим векселем, що забезпечує заборгованість покупця (замовника), передбачений відсоток, то в міру погашення цієї заборгованості робиться запис по дебету рахунка 31 "Рахунка в банках" і кредиту рахунка 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" (на суму погашення заборгованості) і 74 "Інші доходи" (на величину відсотка).
Облік розрахунків з покупцями і замовниками в рамках групи взаємозалежних організацій, про діяльність якої складається зведена бухгалтерська звітність, ведеться на рахунку 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" обособленно.
У цілому можна сказати, що рахунок 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" як би дзеркально відбиває в продавця факти господарського життя, що реєструються покупцем по рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками».
Як тільки цей рахунок дебетується, тобто власність на відвантажені товари переходить до покупця, так відразу ж у підприємства виникає дебіторська заборгованість і саме тому рахунок листується з рахунками 90.1 "Виторг" і/чи 91.1 "Інші доходи". Якщо роботи виконувалися за договором довгострокового характеру, то може кредитуватися рахунок 46 "Виконані етапи по незавершених роботах".
По усталених звичаях покупець міг внести гроші вперед, тобто могло мати місце зарахування передоплати. У цьому випадку по рахунку 36 виникає кредиторська заборгованість.
Усе сказане вимагає відповіді на кілька питань:
- для чого потрібний рахунок 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками";
- як відбивається оплата векселями;
- як відбиваються отримані аванси.
Для чого потрібний рахунок 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками"
Насамперед, рахунок 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" потрібний для відображення заборгованості покупців за реалізовані цінності (роботи, послуги).
Сучасні П(С)БО вимагають відображення всіх операцій, зв'язаних з реалізацією, у момент їхньої відпустки, що випливає з допущення тимчасової визначеності факту господарської діяльності, тобто "..незалежно від фактичного часу чи надходження виплати коштів" .
Однак ми відзначимо й інші можливості.
Основний варіант припускає відразу ж після відвантаження чи цінностей надання послуг складання наступної запису:
Дебет 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками"
Кредит 701 "Доход від реалізації готової продукції".
У тих випадках, коли моментом реалізації визнається, відповідно до умов договору закупівлі-продажу і/чи обраній обліковій політиці, оплата цінностей, таких парадоксів не виникає.
Зобов'язання покупців і замовників у бухгалтерському обліку повинні бути відбиті в момент їхнього виникнення. У силу того, що зобов'язання покупця виникають у момент виконання продавцем зобов'язань по передачі товару, можливі два варіанти відображення в бухгалтерському обліку дебіторської заборгованості покупця, що визначаються умовами договору про перехід права власності на матеріальні цінності.
Перший варіант заснований на умові договору про перехід права власності в момент виконання зобов'язань чи постачальником підрядчиком. У цьому випадку зобов'язання чи покупця замовника виникають одночасно з виконанням зобов'язань чи постачальника підрядчика і переходом права власності на продукцію, (товари). Виконання зобов'язань чи постачальником підрядчиком за договором є підставою для відображення на рахунках бухгалтерського обліку виторгу від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг.
У бухгалтерському обліку виторг відбивається при наявності наступних умов:
- організація має право на одержання виторгу, що випливає з конкретного чи договору підтверджене іншим відповідним чином;
- сума виторгу може бути визначена;
- мається впевненість у тім, що в результаті конкретної операції відбудеться збільшення економічних вигод організації. Впевненість у тім, що в результаті конкретної операції відбудеться збільшення економічних вигод організації, мається у випадку, коли організація одержала в оплату актив або відсутня невизначеність у відношенні одержання активу;
- право власності (володіння, користування і розпорядження) на продукцію (товар) перейшло від організації до чи покупця робота прийнята замовником (послуга зроблена);
- витрати, що зроблені чи будуть зроблені в зв'язку з цією операцією, можуть бути визначені.
Для відображення виторгу від реалізації на рахунках бухгалтерського обліку повинні виконуватися всі умови одночасно. Якщо не виконується хоча б одне з вище перерахованих умов, то кошти й інші активи, отримані організацією в оплату, у бухгалтерському обліку організації визнаються як кредиторська заборгованість, а не як погашення дебіторської заборгованості.
Отже, дебіторська заборгованість покупця в бухгалтерському обліку організації буде формуватися одночасно з відображенням інформації про виторг від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг при виконанні всіх зазначених умов шляхом здійснення наступної запису на рахунках бухгалтерського обліку.
Другий варіант відображення інформації про дебіторську заборгованість заснований на умові договору про перехід права власності в момент оплати продукції, товару, чи настання інших обставин. У цьому випадку виникаючі в покупця зобов'язання по оплаті продукції (товару) не зв'язані з переходом права власності і, отже, відображенням на рахунках бухгалтерського обліку виторгу від реалізації продукції, товарів. У загальноприйнятій в Україні практиці обліку зобов'язань покупця не застосовується в цьому випадку ні балансовий рахунок 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками", ні забалансовий рахунок. Однак представляється доцільним звістки забалансовий облік дебіторської заборгованості по договорах, умовами яких передбачений перехід права власності в момент оплати чи товару настання інших обставин. По дебету забалансового рахунка "Дебіторська заборгованість покупців" відбивається величина зобов'язань покупця за договором за відвантажену продукцію, товари.
І одночасно по кредиту рахунка "Дебіторська заборгованість" списується сума дебіторської заборгованості, відбита по балансовому рахунку 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками".
2.3 Документальне оформлення господарських операцій з обліку розрахунків з вітчизняними покупцями та замовниками
При реалізації продукції бухгалтерією підприємства-постачальника виписується відповідний первинний документ. До цих первинних документів належать: накладні; рахунки-фактури, акти прийому виконаних робіт ( послуг), податкові накладні, товарно-транспортні накладні, товарні накладні. Один примірник залишається в бухгалтерії підприємства і є підставою для здійснення запису в облікові реєстри про виникнення дебіторської заборгованості.
Облік операцій по дебіторській заборгованості здійснюється на підставі первинних документів та господарських договорів. Вони є свідченням факту здійснення господарських операцій.
Основні первинні документи, які відображають виникнення та погашення дебіторської заборгованості відображено в таблиці 2.3.4.
Таблиця 2.3.4
Первинні документи по розрахунках з покупцями та замовниками
| Розрахунки з покупцями | |
| Виникнення заборгованості | Погашення заборгованості |
| Накладні; рахунки; рахунки-фактури; акти прийнятих робіт, послуг; податкові накладні; товарно-транспортні накладні (ТМ-1); товарні накладні. | Виписки банку, прибуткові касові ордера, векселі |
Розрахунки, які здійснюються на основі укладених договорів, відносяться до комерційних угод, від результату яких очікують одержати прибуток. Також ще здійснюються операції некомерційного характеру (без укладання договорів), на них не поширюється дія строків позовної давності.