• незмінність протягом поточного року прийнятої методології відображення окремих господарських операцій та оцінки майна;
• повнота відображення в обліку за звітний період усіх господарських операцій, проведених у зазначений час, і результатів інвентаризації майна і зобов’язань;
• правильність віднесення доходів і витрат до відповідних звітних періодів;
• тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку.
У рамках цих вимог ведення бухгалтерського обліку за допомогою засобів комп’ютерного обліку не повинно бути копіюванням технічних прийомів при журнально-ордерній чи меморіальній формі обліків. Організація обліку в комп’ютерному варіанті має ряд особливостей.
Порівнюючи форми бухгалтерського обліку, можна виділити характерні фази обробки облікової інформації: збір і аналіз економічної інформації, запис економічних наслідків у журналах, перенесення даних до Головної книги, формування звітності. При автоматизованій формі обліку фази обробки проводяться автоматично за винятком введення інформації, якщо не передбачено входження інформації через електронну мережу.
При автоматизованій формі обліку, як правило, передбачається поєднання даних аналітичного і синтетичного рівнів. В автоматизованих системах для відображення аналітичної інформації щодо основних засобів, запасів постачальників передбачено заповнення ведення довідників. Дані із довідників переносять в облікові реєстри для проведення розрахунків за кожним етапом, обліковим періодом. Слід зауважити, що інформаційне забезпечення обліку можна розглядати як процес забезпечення інформацією і як сукупність форм документів, нормативної бази, які надходять з інших систем. Тому сучасна інформаційна система бухгалтерського обліку може представляти собою відокремлену систему або складову інших інформаційних систем підприємства чи мати доступ до іншої системи через електронну мережу, наприклад, банку (через систему “клієнт-банк”), біржі, державної установи для передачі звітності.
Прикладом використання підприємством віртуальної мережі є “електронна торгівля”, під якою розуміють таку форму постачання, обміну продукцією, при якій вибір замовлення товарів здійснюється з використанням електронних документів як засобів платежу. Але, враховуючи нерозвиненість даної структури та економічну ситуацію на вітчизняному рівні, широкого впровадження даної системи не передбачається.
Перспективним використанням електронної мережі для підприємств є надання банківських послуг для автоматизації проведення безготівкових рахунків через систему комплекс “клієнт банку — банк”. Вона дозволяє автоматизувати процес формування, прийому і передачі фінансових, інших документів між клієнтом і банком з використанням можливостей internet-технології, яка інтегрується із сертифікованими засобами захисту інформації. Така система дозволяє відправляти платіжні документи клієнтів, має набір у клієнтській частині довільних інформаційних повідомлень і передачі їх в банк, отримання виписок за рахунками у будь-який час; виконувати контроль проходження платежу в банк (клієнт отримує інформацію про прийом та проведення платежу); досягається також можливість доступу до реального залишку на поточному рахунку підприємства і формування звітності щодо отриманих даних.
При веденні автоматизованої форми бухгалтерського обліку проходить інтеграція оперативного, бухгалтерського, статистичного обліків у єдину систему. З іншого боку, застосування електронного зв’язку дає змогу підприємству швидше інтегруватися у світове співтовариство.
Важливим елементом сучасного програмного забезпечення є можливість зв’язку виходу до електронної мережі — віртуального зв’язку, що дає змогу виключити ручне введення вхідних даних і уникнути технічних помилок.
Комп’ютери надають великі можливості щодо обробки, зберігання і надання інформації, при цьому зростають вимоги щодо рівня кваліфікації працівників, необхідності підготовки фахівців із знанням комп’ютерної техніки. З іншого боку, при автоматизованому обліку зростає ціна помилки програмного забезпечення чи людської помилки, що призводить до втрати інформації чи її неправильного відображення, а це, у свою чергу, зменшує ефективність господарської діяльності підприємства.
Основа для автоматизації облікової роботи на підприємстві може складатися із загальних характеристик обліку як цілісної інформаційної системи:
• вид обліку та його мета (фінансовий, податковий, управлінський, статистичний), поняття аналізу прогнозу і контролю діяльності суб’єкта господарської діяльності як складових основ інформаційної бази — об’єднання цих понять стосовно автоматизації підприємства у термін контролінг;
• характеристика об’єкта автоматизації (підприємства, організації, установи);
• особливості господарської діяльності підприємства та його вплив на побудову облікової роботи, облікової політики підприємства;
• поняття та якісна характеристика інформації (вхідних і вихідних даних), інформаційної системи (оцінка її можливостей);
• групи користувачів та методи задоволення їх інформаційних потреб.
Щодо першого пункту орієнтовного змісту поданої концепції то питання загальних термінів, їх сутності та поставлені завдання потребують однозначності визначення перш за все в нормативних документах як до термінів власне обліку, так і до питань інформаційних технологій обліку. Крім того, потрібно встановити ступінь і форму автоматизації складових контролінгу, застосування до них відповідних технічних засобів. Для основи цього складового елементу концепції потрібно використовувати наукові підходи і методи, що направлені на сприяння раціонального використання засобів і предметів праці та самої праці в господарській діяльності для отримання максимального прибутку чи досягнення соціального ефекту.
Для характеристики об’єкта комп’ютеризації слід врахувати організаційну побудову та систему управління підприємством, у тому числі типи організаційних структур, функціональну структуру системи управління, методи управління підприємством. Ці характеристики значною мірою визначають особливості запроваджених інформаційних систем, вони мають безпосередній вплив на склад і структуру інформації, що становить базу даних. Важливим елементом для характеристики господарювання є вивчення технологій збору, обробки, зберігання і передачі інформації, що використовуються нині на сучасних підприємствах різних галузей народного господарства. Загальна характеристика інформаційної системи підприємства має визначатися за складом і властивостями основних компонентів інформаційної системи. До них слід віднести типову функціональну структуру та функціональні можливості типової інформаційної бази підприємства.
Крім запровадження комплексної внутрішньої автоматизації, потрібний перехід до розвитку сервісних ресурсів, запровадження обміну інформацією. Звітні дані можуть бути представлені контролюючим установам, інвесторам з метою реклами. Також інформація має бути отримана підприємством. Це доступ до нормативно-правової бази, для характеристики стану кон’юнктури ринку, для довідки. Особливу увагу тут слід приділити можливості автоматизації розрахункових операцій між підприємствами та реалізації товарів через мережу. На цьому шляху зовсім відсутні стандарти, нормативи, або такі, що проходять етап розробки. Ці стандарти створюються стихійно користувачами, заснованими на традиціях звичайних облікових прийомів і відносин. За такого виду послуг можлива повна автоматизація облікової роботи і прийняття ефективних управлінських рішень, досягнення максимального ефекту господарської діяльності підприємства. Сьогодні, зважаючи на проблеми, що виникають на шляху запровадження автоматизації, це має бути врегульовано у найкоротший строк. Спричиняють такий стан: мала кількість підприємств, які мають доступ до глобальної мережі; незначна кількість власників кредитних карток; низький розвиток постачання реалізованих товарів через мережу; низька платоспроможність населення, недовіра до фінансово-кредитних нових технологій бізнесу; регіональна нерівномірність розподілення користувачів нових видів послуг. Проте слід відзначити технічну надійність систем обліку електронної реалізації та розрахункових відносин.
При вирішені поетапного переходу до створення інформаційної системи потрібний цілеспрямований вибір програмного забезпечення, який повинен спиратися на системну комплексну оцінку. Проблема полягає в тому, що система має задовольняти кілька вимог: бути достатньо функціональною, завершеною з точки зору обліку (автоматизації обліку), бути універсальною, тобто враховувати специфіку галузевих особливостей підприємств. Має бути продумана проблема інтенсифікації автоматизації цілісного управлінського обліку фінансово-економічних служб.
Сучасне програмне забезпечення будується відповідно до вимог, принципів і методів ведення обліку, облікового забезпечення, виходячи із можливостей сучасної техніки. Вітчизняні програмні продукти, призначені для обліку на малих підприємствах, повинні відповідати основним функціональним обліковим вимогам, мати можливість проводити облікову, аналітичну, контролюючу роботу, враховуючи національні специфічні риси підприємств (галузь діяльності, розмір і форму власності підприємства). Саме ці моменти мають якісно характеризувати програмний продукт автоматизації інформаційної бази контролінгу підприємства. Тому можливості бухгалтерських програм можуть слугувати критерієм для їх якісних оцінок і вибору для застосування малими підприємствами. До цих критеріїв потрібно віднести можливість програмного забезпечення — інформаційної бази: 1) вести синтетичний та аналітичний облік активів, капіталу, зобов’язань з елементами управлінського обліку; 2) формувати фінансову, податкову, статистичну звітність; 3) надавати іншу довідкову інформацію для потреб ведення господарської діяльності; 4) на базі даних можливостей проводити автоматизований аналіз прогноз і контроль за діяльністю підприємства. Наведені оціночні компоненти інформаційної бази мають включати можливість ведення первинного обліку та складання різних форм первинних документів, реєстрів бухгалтерського обліку, формувати оборотну відомість, бухгалтерські реєстри малих підприємств тощо. За таким критеріями можна відібрати приблизно 110 показників. Крім того, програмне забезпечення має задовольняти відповідні технічні, комерційні та ергономічні потреби.