Витрати, пов'язані з поліпшенням об'єкта (модернізація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), які призводять до збільшення майбутніх економічних вигод, первісне очікуваних від його використання, будуть відображатися на рахунку 15 "Капітальні інвестиції".
Основні засоби — активи, що потребують особливого підходу для їх оцінки. Оцінка основних засобів - вельми динамічна облікова категорія. Прийняти об'єкт на баланс за історичною собівартістю (або за справедливою вартістю) — на цьому не завершується "оціночна" робота, а радше — лише починається, і власне, бухгалтерський облік основних засобів — це, у певному розумінні, і є безперервний процес їх оцінки.
Первісна вартість основних засобів роздвоюється: одна її частина протягом терміну експлуатації поступово збільшується і капіталізується в інших активних формах, а інша тим часом поступово зменшується до рівня ліквідаційної. Крім того, первісна вартість об'єктів основних засобів може далі формуватися й після введення їх в експлуатацію. Тобто може змінюватися під впливом обставин: збільшуватися на вартість робіт з реконструкції, модернізації, збільшуватися на суму дооцінки у випадках виявлення значних відхилень балансової вартості від справедливої (ринкової) вартості і зменшуватися на суму уцінки з тієї ж причини. Для досягнення мети бухгалтерського обліку (надання користувачам фінансової звітності правдивої, повної і неупередженої інформації) дуже важливо, щоб уся ця вартісна динаміка чітко простежувалася.
Облік основних засобів відрізняється від обліку, наприклад, запасів вже тим, що запасами в період між моментом прийняття їх на облік і моментом списання з балансу бухгалтер може собі дозволити не цікавитися, а основні засоби (фонди) потребують уваги протягом усього терміну, в якому ці активи такими називаються. [37]
До речі, основні засоби і основні фонди — чи є між ними різниця? Здавалося б, немає, адже йдеться про одні й ті ж матеріальні цінності. Насправді різниця є і вельми істотна з облікової точки зору. Коли вживається термін "основні засоби", то мається на увазі така сукупність матеріальних активів, у якій кожен об'єкт ідентифікується, тобто може розглядатися окремо. У той час як термін "основні фонди" означає таку ж сукупність активів, але при цьому не має значення, які саме фізичні одиниці складають цю множину. Точніше, під основними фондами навряд чи можна розуміти множину як таку — це величина, злита в єдине ціле. Інакше кажучи, основні засоби — це об'єкти, що розглядаються диференційовано, а основні фонди — це величина інтегрована: у групу, підгрупу, цілу сукупність груп і підгруп. У податковому обліку основні засоби прийнято називати основними фондами. Це не випадково, оскільки, на відміну від бухгалтерського обліку, де фінансовий аспект переплітається з управлінським, де вартість не розглядається у відриві від об'єктів, що становлять цю вартість, податковий облік оперує тільки вартісними категоріями (за винятком об'єктів, що складають першу групу ОФ).
Яким би шляхом і за яких обставин не було куплено чи продано об'єкт — усі бухгалтерські проведення повинні чітко відображати всі події, що відбулися з цим об'єктом під час цих операцій. А події в кожному випадку відрізняються. Відрізняється і їх кількість.
Вартість придбаного об'єкта основних засобів до валових витрат не відноситься, але на суму амортизації, нарахованої згідно зі статтею 8 Закону України про оподаткування прибутку, щокварталу зменшує базу обкладання податком на прибуток.
Податковий кредит у зв'язку з придбанням (спорудженням) основних засобів, що підлягають амортизації, нараховується у тому періоді, в якому платник ПДВ зазнає витрат у зв'язку з таким придбанням, незалежно від термінів введення об'єкта в експлуатацію.
У процесі придбання — чи то купівля готового об'єкта з негайною оплатою або І кредит, чи будівництво таких об'єктів власними силами або підрядним способом з поетапним введенням в експлуатацію і, відповідно, поступовою оплатою за кожний етап — найперше, що відбувається, - це формування вартості майбутнього об'єкта, яка складається з елементів понесених на його придбання витрат. Процес придбання об’єкта основних засобів практично ніколи не завершується його надходженням від постачальника. Більше того - з цього моменту придбання тільки розпочинається, бо саме в цей час до складу майбутньої первісної вартості записується перший елемент витрат постачальнику. З часом, у ході підготовки придбаного активу до експлуатації, до цієї суми додаються інші, понесені у зв'язку з такою підготовкою, витрати. Доти, доки придбаний актив (у вигляді розрізнених елементів витрат) враховується на рахунку 15, — цей актив не вважається об'єкт основних засобів. Так він стане називатися лише після списання всіх понесених на його придбання І літальних витрат на рахунок 10 "Основні засоби", і відтоді ці витрати — вже не витрати, а первісна вартість об'єкта.
Небезоплатне придбання необоротних активів є внутрішніми інвестиціями підприємства, здійсненим за рахунок власного необоротного капіталу. У зв'язку з цим рахунок "Капітальні інвестиції" є рахунком подвійного призначення. З одного боку, ми розглядаємо його як рахунок, де узагальнюється інформація про здійснення внутрішніх інвестицій у розширення виробництва, з іншого — як рахунок витрат (капітальних витрат, витрат капіталу — якщо завгодно), на якому формується первісна вартість об'єкта перед запуском його в експлуатацію. Не надавати значення цьому рахунку, ігнорувати, оминати його в проведеннях — означає недостатньо розуміти процеси, в яких обертається капітал підприємства. Отже, кожне небезоплатне придбання, яке підприємство має намір використовувати як необоротні активи, є сенс проводити через рахунок "Капітальні інвестиції". Це головне, що потрібно знати для того, щоб правильно виконати бухгалтерські проведення.
Будь-яке небезоплатне придбання необоротних активів є внутрішніми інвестиціями підприємства, здійсненими за рахунок власного необоротного капіталу. При цьому не має значення, є в розпорядженні підприємства власні вільні (не зв'язані) кошти чи доводиться користуватися позиковими. Адже повернення по (що неодмінно станеться в майбутньому) завжди означатиме, що власних коштів на покриття вартості такого придбання у підприємства вже достатньо. Просто в такому разі власні кошти інвестуються (вкладаються в придбання) раніше, ніж підприємство їх заробляє. Банківський (та й жоден інший) кредит ніколи не є джерелом фінансування. Усі проекти підприємства фінансуються власними джерелами, рідше - зовнішнім цільовим фінансуванням. Зовнішнє цільове фінансування — це не кредитування.
Що стосується коштів позикових, навіть якщо вони позичені з цілком визначеною метою — придбання основних засобів, — це лише тимчасова допомога, різновид банківських послуг, що надаються за певну плату (відсотки за кредитами), але в жодному разі не джерело покриття витрат на це придбання.
Особливістю сучасного обліку основних засобів, які придбавалися шляхом отримання кредитів (банківських або розстрочкою оплати постачальнику) є те, що відсотки за наданими кредитами не включаються до первісної вартості цих активів. Це нововведення спричинило неоднозначну реакцію фахівців, і хвилювання з цього вводу мотивується перш за все тим, що таким чином виникає ще один розрив між податковим і бухгалтерським обліком. На думку автора цих рядків, шкодувати тут немає за чим. По-перше, між бухгалтерським та податковим обліком і без цього розриву вже давно утворилася така глибоченна прірва, що пора звикнути, заспокоїтись і пристосуватись. По-друге, не включати відсотки за кредитами до первісної вартості основних засобів — це економічно обґрунтована вимога. Адже придбаний шляхом отримання кредитів об'єкт вводиться в експлуатацію значно раніше, ніж повертаються взяті на їх придбання кредити, а отже, і та частина відсотків, що буде нарахована і сплачена разом із поверненням основної суми, ще не відома ні кредитору, ні дебітору. Особливо це стосується довгострокового кредитування, хоча й при короткостроковому така ситуація цілком ймовірна. Отже, включати до первісної вартості об'єкта основних засобів суму відсотків за кредитами, що надавалися на його придбання, просто неможливо. Включати відсотки за кредитами до витрат кожного звітного періоду, в яких вони нараховуються протягом усього терміну кредитування, — це дуже правильне, економічно обґрунтоване рішення.
Будь-які придбання, здійснені через підзвітних осіб, оприбутковуються на баланс покупця аналогічно до того, як це відбувається за умови здійснення операцій придбання безпосередньо від постачальника. Різниця лише у кількості проведень. Адже розрахунки з постачальником у цьому разі проводить не підприємство, а підзвітна особа, якій підприємство доручає це виконати. Отже, кожне проведення має відображати операції у тій послідовності, в якій вони відбувалися. Так, видання авансу під звіт не є виданням авансу постачальнику. Адже кошти в цьому випадку отримує не підприємство-постачальник, а підзвітна особа, про що повинні свідчити записи в касових реєстрах. Записи про те, що ці кошти сплачено постачальнику, з'являться в інших реєстрах на підставі авансового звіту, який підзвітна особа подасть одразу (протягом трьох днів) після виконання покладеного на неї завдання. У цьому ж звіті мають наводитися й записи цієї особи про всі інші витрати, понесення яких супроводжувало операцію придбання: відрядження, транспортування тощо. Усі ці витрати теж мають бути підтверджені первинними документами, які додаються до авансового звіту як підстава для бухгалтерського проведення. Разом з тим слід мати на увазі, що документальні свідчення про здійснення оплати постачальнику (наприклад, квитанція до прибуткового касового ордера, виданого цій особі в касі підприємства-постачальника) — це лише підтвердження факту оплати, вони не є підтвердженням того, що факт передачі прав власності вже відбувся. Придбання оприбутковуються про оплату, а на підставі документа про передачу активів у руки відповідальної за цьому разі) особи (наприклад, видаткова накладна, видана підприємством-продавцем підзвітній особі підприємства-покупця). Цей документ підзвітна особа також додає до авансового звіту. Отже, розрахунки з постачальником здійснює саме підзвітна особа: як оплату, так і отримання. А підприємство, що доручило цій особі виконати операції придбання (тобто розрахунки з постачальником), здійснює розрахунки з цією підзвітною особою (а не з постачальником, як дехто з новачків це розуміє). Призначити підзвітну особу для придбання у постачальника тих чи інших активів — означає доручити цій особі здійснити розрахунки з цим постачальником від імені підприємства.