Організація та шляхи вдосконалення обліку та контролю наявності та руху основних засобів (стр. 12 из 18)

Для усунення існуючих недоліків в перевірці основних засобів і підвищення ефективності їх контролю в подальшому в господарстві можна провести контрольорську перевірку основних засобів. Контрольор відрізняється від ревізора суттю підходу до перевірки. Його дії консультаційні, він знає не лише бухгалтерський облік і звітність, а й економічні закони, юридичні права. Контрольор не так намагається знайти цифрові і сумарні помилки, як дає огляд методу ведення бухгалтерського обліку підтвердження чи спростування результатів діяльності підприємства. Контрольорську перевірку треба провести загальну за запропонованою схемою, поставивши перед нею наступні завдання:

- перевірка стану обліку, наявності зберігання ефективності використання основних засобів;

- встановлення обґрунтованості правильності оформлення надходження і вибуття;

- перевірка правильного нарахування зносу і віднесення витрат на ремонт основних засобів;

- перевірка правомірності реалізації основних засобів, а також їх оцінка при реалізації;

- перевірка своєчасності і правомірності віднесення результатів від ліквідації на фінансово-господарську діяльність підприємства;

- перевірка достовірності віднесення суми переоцінок на рахунки бухгалтерського обліку.

Згідно наказу керівника підприємства бухгалтерія та всі виробничі підрозділи повинні будуть забезпечувати всебічну допомогу при проведенні перевірки, а на головного бухгалтера буде покладено контроль за своєчасним представлення для перевірки первинних та зведених документів.

При проведенні перевірки необхідно звернути увагу на:

- перевірку вибуття основних засобів;

- відображення в обліку безоплатно переданих основних засобів;

- звіряння залишків по зведеним документам з оборотами в Головній книзі, особливо на оприбуткування основних засобів;

- перевірку правильності відображення даних Головної книги в звітності підприємства.

Пропонуємі схеми методів документального і фактичного контролю основних засобів наведені в Додатках Г іД.

4. Організація інформаційної системи обліку та контролю основних засобів

Введення інформації може бути організовано за допомогою ручного ведення операцій; режиму типових інформацій; режиму автоматичного формування операцій по документах.

Список основних засобів, нематеріальних активів, необігових активів міститься в довіднику Необігові активи. Дані довідника використовуються під час уведення документів і для ведення аналітики на рахунках 10-13, 18, 01. Трирівнева структура довідника дає змогу об’єднувати його елементи в різноманітні групи і підгрупи за різними ознаками.

Діалогове вікно редагування реквізитів елемента довідника має дві закладки. Кожний необіговий актив описують передусім видом, який вибирають у реквізиті Вид необігового активу. Цей реквізит одночасно визначає рахунки та методику обліку активу.

Потрібно також увести значення таких реквізитів: повна назва, первісна вартість, шифр, інвентарний номер, дата введення в експлуатацію, одиниця вимірювання і рахунок обліку. Дата введення в експлуатацію вводиться автоматично під час проведення для цього необігового активу документа Введення в експлуатацію. Одиниця вимірювання для кожного елемента довідника може мати лише одне значення. Рахунки обліку автоматично заповнюються під час вибирання виду не обігового активу.

На закладці Додатково містяться реквізити, що визначають параметри нарахування зносу необігових активів у бухгалтерському і податковому обліку. Для всіх об’єктів (виняток становлять лише інші необоротні активи) потрібно задати метод нарахування зношеності за бухгалтерським обліком. У типовій конфігурації таких методів шість: прямолінійне списання, метод зменшення залишку, метод прискореного зменшення залишку, виробничий (сума одиниць), кумулятивний та податковий. Кожен із методів потребує задання певного набору параметрів. Зокрема, метод прямолінійного списання передбачає визначення ліквідаційної вартості і терміну використання об’єкта, метод зменшення залишку – місячної норми амортизації, а метод суми одиниць – ліквідаційної вартості, розрахункового обсягу виробництва й обсягу виробництва поточного місяця.

У реквізитах Рахунок затрат і Вид затрат треба зазначити рахунок і аналітику затрат, на які будуть зачислені суми нарахованого зношення. У випадку незалежності активу виробничим фондам підприємства, коли нараховують зношення за матеріальним або нематеріальним активом у податковому обліку, треба увімкнути прапорець Виробниче. Для такого об’єкта також необхідно зазначити, до якої групи податкового обліку він належить (для цього є група реквізитів Податковий облік), з метою визначення субрахунку позабалансового рахунка ОЗ (обігових засобів), де обліковуватиметься балансова вартість об’єкта за податковим обліком.

З метою проведення операції надходження необігових активів в організацію можна використати документ "Прибуткова накладна", задавши в реквізиті документа "Що оприбутковуємо" значення ОЗ, НМА та ін. необоротні матеріальні активи або Інші необоротні активи для необоротних активів та ТМЦ для МШП. Решту реквізитів документа заповнюють згідно з накладною постачальника.

Заповнення реквізитів екранної форми Прибуткова накладна треба починати з реквізитів групи Постачальник. Поле Вид постачальника може мати одне з таких значень: Вітчизняний постачальник, Іноземний постачальник, Підзвітна особа або Інше. Залежно від вибору виду відповідно змінюється бухгалтерський рахунок постачальника на закладці Додаткові. Після цього потрібно визначити постачальника з довідника контрагенти або Співробітники (якщо реєструють надходження від підзвітної особи),вибрати валюту, у якій буде виписана накладна, і курс цієї валюти.

Якщо вести облік з конкретним постачальником у розрізі угоди (у довіднику Контрагенти для нього введено угоду за замовчуванням), то ця угода відобразиться в полі Замовлення діалогової форми прибуткової накладної. За допомогою кнопки вибору (кнопка "…"), значення цього реквізиту можна змінити, вибравши інше замовлення в журналі Відбір замовлень контрагента. Якщо ж скористатися кнопкою Х, то цю прибуткову накладну можна зробити документом-замовленням, тобто першим документом у ланцюжку взаєморозрахунків з клієнтом (у цьому випадку поле замовлення відображає рядок Без замовлення).

Під час роботи з прибутковими накладними та іншими документами доцільно використовувати можливості, що їх надає програма. Зокрема в разі оприбуткування передоплаченого товару на підставі попередньо наданого постачальником рахунка обов’язково треба застосувати режим Уведення на підставі і ввести прибуткову накладну на підставі рахунка. У цьому випадку програма автоматично заповнить табличну і реквізити заголовної частини прибуткової накладної. В полі Замовлення відображатимуться назви і реквізити документа, що був першим. Це може бути Угода або Рахунок вхідний.

Необігові активи і МШП не достатньо оприбуткувати за допомогою прибуткової накладної. Їх потрібно ввести в експлуатацію, бо тільки тоді вони будуть зараховані на баланс. Документ "Введення в експлуатацію" (рис.4.1) призначений саме для цього.

Діалогову форму документа Введення в експлуатацію треба заповнювати від заголовної частини; передусім увімкнувши можливість Введення в експлуатацію необігових активів, що в групі реквізитів Облік не введених в експлуатацію ТМЦ. У цій же групі потрібно задати значення реквізиту Місце зберігання відповідно до місця подальшого розміщення необігових активів або вибрати матеріально-відповідальну особу, за якою вони будуть закріплені. У групі реквізитів Параметри введення в експлуатацію обов’язково треба заповнити значення єдиного реквізиту Вид необігових активів.

рис.4.1. Документ "Введення в експлуатацію"

Таблична частина містить таку інформацію:

- аналітика рахунку капітальних інвестицій, на якому обліковують первісну вартість об’єкта;

- назву об’єкта (вибирають з довідника Необігові активи);

- кількість об’єктів, які вводяться в експлуатацію;

- одиниці вимірювання;

- ціну об’єкта без ПДВ;

- підсумок за рядком без ПДВ.

Потрібний набір проведень у випадку введення не обігового активу в експлуатацію (прийняття об’єкта на баланс, збільшення балансової вартості основних фондів за податковим обліком та ін.) автоматично формується під час проведення документа Введення в експлуатацію.

Операції пов’язані з переведенням необігових активів та МШП з одного місця зберігання в інше, виконують за допомогою документа Переміщення. Крім формування відповідних бухгалтерських проведень, цей документ дає змогу оформити акт приймання-передавання необігових активів чи накладну на переміщення МШП. Місця зберігання (звідки і кули передають) необігових активів чи МШП задають в однойменних реквізитах діалогової форми документа, шляхом вибирання з довідника Місця зберігання.

У табличній частині є інформація про таке:

- назву об’єкта, який переміщують;

- бухгалтерський рахунок обліку об’єкта (визначений автоматично за типом об’єкта);

- партію, до якої належить переміщуваний об’єкт;

- назву об’єкта після переміщення;