3.1 Вдосконалення первинного, синтетичного та аналітичного облікуосновних засобів
В цілому первинний, синтетичний та аналітичний облік основних засобів у СК "Авангард" ведеться без порушень, але є ряд недоліків. Зокрема, це стосується заповнення первинних документів. При заповненні бланків бухгалтерією підприємства не заповнюються основні реквізити (коди, назви виробничих підрозділів, марка основних засобів). Це може мати негативні наслідки при заповненні первинних документів, так як багато подібних основних засобів і буде дуже важко встановити їх фактичну приналежність до певного підрозділу. При заповненні карток групового обліку взагалі, крім назви та кількості, нічого не заповнюється. А в оборотно-сальдовій відомості по обліку основних засобів, що ведеться в господарстві, відсутнє зазначення осіб, у підзвіті яких знаходяться основні засоби.
Для поліпшення первинного обліку необхідно усунути вищезазначені недоліки, а також запропонувати вести інвентарні описи основних засобів у виробничих підрозділах. Це дало змогу більш поглиблено контролювати рух і експлуатацію основних засобів. Також пропонується поновити договори матеріальної відповідальності із матеріально-відповідальними особами. Адже останній раз договори складались в 1996 році і їх форма застаріла, а також зробити загальний опис наявності основних засобів у матеріально-відповідальних осіб. Це дозволить контролювати працівників і покращить відповідальність за правильним користуванням основних засобів.
Також необхідно звернути увагу на списання основних засобів. В господарстві при складанні Актів на списання основних засобів створюється комісія, але найчастіше, особливо якщо основні засоби, належні списанню, знаходяться в районах, до їх складу входять лише спеціалісти. На наш погляд це не зовсім правильно, адже в господарстві створена і працює інвентаризаційна комісія, до складу якої входять головні спеціалісти області. Тому в комісію по списанню основних засобів необхідно включати спеціаліста з інвентаризаційної комісії або будь-якого головного спеціаліста обласної станції. Стосовно поліпшення аналітичного обліку, то вважаємо за доцільне запропонувати вести не оборотно-сальдову відомість, а зведений Інвентарний опис основних засобів в розрізі підрозділів та МВО із заповненням графи вартості основних засобів. Це дасть можливість позбавитись непотрібного дублювання записів і скоротить об’єм роботи по обліку основних засобів.
З 1.01.2010 року для обліку наявності та руху основних засобів необхідно використовувати журнал-ордер 4А с.-г.
3.2 Вдосконалення інвентаризації основних засобів
Методика інвентаризації – сукупність способів та прийомів, які надають можливість забезпечити її наукову організацію та раціональне проведення.
Згідно слів Калюги Є., сама методика проведення інвентаризації викладена в спеціальній літературі дуже відстала від потреб практики.
Перманентна інвентаризація на складах може проводитись способом безповторного відбору, суть якого полягає в тому, що в кожному випадку із генеральної сукупності вибирати окрему кількість матеріальних цінностей. Важливою умовою постійних інвентаризацій матеріальних цінностей є те, що кількість матеріалів, що є в наявності, повинна не менше одного разу в рік бути в обігу. Перевага перманентної інвентаризації в тому, що не зупиняється процес прийому та випуску матеріальних цінностей, скорочується трудомісткість інвентаризаційної роботи та обробки її результатів за рахунок використання обчислювальної техніки.
В зв’язку з цим, пропонується в Інструкції по інвентаризації закріпити основні принципи перманентної інвентаризації нам складах.
Дослідження літературних джерел з питань практики проведення інвентаризацій показують, що їх якість значно вища, коли інвентаризацію проводять в період ревізії під контролем та наглядом ревізійних груп.
З метою посилення контролю за правильністю внесення в описи матеріалів, ревізори повинні проводити після закінчення інвентаризаційної контрольно-вибіркової перевірки при участі інвентаризаційної комісії. Такі перевірки повинні бути направлені на виявлення негативних явищ.
До негативних явищ відноситься позачергове чергування членів інвентаризаційної комісії без участі її повного складу. Буває так, що в процесі інвентаризації окремі матеріально-відповідальні особи представляють проінвентаризовані матеріальні цінності до непроінвентаризовиних.
Великим недоліком може бути те, що окремі члени робочих інвентаризаційної комісії не контролюють в процесі інвентаризації наявність цінностей, коли довіряють перерахунок самим матеріально-відповідальним особам і записують дані в опис з їх слів.
Бувають випадки приховування нестач шляхом складання в період до початку інвентаризації недостовірних актів на списання, нестач та псування цінностей. Для розкриття таких фактів необхідно приміняти методи контрольно-вибіркового порівняння.
Для посилення контролю за якісним станом кожного виду цінностей необхідно включити в інвентаризаційні описи якісні показники.
Практика показує, що проведення інвентаризації на об’єктах зберігання потребує значних затрат праці та часу. Вдосконалення методики повинно бути направлене на оперативне визначення результатів інвентаризації. Калюга Є. Відмічає, що в роботі над узагальненням результатів є деякі методичні недоліки, які необхідно виявити. В деяких випадках облікові дані коригуються під фактичні залишки, що потребує перевірки порівняння облікових даних з даними відомостей та актами про результати інвентаризації матеріальних цінностей. В результаті цього визначають правильність внесення в них даних про залишки цінностей на момент інвентаризації.
Таким чином, розглянувши методичні рекомендації спеціалістів про покращення як ведення інвентаризації так і посилення контролю при її проведенні і виключення існуючих недоліків, необхідно застосовувати їх досвід в практичну роботу.
Важною умовою забезпечення збереження власності, збереження фактів крадіжок, нестач, втрат, розбазарювання майна підприємства є створення належних умов збереження основних засобів у виробничих підрозділах і на об'єктах господарювання. Тому одним із головних завдань внутрішньогосподарського контролю і діяльності спеціалістів підприємства є контроль за станом збереження майна та дотримання відповідних правил і вимог з цих питань. У цьому значною мірою проявляється застережна роль контролю, спрямована на завчасне виявлення й усунення фактів і причин, що можуть зумовити крадіжки, нестачі, псування, розбазарювання майна.
Однією з основних організаційно - методичних форм такого контролю є проведення періодичної паспортизації стану збереження власності у виробничих підрозділах і на об'єктах господарювання. Суть цього заходу полягає в складанні і заповненні спеціального паспорта, в якому наведені правила збереження цим правилам. Отже, за допомогою паспортів, так би мовити, можливо обстежувати господарські об'єкти на предмет їх відповідності основним правилам і вимогам збереження майна. На кожен вид майна, характерний своїми правилами і умовами збереження, необхідно розробляти і заповнювати окремі паспорти. На однорідні групи майна можна використати один паспорт, передбачити в ньому графи для фактичних даних проставляти однозначно "так" (відповідають вимогам і правилам), "ні" (не відповідають вимогам і правилам) або конкретно коротко і лаконічно зазначити, що і наскільки не відповідає вимогам.
Правила і вимоги до збереження тих чи інших видів майна підприємства формулюються на основі положень, технічних і технологічних умов, стандартів, типових правил та інших нормативних актів, а також можуть бути складені спеціалістами підприємства і затверджені керівником підприємства. Фактичні умови і стан збереження майна повинні виявляти фактичним (візуальним) оглядом господарського об'єкта та вивченням відповідних документів.
Головне завдання паспортизації стану збереження громадської власності - завчасно в ході перевірок виявляти факти порушення правил збереження основних засобів, які можуть зумовити випадки крадіжок, нестач, розтрат, псування, створення лишків, зниження якості та інших втрат майна.
Паспортизацію умов збереження техніки слід здійснювати по автомобільному і машинно-тракторному парку (додаток В).
3.3 Вдосконалення контролю наявності та руху основних засобів
При контролі основних засобів необхідно використовувати прийоми: документальний та фактичний.
Прийоми документального контролю застосовують до бухгалтерських документів, записів в облікових регістрах, даних звітів і балансів, до статистичних та оперативних матеріалів. При цьому об’єктом документального контролю є інформація, що характеризує здійснені господарські операції.
Формальна перевірка – це перевірка правильності здійснених виправлень в документах. Саме наявність виправлень в документах може бути сигналом недоброякісності того чи іншого документу (наприклад: товарно-транспортна накладна, приймальна квитанція, платіжні доручення та інші). Арифметична перевірка – це перевірка документів, що здійснюється з метою визначення підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями.
Нормативно-правова перевірка – це перевірка господарських операцій з точки зору їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням, діючим законам.
Зустрічна перевірка документів – це перевірка достовірності і правильності відображення в документах господарських операцій в господарстві і покупця.
Взаємна перевірка документів – це перевірка відображення двох взаємопов’язаних господарських операцій, що перевіряють.