Основним напрямком бухгалтерського обліку бюджетних установ виступає облік видатків. Враховуючи основне завдання бюджетних установ щодо кінцевого результату (звітного періоду) діяльності — виконання кошторису доходів і видатків — яке визначає, по суті, другу назву обліку бюджетних установ, а саме облік виконання кошторису доходів і видатків, це твердження є безсумнівним. З огляду на це організація обліку видатків є пріоритетною.
Видатки - це витрати, які здійснює установа для свого утримання та виконання своїх функцій. В т. ч. видатки за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою і не виплаченою заробітною платою і стипендіями тощо, одним словом - кредиторська заборгованість.
Організація обліку видатків бюджетних установ охоплює такі напрямки:
- визначення нормативної бази;
- класифікація видатків;
- розробка робочої номенклатури видатків;
- організація планування видатків;
- організація облікових номенклатур;
- організація носіїв облікової інформації.
Вирізняють такі види класифікації видатків бюджету:
- функціональну;
- відомчу;
- програмну;
- економічну.
2. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ДОХОДІВ І ВИДАТКІВ ЯМПІЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
2.1 Загальна організаційно-економічна характеристика підприємства
Робота Ямпільської районної державної адміністрації проводиться за перспективними (річними), поточними (квартальними), а у разі потреби – оперативними (місячними, тижневими) планами, що затверджуються головою районної державної адміністрації.
Робота управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, апарату районної державної адміністрації проводиться за квартальними планами, що затверджуються заступниками голови (відповідно до розподілу обов’язків) районної державної адміністрації. Щомісяця складається план організаційних заходів.
Організація роботи з документами Ямпільської районної державної адміністрації здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується головою районної державної адміністрації відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 2007 року № 1153.
Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови районної державної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків), керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації.
Апарат районної державної адміністрації складається з 7 відділів. Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації несуть відповідальність за організацію контролю та виконання документів; визначають підрозділ або працівника, який буде здійснювати контроль за строками виконання документів, вести їх облік, забезпечувати доведення документу до виконавців; структурні підрозділи райдержадміністрації, які визначені заступниками голови райдержадміністрації, як відповідальні за організацію виконання розпорядження (доручення) голови райдержадміністрації в цілому ведуть контрольні справи, в яких повинні бути: розпорядження, доручення, які контролюються; при необхідності план контролю за його виконанням (затверджений заступником голови або керівником вказаного структурного підрозділу); матеріали щодо виконання кожного контрольного пункту від структурних підрозділів райдержадміністрації, установ, підприємств, відповідальних за виконання цих пунктів, інші матеріали по виконанню (наради, перевірки тощо).
Фінансово-господарський відділ, в якому проходила переддипломна практика, є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації. Він утворюється розпорядженням голови районної державної адміністрації, підпорядковується голові районної державної адміністрації та керівнику апарату.
У своїй діяльності відділ керується Конституцією, Законами України, Указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Положенням про районну державну адміністрацію, чинним законодавством про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні та цим тимчасовим положенням.
Завдання та функції відділу:
1. Здійснення матеріально-технічного і господарсько-побутового забезпечення діяльності районної державної адміністрації.
2. Забезпечення контролю за наявністю і рухом майна, використанням матеріальних і фінансових ресурсів відповідно до затверджених нормативів і кошторисів.
3. Повноту відображення в обліку наростаючим підсумком майнового та фінансового становища районної державної адміністрації за звітний період (місяць, квартал, рік).
4. Щорічне проведення інвентаризації майна та матеріалів.
5. Складання статистичних звітів про працю (щомісячно, щоквартально).
6. Складання звітів про використання коштів по соціальному страхуванню та пенсійному фонду (щоквартально).
7. Тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку на перше число кожного місяця.
8. Своєчасне виконання розпоряджень, якісне оформлення первинних документів та досягнення економії по видаткам паливно-мастильних матеріалів.
9. Своєчасне і якісне складання звітів по фінансуванню та видатках господарської діяльності.
10. Забезпечення збереження районної комунальної власності.
11. Оформлення і обробка документів по нарахуванню заробітної плати, премій, матеріальної допомоги, відпускних та допомоги за листком непрацездатності. Своєчасний облік і якісне ведення касових операцій.
12. Забезпечення ведення діловодства, дотримання службової таємниці.
13. Виконує інші повноваження, передбачені законодавством та розпорядженнями голови районної державної адміністрації.
Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється головою районної державної адміністрації на конкурсній основі. Структура відділу і чисельність працівників відділу затверджується головою районної державної адміністрації. Спеціаліст ІІ категорії відділу призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням голови районної державної адміністрації на конкурсній основі. Комендант та технічні працівники (водії, прибиральниці та сторожа) призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням голови районної державної адміністрації за поданням керівника апарату.
В обов’язки працівників фінансово-господарського відділу входить складання, аналіз та планування зведеного кошторису на рік.
| Найменування | КЕКВ | 2008 | 2009 | Відхилення в сумі | Динаміка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Видатки всьго | 224650 | 309980 | 85330 | 138,0 | |
| в т.ч. спеціальні видатки | 0 | 200 | 200 | 100,0 | |
| Поточні видатки | 1000 | 224650 | 298880 | 74230 | 133,0 |
| в т.ч. спеціальні видатки | 0 | 200 | 200 | 100,0 | |
| у тому числі: | |||||
| Оплата праці працівників бюджетних установ | 1110 | 134040 | 167770 | 33730 | 125,2 |
| Нарахування на заробітну плату | 1120 | 62110 | 50210 | -11900 | 80,8 |
| Придбання предметів постачання і матеріалів, оплата послуг та інші видатки | 1130 | 25910 | 50200 | 24290 | 193,7 |
| в т.ч. спеціальні видатки | 0 | 200 | 200 | 100,0 | |
| Видатки на відрядження | 1140 | 4230 | 8500 | 4270 | 200,9 |
| Оплата комунальних послуг та енергоносіїв | 1160 | 9000 | 10300 | 1300 | 114,4 |
| Дослідження і розробки, державні програми | 1170 | 0 | |||
| Субсидії та поточні трансферти підприємствам (установам, організаціям) | 1310 | 0 | |||
| Капітальні видатки | 2000 | 0 | 11100 | 11100 |
Як бачимо з таблиці в кошторисі на 2009 рік передбачено зростання по всім показникам (окрім нарахування на заробітну плату, де спостерігається зниження на 19,2 %). А також передбачені спеціальні видатки на придбання предметів постачання і матеріалів, оплата послуг.
Кошторис доходів і видатків бюджетної установи, організації є основним плановим документом, який підтверджує повноваження щодо отримання доходів та здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання нею своїх функцій та досягнення цілей, визначених на рік, відповідно до бюджетних призначень.
Ямпільська районна адміністрація веде облік самостійно.
2.2 Організація обліку доходів в Ямпільській районній державній адміністрації
Процес планування доходів майбутньої діяльності установи, а отже, і видатків (витрат) здійснюється в Ямпільській районній адміністрації фінансово-господарським відділом.
Основним фінансово-плановим документом в Ямпільській районній адміністрації є кошторис, одна зі складових якого — загальний фонд. Кошторис містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією для виконання бюджетною установою відповідних основних функцій. За кожний місяць складається Звіт про виконання загального фонду кошторису Ямпільської адміністрації. До зазначеної частини кошторису складається план асигнувань. Аналітичний облік отриманих асигнувань ведеться в Картках аналітичного обліку отриманих асигнувань.
Складанню проекту кошторису розпорядника коштів передує підготовча організаційна робота фінансового підрозділу адміністрації, на який покладено функції щодо формування зазначеного нормативного документа. Ця робота полягає в розгляді фактичних показників минулого року та плануванні заходів господарської діяльності установи на майбутній рік. Фактичні якісні показники звітного року за доходами і видатками мають бути забезпечені на виході зі специфічної системи обробки інформації щодо господарської діяльності, яку називають бухгалтерським обліком. Для реалізації зазначеного завдання мають виконуватись такі вимоги: