— видатки на відрядження (1140);
— матеріали, інвентар, будівництво, капітальний ремонт та заходи спеціального призначення (1150);
— оплата комунальних послуг та енергоносіїв (1160);
— дослідження і розробки, державні програми (1170).
На четвертому рівні оплата праці працівників бюджетних установ поділяється на:
— заробітну плату (1111);
— грошове утримання військовослужбовців (1112);
—виплати з тимчасової непрацездатності (1113).
Стаття «Оплата праці працівників бюджетних установ» (код 1110) включає оплату праці в грошовій формі всіх працівників бюджетних установ за посадовими окладами, ставками або розцінками, а також різні доплати до цих ставок (за ранг, стаж, вислугу років, науковий ступінь, надурочні години і т. ін.). Видатки за цим кодом мають досить значну питому вагу в кошторисі бюджетної установи і є захищеною бюджетною статтею.
До статті «Нарахування на заробітну плату» (код 1120) належать збори на обов'язкове пенсійне страхування та всі види обов'язкового соціального страхування. Це також захищена бюджетом стаття.
Дуже широкою за своїм змістом є стаття «Придбання предметів постачання і матеріалів, утримання бюджетних установ» (код 1130), до якої належать видатки на придбання усіх матеріальних цінностей, необхідних для функціонування установи: канцтоварів, облікових документів і регістрів, інформаційних видань, господарських матеріалів, медикаментів, продуктів харчування, малоцінних предметів, постільної білизни, спецодягу, книг для бібліотек тощо.
Для кожного з наведених видів видатків призначається окремий класифікаційний код з чотирьох знаків (заробітна плата — код 1111, грошове утримання військовослужбовців — код 1112 і т. ін.).
У такому ж порядку деталізуються всі інші види видатків бюджетних установ. За цими кодами виділяються і обліковуються видатки бюджетів усіх рівнів та всіх бюджетних установ.
1.3 Кошторис доходів і видатків бюджетних установ
Кошторис бюджетних установ (далі - кошторис) є основним плановим документом, який надає повноваження бюджетній установі щодо отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення цілей, визначених на рік відповідно до бюджетних призначень [24].
Бухгалтер бюджетної установи має безпосереднє відношення до кошторису, як до його планування (надаючи звітні дані за попередній період фінансовому підрозділу), так і до контролю за його виконанням, адже він відповідає за всі фінансові операції, які будуть здійснені бюджетною установою протягом бюджетного періоду.
Кожна установа, виконуючи свої функції, повинна мати на це відповідний дозвіл, закріплений законом, та право отримувати та розпоряджатись коштами у визначених обсягах, тобто мати певні повноваження. При цьому необхідно враховувати:
· які кошти мають поступити до бюджету;
· скільки можна використати на утримання установи;
· як їх правильно використовувати.
Перед початком бюджетного періоду усіма установами на наступний бюджетний рік, на який плануються видатки, складаються кошториси.
Розглянемо структуру кошторису детальніше. Будь який кошторис складається із двох частин:
· І частина "ДОХОДИ";
· ІІ частина "ВИДАТКИ".
В свою чергу і доходи і видатки складаються із загального та спеціального фондів (визначається законом про Держбюджет України).
До загального фонду кошторису бюджетної установи можна віднести кошти, які надходять від сплати податків, зборів, надання послуг та від вищестоящої установи для утримання установи та витрачаються відповідно до визначених видів основної діяльності.
До спеціального фонду кошторису відносяться кошти, що надходять від сплати податків, зборів, надання послуг, які передбачені законом України про державний бюджет, та витрачаються на видатки за рахунок цих надходжень на конкретну мету, наприклад, для створення державних запасів та резервів.
Бухгалтер контролює правильність надходження та використання коштів відповідно до кошторису.
На основі показників бухгалтерської звітності подаються фінансовому підрозділу установи дані про фактично використані кошти в минулому періоді за статтями видатків, дані про надходження доходів, штатний розпис за минулий рік. Фінансовий підрозділ в свою чергу на основі цих даних розраховує план надходжень доходів та видатки, виходячи з конкретних сум за минулий період.
Під час формування доходів обов'язково враховується рівень їх фактичного виконання за останній звітний рік.
Показники наводяться в обсязі, зазначеному в розрахунку, і повинні повністю відповідати показникам бухгалтерської звітності за відповідні періоди.
При розрахунках видаткової частини кошторису обов'язковим є виконання вимоги щодо першочергового забезпечення бюджетними коштами видатків на оплату праці і відповідних відрахувань, а також на господарське утримання установ. При цьому видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень тощо, які не є першочерговими, можуть передбачатися лише за умови забезпечення коштами невідкладних витрат та відсутності заборгованості.
Розрахунки доходів та видатків установи подаються на розгляд керівнику установи, який своїм підписом затверджує дані розрахунки, і вони є основою для складання проекту кошторису. Крім проекту кошторису установи розраховується план асигнувань.
План асигнувань - це помісячний розподіл видатків, затверджених у кошторисі, і який є невід'ємною частиною кошторису і затверджується разом з ним.
Цей план також розраховується згідно з даними бухгалтерської звітності за попередній рік. Оскільки діяльність установи постійна, і вона здійснює свої функції згідно зі статутом чи положенням, то відповідно, надходження від діяльності установи та видатки (фонд заробітної плати, інші витрати) на утримання установи розраховуються помісячно. Також при складанні проектів кошторисів необхідно враховувати показники лімітних довідок.
Згідно з п.27 лімітна довідка про бюджетні асигнування (надалі - лімітна довідка) - це документ, який містить затверджені бюджетні призначення (встановлені бюджетні асигнування) та їх помісячний розподіл, а також інші показники, що згідно із законодавством повинні бути визначені на основі нормативів, і видається, відповідно, Мінфіном, Міністерством фінансів Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органом, головним розпорядником. Показники лімітної довідки доводяться до відома головних розпорядників, розпорядників нижчого рівня для уточнення проектів кошторисів і складання проектів планів асигнувань [24].
Проект кошторису, план асигнувань та штатний розпис підписуються керівником установи і головним бухгалтером або начальником фінансового підрозділу і подаються на розгляд вищестоящій установі (головному розпоряднику бюджетних коштів). Після розгляду проектів формуються на їхній основі бюджетні запити, які також підписують керівник та головний бухгалтер (начальник фінансового підрозділу установи).
Бюджетний запит - документ, підготовлений розпорядником бюджетних коштів, що містить пропозиції з відповідними обґрунтуваннями щодо обсягу бюджетних коштів, необхідних для його діяльності на наступний бюджетний період [2].
Коли проекти кошторисів затверджені, сформовані бюджетні запити, складаються кошториси. Фактично вони вже складені, і у подальшому формально заповнюються лише форми кошторисів. Типові форми встановлює Мінфін України. На 2008 рік наказом затверджено типову форму кошторису Мінфіну № 57.
Зазначені документи (кошторис, план асигнувань, штатний розпис) подаються та затверджуються у двох примірниках, один із яких повертається установі, а другий залишається у вищестоящій установі, керівник якої їх затвердив. В подальшому бухгалтер контролює виконання як дохідної, так і видаткової частини кошторису. Якщо було здійснено перевитрати коштів, які призначені, наприклад, для видатків на відрядження, то відповідати буде в першу чергу керівник, а за ним і бухгалтер.
Є два види фінансового контролю за виконанням бюджету:
- внутрішній;
- зовнішній.
Внутрішній фінансовий контроль здійснюється на всіх стадіях бюджетного процесу. За організацію ефективної системи внутрішнього контролю відповідальність несе керівник установи (розпорядник бюджетних коштів) як у своїх закладах, так і у підвідомчих бюджетних установах.
Внутрішній фінансовий контроль повинен забезпечувати:
постійну оцінку фінансової діяльності установи;
перевірку результатів від здійснення діяльності, чи відповідають вони тим завданням та планам, які передбачені паспортом бюджетної установи;
інформування безпосереднього керівника бюджетної установи про результати перевірки (оцінки, розслідування, вивчення чи ревізії), проведеної підрозділом внутрішнього фінансового контролю.
Зовнішній контроль та аудит фінансової та господарської діяльності бюджетних установ здійснюється Рахунковою палатою - в частині контролю за використанням коштів Держбюджету України, Головним контрольно-ревізійним Управлінням України - відповідно до його повноважень, визначених законом [2].
Є деякі обмеження та правила, які слід враховувати при виконанні бюджетного процесу, передбачені Бюджетним кодексом і Законом "Про Державний бюджет України".
По-перше, бюджетна установа не має права здійснювати запозичення у будь-якій формі або надавати за рахунок бюджетних коштів позички юридичним та фізичним особам, крім випадків, передбачених Законом про Державний бюджет України.
По-друге, розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та провадять видатки тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами.
Зобов'язання, взяті розпорядниками коштів Державного бюджету України без відповідних бюджетних асигнувань, не вважаються бюджетними зобов'язаннями i не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Взяття таких зобов'язань згідно Закону про державний бюджет України є бюджетним правопорушенням.