Документальне оформлення операцій з запасами на підприємстві проводить бухгалтерія. Первинними документами при надходженні виробничих запасів на підприємство є : накладна, податкова накладна, вимога, рахунок. По закінченню кожного звітного місяця бухгалтерія підраховує підсумки, щодо кожного найменування, та визначає суму зданого в найм майна. Синтетичний облік запасів ведеться на рахунку 20 “Виробничі запаси.”
На вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, які обліковуються на рахунку 11 до повного зносу і списання, як непридатних для експлуатації. Суму зносу відображати на рахунку 133.
Вартість малоцінних і швидкозношуваних предметів (які обліковуються на рахунку 22 і списуються зразу ж при відпуску в експлуатацію), переданих в експлуатацію, виключаючи зі складу активів (списувати з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів по місцях експлуатації і відповідальними особами на протязі строку їх фактичного використання.
Первісною вартістю придбаних МШП є собівартість таких МШП.
3.2.Облік зобов’язань
Функціонуючі підприємства завжди мають в пасиві балансу меншу чи більшу частку позиченого капіталу, оскільки власного не вистачає для розширення масштабів діяльності. Залучений в оборот підприємства капітал має назву зобов'язань.
Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про зобов'язання та розкриття її у фінансовій звітності визначаються П(С)БО 11 "Зобов'язання". Норми цього Положення (стандарту) застосовуються підприємствами, організаціями та іншими юридичними особами незалежно від форм власності, крім бюджетних установ.
Визначення, визнання, порядок оцінки та розкриття інформації щодо зобов'язань регламентуються також Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності", 2 "Баланс", 13 "Фінансові інструменти".
Зобов'язання, що відображаються в бухгалтерському обліку, мають юридичний та економічний зміст. Як юридична категорія господарське зобов'язання - це господарські відносини, що регулюються правом. В силу цих відносин одна сторона уповноважена вимагати від іншої здійснення господарських операцій: передачі майна, виконання робіт, надання послуг тощо, а інша сторона зобов'язана виконувати вимоги щодо предмету зобов'язання і має при цьому право вимагати відповідну винагороду - сплату грошей, зустрічні послуги тощо.
Майнові відносини між суб'єктами господарювання, що виникають у результаті здійснення таких операцій, набувають характеру цивільно-правових зобов'язань.
Суб'єктами зобов'язання, як і в будь-яких інших цивільно-правових відносинах, можуть виступати як фізичні, так і юридичні особи. Це:
- кредитор - особа, якій належить право вимоги;
- боржник - особа, яка несе обов'язок, що відповідає праву вимоги
кредитора.
Кожний із суб'єктів зобов'язання має права й обов'язки, юридично однакове положення і не підпорядкований іншому.
У деяких зобов'язаннях один із суб'єктів виступає виключно як кредитор, інший - виключно як боржник. Однак здебільшого кожен з учасників зобов'язання є водночас і кредитором, і боржником, оскільки обидві сторони можуть мати права й обов'язки одна перед іншою.
Об'єктом зобов'язання є те, на що спрямовані права й обов'язки суб'єктів. Так, кредитор має право вимагати від боржника, а боржник зобов'язаний вчинити на користь кредитора певну дію: передати майно, виконати роботу, сплатити гроші. Отже, об'єктами зобов'язань є дії. Наприклад, у договорі купівлі-продажу продавець зобов'язаний передати майно, а покупець - оплатити його.
Зміст зобов'язання становлять права, вимоги кредитора й обов'язки боржника.
Відповідно до П(С)БО 2 "Баланс", зобов'язання - це заборгованість підприємства, що виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють в собі економічні вигоди.
- Це визначення є дуже важливим, оскільки визначає ті характеристики зобов'язань, які впливають на визнання цієї позиції як такої. Залежно від варіювання цих характеристик заборгованість може бути визнана і відображена як зобов'язання або ні, можуть змінюватись оцінка та характеристика зобов'язань на момент здійснення бухгалтерських записів і складання фінансової звітності, та у майбутньому. З іншого боку, правила обліку зобов'язань є дуже тісно пов'язаними з іншими положеннями бухгалтерського обліку. Тому уникнути проблем з обліком зобов'язань неможливо не побудувавши відповідним чином інші елементи облікової системи, такі як, наприклад, облік доходів та витрат, облік активів тощо.
Зобов'язання містять у собі ймовірність майбутнього вилучення коштів підприємства і втрати економічної вигоди внаслідок прийнятих у минулому обов'язків. Водночас підприємство може мати обов'язок діяти певним чином, але це не обов'язково призводить до відображення у його бухгалтерському обліку і фінансовій звітності певного зобов'язання. Воно має юридичну силу (внаслідок укладених контрактів, статутних вимог, законодавчих актів), або є результатом бажання підприємства підтримувати свою ділову репутацію.
Обов'язки підприємства розглядаються як його зобов'язання, якщо вони:
1. Існують на даний момент і є наслідком минулих господарських операцій (наприклад, придбання товарів чи послуг) або подій (понесені чи передбачувані збитки, за які підприємство несе відповідальність).
Як правило, зобов'язання виникає тільки тоді, коли актив отримано або коли підприємство укладає невідмовну угоду придбати актив - тобто в результаті минулих операцій або інших минулих подій. Так, придбання товарів і отримання послуг з відстроченням платежу призводить до виникнення кредиторської заборгованості, а одержання позики банку призводить до зобов'язання повернути її.
2. Пов'язані з необхідністю майбутніх платежів з метою збереження господарських зв'язків підприємства або зі здійсненням нормальної підприємницької діяльності.
3. Мають визначений строк виконання, хоча точна дата може бути невідомою.
4. Прийняті відносно суб'єктів (юридичних чи фізичних осіб або їх групи), які можуть бути ідентифіковані, якщо не в момент прийняття зобов'язання, то в момент його виконання.
Обліковуються не всі господарські зобов'язання, а лише ті, що випливають з виконання укладених підприємством договорів чи здійснення дій, з якими фінансове право пов'язує виникнення зобов'язань із внесення платежів до бюджету та відповідних позабюджетних органів.
У зв'язку зі зміною законодавчої бази пов'язаної з обліковою політикою, з'явилась велика кількість літератури, що трактує терміни дуже по різному, а інколи і неоднозначно.
Згідно П(с)БО 11 Зобов'язання визнається і відображається у бухгалтерському обліку за умови, що його оцінка може бути достовірно визначена та існує ймовірність зменшення економічних вигод у майбутньому внаслідок його погашення.
Якщо на дату балансу раніше визнане зобов'язання не підлягає погашенню, то його сума включається до складу доходу звітного періоду.
У бухгалтерському обліку визнання зобов'язань при придбанні підприємством матеріальних та нематеріальних цінностей, послуг здійснюється із дотриманням принципу відповідності. Для цього використовується метод нарахування, дотримання якого, з точки зору визнання зобов'язань по відношенню до своїх кредиторів, вимагає від підприємства правильного визначення моменту переходу права власності на відповідні цінності або моменту отримання послуг. Саме у момент переходу права власності, який визначається, наприклад, умовами контракту, за відсутності одночасного розрахунку у грошовій формі з постачальниками та підрядниками виникають зобов'язання за отримані активи.
У разі невиконання боржником своїх обов'язків до нього можуть бути застосовані певні санкції шляхом подання кредитором позову до суду.
Для правильної організації бухгалтерського обліку зобов'язань важливим є визначення моменту виникнення зобов'язання, оскільки юридичні та економічні аспекти цього питання не збігаються.
Так, у момент підписання угоди на поставку товарів виникає юридичне зобов'язання, суть якого полягає в тому, що воно підлягає виконанню у майбутньому. У бухгалтерському обліку таке зобов'язання не знаходить відображення, оскільки воно не є борговим.
У бухгалтерському обліку зобов'язання реєструється лише тоді, коли у зв'язку з ним виникає заборгованість. Як правило, заборгованість виникає після одержання прав використання товарів і послуг. Разом з тим, невиконання укладеної угоди може призвести до штрафних санкцій, заборгованість за якими також має відображатись у бухгалтерському обліку.
Оцінка зобов'язань відіграє значну роль при формуванні облікової політики підприємства. Застосування принципу обачності, що передбачає використання в бухгалтерському обліку методів оцінки, які повинні запобігти заниженню сум визнаних зобов'язань, є важливим при оцінці зобов'язань.
Завдяки дії принципу безперервності оцінка зобов'язань підприємства здійснюється, виходячи з припущення, що його діяльність триватиме й надалі.