Розпорядження голови міської райради з основної діяльності за 2003 рік.
В окремих випадках послідовність подання елементів заголовка кореспондентів. Наприклад: Доповідні записки з питань організаційної і кадрової роботи, що подаються відділом керівництву адміністрації.
Однак вид документів (постанови, розпорядження, накази, протоколи, акти тощо) завжди зазначають на початку заголовка. Відомості про те, що у справі зберігаються копії документів, можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: Посадові інструкції працівників фінансово-господарського відділу (копії).
У заголовках справ, які містять документи, що стосуються одного питання, але не пов'язані послідовністю організації діловодства, вживають узагальнений термін документи, а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають у дужках, наприклад: Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів.
У заголовках справ, що містять листи, обов'язково зазначають кореспондента та питання, з якого формується справа, наприклад:
• Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань кадрової роботи та державної служби;
• Листування з правоохоронними органами з правових питань;
• Листування з державними архівними установами організаційно-методичних питань діловодства і архівної справи.
Якщо у справі згруповано планово-звітну документацію, то у заголовку обов'язково зазначають період місяць, квартал, рік), за який створено документи, наприклад:
- оперативні (місячні) плани роботи організації;
Крім того, у заголовку справи, що містить планово-звітну документацію, має бути зазначено номер чи мовне позначення (код, шифр), форми плану-звіту за наявності такого позначення.
Розробляючи індивідуальну номенклатуру справ на основі Примірної номенклатури справ, з огляду на рекомендаційний характер останньої необхідно мати на увазі деякі моменти.
1. З Примірної номенклатури справ до індивідуальної переносять тільки ті заголовки справ, документи яких фактично утворюються в діяльності конкретної організації. До індивідуальної номенклатури справ можна включати також заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурою.
2. Заголовки справ, наведені у Примірній номенклатурі справ, обов'язково конкретизують та уточнюють (зазначають види документів, авторів, кореспондентів тощо).
3. Залежно від кількості документів у справі та строків їх зберігання в індивідуальній номенклатурі дозволяється об'єднувати чи дрібнити справи зазначені у Примірній номенклатурі справ. Наприклад, справу Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі можна розподілити на кілька справ, що стосуватимуться більш вузьких питань:
• Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань фінансово-господарської діяльності колективних сільгосппідприємств, селянських (фермерських) господарств, інших організацій агропромислового комплексу щодо їх кредитування, банківського та страхового обслуговування;
• Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян підприємствами, установами та організаціями з питань приватизації в агропромисловому комплексі, проведення земельної реформи, землевпорядкування, землекористування;
• Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань меліорації, водного та лісового господарства.
Розподілити вищезазначену справу також можна, класифікуючи її не за питаннями, а за кореспондентами. Наприклад:
• Листування з Міністерством аграрної політики України про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі;
• Листування з Українською академією аграрних наук про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі;
• Листування з Всеукраїнським союзом сільськогосподарських підприємств про реалізацію ринкових відносин і реформування в агропромисловому комплексі.
Третю графу номенклатури справ заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов'язково оформлюють після закінчення діловодного року (Продовження додатка).
У четвертій графі номенклатури справ зазначають строки зберігання і посилання на статті відповідного Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів або відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання. В окремих випадках, якщо передбачається формування у справі документів з різними строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).
Справам, що містять документи з особового складу й зберігаються у відділі кадрів, встановлюють строк зберігання 75 років - «В». Це означає, що обчислювати строк зберігання слід з урахуванням віку людини (позначеного літерою «В») на момент закінчення справи. Отже, щоб визначити тривалість зберігання документа після його закінчення у діловодстві, треба від 75 років відняти вік особи («В»).
Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) організації за погодженням з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому у п'ятій графі роблять примітку: «Строк зберігання встановлено ЕПК ,(назва державного архіву) протокол від №». Якщо до строку зберігання додано відмітку «ЕПК», це означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.
Під час формування у справу документів з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разі документи постійного строку зберігання згруповуються в окрему справу, яка матиме самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.
Для справ, що містять копії документів, строк зберігання не встановлюється, тому що ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій графі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».У п'ятій графі індивідуальної номенклатури справ проставляють відмітки про початок ведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про всіх відповідальних за ведення цієї справи тощо.
В організаціях, які мають структурні підрозділи, складають номенклатури справ окремо у кожному підрозділі, а потім об'єднують їх у зведену номенклатуру справ.
Розроблення номенклатури справ структурного підрозділу організації покладається на посадову особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців (як правило, працівників цього підрозділу), які добре знають напрями діяльності підрозділу. Складаючи номенклатуру справ структурного підрозділу, слід враховувати всі справи, які ведуться у підрозділі а також передбачити ті теми і проблеми, що можуть виникнути у роботі підрозділу наступного року. Підготовлену номенклатуру справ підпису керівник відповідного структурного підрозділу погоджує з ЕК структурного підрозділу (за наявності такої комісії) та з керівником архівного підрозділу організації (у разі відсутності такого підрозділу - з посадовою особою, відповідальних за архів організації). Організаційно-методичне керівництво цією роботою здійснюють працівники служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо) або секретар організації у разі відсутності такої служби.
Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Першою, як правило, розміщують групу справ, що містять документи (постанови, рішення, доручення, розпорядження) вищих органів влади і управління та інших установ вищого рівня, потім - групу справ, що містять організаційно-розпорядчі документи (статути, положення, посадові інструкції, накази, протоколи тощо) самої організації, потім планово-звітну документацію, листування і, нарешті, реєстраційно-облікові форми (реєстраційні картки, журнали, книги обліку тощо). Остання справа безпосередньо має містити перший примірник номенклатури справ структурного підрозділу. Номенклатуру справ структурного підрозділу скла дають у трьох примірниках, у кожному з яких обов'язково заповнюють грифи погодження з ЕК і посадовою особою, відповідальною за архів організації:
• перший примірник зберігається недоторканним у структурному підрозділі;
• другий - передається до служби діловодства для включення до зведеної номенклатури справ;