Тим часом у структурних підрозділах виконуються діловодні роботи, пов'язані з підготовкою, зберіганням, а також реєстрацією й обліком документів, що надходять на адресу підрозділів. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються в номенклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а також користування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних підрозділів, там же формуються у справи і зберігаються до передавання на архівне зберігання або до закінчення строків їх тимчасового зберігання.
Таким чином, змішана форма роботи з документами передбачає наявність в установі служби діловодства (спеціалізованого підрозділу або секретаря, який здійснює централізовану обробку частини документів), а також організацію діловодства в структурних підрозділах. З цього випливає, що в кожному структурному підрозділі має бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якого поряд з основними обов'язками покладається виконання цих функцій [32, 15].
1.3.2 Формування справ органу державної влади. Їх збереження
Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції [21, 347].
Головним нормативно-методичним документом, що визначає та встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними, є індивідуальна інструкція по документознавству. Вона розробляється на основі загальнодержавних нормативних документів – Примірної інструкції з діловодства у міністерствах інших органах виконавчої влади …., затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 року , типових інструкцій для групи однорідних підприємств або установ, а також ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядної документації. Вимоги до оформлення документів”, “ Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”, затверджених наказом державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001р., методичних рекомендацій архівних установ, відомчих правил і т. п.
Спираючись на загальнодержавні нормативи, індивідуальна інструкція по діловодству повинна відображати всі особливості організації діловодства конкретної установи.
Таким чином, інструкція по діловодству повинна враховувати усі особливості як складу документів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.
Як правило, інструкція складається з кількох розділів. У першому розділі “Загальні положення” вказується, що інструкція встановлює єдину систему діловиробництва і обов’язкова для всіх працівників даної установи. Спеціальний пункт присв’ячений перерахуванню нормативних документів, на основі котрих складена інструкція. В цьому розділі також вказуються особи, на яких покладено керівництво діло виробництвом в установі в цілому та в структурних підрозділах, перераховуються функції діло виробничого персоналу, визначаються загальні принципи організації діловиробництва, маршрути руху документів, у тому числі оговорюються технологічні процеси автоматизації документообороту.
Наступні розділи присвячуються порядку встановлення й оформлення документів: “Склад і оформлення службових документів”, “Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів”. Ці розділи повністю базуються на державних стандартах. Порядок оформлення реквізитів, що викладений в них, переноситься в індивідуальну інструкцію, роз’яснюється і супроводжується прикладами з документів організації. У розділі “ Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів” потрібно розкрити методику складання і оформлення основних видів документів (приказів, розпоряджень, угод, актів, листів, телеграм тощо), викласти в подробицях порядок підписання, візування, узгодження та затвердження кожного виду (різновиду) документів, проілюструвавши прикладами з документів організації. Окремо слід виділити розділ “Порядок друку та розмноження документів”. Наявність подібних розділів в інструкції значно спростить порядок підготовки документів, що характерні для даної установи, та виключить їхнє багатократне складання та переоформлення.
Потім в інструкції розміщують розділи, що описують порядок роботи з документами: прийом та першочергову обробку документів, реєстрацію, складання обліково-довідкових картотек, направлення документів до виконання. У самостійний розділ в інструкції виокремлюють питання контролю, тут вказують строки виконання різних груп документів та розкривають технічні питання виконання контролю (складання строкових картотек або організація автоматизованого контролю, складання зведень на прострочену документацію).
Розділи по обробці документів складають з урахуванням технології, що прийнята в конкретній організації: традиційної або комп’ютерної.
Завершує інструкцію розділ, присвячений формуванню, збереженню та підготовці справ для подачі їх в архів. В ньому викладають методику розробки та затвердження номенклатурних справ, порядок групування документів у справи, оформлення обкладинок справ постійного та тривалого збереження та передачі їх у архів установи.
До інструкції додаються додатки, і чим їх більше, тим інструкція наочніше. Звичайно це:
- зразки оформлення найбільш розповсюджених видів документів (прикази, розпорядження, протоколи, акти, угоди, телеграми).
- форми (реєстраційна картка, номенклатура справ, лист-свідчення про справу, опис справи, обкладинка справи, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають збереженню);
- перелік документів (що не підлягають реєстрації; що підлягають затвердженню, контролю; документи, на котрих проставляється гербова печатка);
- списки постійних кореспондентів і т.д.
Інструкцію по діловодству, також як і правила підготовки та оформлення документів, якщо вони виділені в окремий документ, затверджує керівник установи спеціальним наказом. Тут вказуються строки введення у дію згаданих нормативних документів, визначається посадова особа, відповідальна за введення їх в дію, і перераховуються міроприємства, котрі служба діловодства повинна для цього виконати. Інструкція повинна бути в кожному структурному підрозділі організації [32, 16].
До останнього часу в Україні на підприємствах, в установах, організаціях складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів регулювалося вимогами загальносоюзного Державного стандарту "Унифицированные системи документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформленню документов" (ГОСТ 6.38-90), що набрав чинності 1 січня 1991 р. Втім, цей Стандарт застарів не лише морально (за радянських часів стандарти, як правило, переглядалися один раз на п'ять років), а і за своїм змістом.
Розроблення Державного стандарту України, що відбувалося впродовж 1998-2002 рр., проводив Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УДНДІАСД). У результаті, 2003 року Державним комітетом споживчої політики та технічного регулювання України було затверджено Державний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003), який набрав чинності з 1 вересня 2003 р.
Новий Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.
Цей Стандарт встановлює 32 реквізити, серед яких: зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію.