Державні і приватні, спільні підприємства, установи в повсякденній діяльності керуються законами (актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установ має свої інструкції, положення, правила, статути, тощо.
До організаційно-розпорядчих належать також документи, які містять вимоги внести зміни й доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпорядження тощо. Це викликано певними об’єктивним обставинами, що з’явилися в процесі становлення й утвердження демократичних правових норм у державі. З цієї ж причини приймають рішення й видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких організаційно-розпорядчих документів такими, що втратили чинність[26, 11].
Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси. Частину цих документів зобов’язаний уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про використання раніше наміченого плану про відрядження), списки, тести телеграм, плани роботи тощо.
Більшість правових документів є вихідними і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони служать основою для прийняття розпорядчих документів, зміст інформації в них має допоміжний характер – вони спонукають до дії (запрошення, деякі види службових листів, записки, телеграми), чи можуть бути доведені до відома і не потребують дії – відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також організацій і громадян [26, 50].
Документація з кадрових питань / документація по особовому складу – документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки [26, 127].
Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації. До них належать: автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції , рапорти, розписки, скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресатом від руки [26, 140].
Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:
- Повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;
- Точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;
- Своєчасне відображення виробничих операцій;
- Запобігання фінансових порушень і зловживань;
- Можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;
- Складання бухгалтерської та іншої звітності;
- Право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах;
Фінансово-розрахункова та облікова документація має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка [26, 157].
У новітньому штатному розкладі райдержадміністрації є такі підрозділи, як загальний відділ, відділ контролю, державний реєстратор. Особливістю діловодства в аспекті реєстрації документів є той фактор, що вона здійснюється (чи не єдиною установою в районі) за змішаною системою: централізовано - всі документи, крім заяв, скарг та пропозицій, які реєструються у відділі контролю. В основному, характерна карткова форма реєстрації документів. Що ж до заяв, пропозицій, скарг громадян, то вона знову ж таки - журнальна.
Тут чітко простежуються такі групи документів: перша група - це документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень; друга група - це документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів, третя група - це передусім документи особового характеру - заяви, скарги, пропозиції громадян.
В документах райдержадміністрацій містяться конкретні види інформації: статистична, адміністративна, інформація про діяльність самого органу виконавчої влади - райдержадміністрації, інформація про особу, довідково-аналітична, соціологічна інформація.
За способом вміщення інформації види документів визначаються як первинні (ті, що містять вихідну інформацію) та вторинні (що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки інформації). За видом носіїв інформації виділяються документи на паперовим носіях та електронні.
Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.
Якщо порівняти різновиди документів колишніх органів виконавчої влади в районі тобто райвиконкомів, з документами райдержадміністрацій, то вимальовується:
- різке скорочення протокольної документації, оскільки відсутній виконком, а таким чином, і протоколи засідань. Відповідно відсутній такий вид документів, як матеріали протоколів;
- зростання обсягу такого виду розпорядчої документації, як розпорядження глави райдержадміністрації.
Останнім часом в органах виконавчої влади та управління, в тому числі в райдержадміністраціях, збільшився масив документів, що виконуються у порядку контролю за виконанням Законів України, Указів і доручень Президента України та Уряду, протокольних доручень різних відомчих та міжвідомчих комісій, що призвело до наповнення такого розділу номенклатури справ, як "Відділ контролю".
Згідно з Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", сільським та селищним радам делеговані повноваження органів виконавчої влади. У зв'язку з цим райдержадміністрації контролюють тільки здійснення делегованих повноважень, що призвело до звуження такого виду документів, як довідково-інформаційні (доповідні записки, довідки про результати перевірок). Водночас у відділі організаційної роботи збільшився обсяг аналітичної документації (огляди, інформаційно-аналітичні довідки, листи).
Зміни, які відбулися останнім часом в структурі райдержадміністрації, звичайно, відбилися на процесах документування управлінської діяльності і призвели до змін у діловодстві. Наприклад, збільшення обсягу інформаційно-аналітичних документів обумовлюється функціонуванням відділу внутрішньої політики. Одночасно зменшилося наповнення номенклатури справ правовою документацією, що обумовлюється організацією самостійних районних управлінь юстиції [13, 19].
Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".
Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13,16].
1.3 Традиційні та новітні форми організації діловодства
Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.
У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне - це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів.
Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами [21, 344].
Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:
1) ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;
2) раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;