Суб’єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.).
Основний клас завдань, притаманний офісу – документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:
- Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;
- Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями , яка задовольняє різні критерії відбору;
- Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.
Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв’язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.
Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.
Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на моделях “електронних офісів”, сформульованих ще наприкінці 80-х років:
- інформаційна модель;
- комунікаційна модель;
- соціотехнічна модель.
В “електронному офісі” працівників оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.
Інформаційний потік – це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.
Горизонтальний інформаційний потік пов’язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.
Вертикальний інформаційний потік пов’язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим від вищестоящих органів управління до нижчестоящих і навпаки.
Розрізняють чотири види інформаційних потоків у організації:
1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв’язки з громадськістю).
2. Міжрівневий обмін інформацією в організації:
- низхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;
- висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.
3. Горизонтальний обмін інформацією:
- наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;
- наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;
- робота у межах робочих груп (управління проектом).
4. Неформальний обмін інформацією:
- обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін.);
- чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації. Дослідження свідчать, що чутки бувають 80-90% точними (за винятком випадків надто емоційного забарвленої інформації) [22, 20].
Найважливіша властивість ІC - єдність управлінської інформації, що визначає єдине інформаційне забезпечення системи управління.
Структурно ІC складається з таких компонентів (див. схему: Додаток № 1):
- власне інформації;
- системи оброблення інформації;
- входу;
- виходу;
- внутрішніх і зовнішніх каналів [31, 11].
Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носії. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації, призначений для використання в ІC, відповідно визначається як документ. Звідси випливає і визначення документообігу.
Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління - від джерела їх формування до використання в управлінні.
У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них. Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладного переведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобами захисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимог чинного законодавства. Під управлінням електронним документообігом взагалі прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розуміти не їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері, а передачу прав на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.
Головне призначення системи електронного документообігу – це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема їхнього пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відслідковуються зроблені в них зміни і контролюються всі їхні версії та під версії [3, 28].
Система документообігу – це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління.
Головне правило документообігу – документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ [Див. додатки № 2, № 3].
Документи представлені, як правило, двома групами:
- вхідні (що отримують зовні, від інших установ);
- створені в самій установі (внутрішні).
При створені бази даних постійних кореспондентів, з потрібними ведеться листування (адреса, телефон, прізвища, імена, по-батькові, посади керівного складу розміщують вхідні документи відповідно їхнього автора або інстанціями, від котрих ці документи отримані [31, 9].
Документи можуть бути також внутрішніми. Всі документи поділяють на:
- документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;
- специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.
Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридичне оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.
У зв’язку з використанням ПЕОМ для автоматизації управління та встановлення їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.
Як новий елемент в ІС АРМів реалізується функція автоматизації підготовки документів [17, 43].
Автоматизована ІС є людино-машинною системою. Вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальному розподілу правці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв’язку, в АІС здійснюється з допомогою технічних і програмних засобів
Автоматизована ІС здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища.
Управлінський персонал в АІС здійснює постановку на коригування цілей і критеріїв управління, вносить творчий елемент у пошук найкращих способів досягнення цілей, робить остаточний вибір вироблюваних системою рішень та надання їм юридичної чинності [17, 53]. Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".
Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13,16].